Automatisation SAP avec l'IA et le ML

Des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs gèrent leurs processus de gestion et de logistique, mais aussi ceux liés à la fabrication et aux clients, dans des logiciels SAP - plus de 444.000 entreprises dans le monde. Environ 80 pour cent des clients de l'éditeur de logiciels de Walldorf font partie des petites et moyennes entreprises ainsi que 99 des 100 plus grandes entreprises mondiales (situation en avril 2023). En outre, dans certains secteurs comme l'industrie automobile, l'utilisation de solutions SAP s'est quasiment imposée comme un standard. 

Le cœur d'un environnement système SAP est généralement un système ERP avec des fonctions intégrées. Selon le rapport d'investissement 2023 du groupe d'utilisateurs SAP germanophones (DSAG e. V.), 79 % des entreprises de la région DACH travaillent avec le système SAP ERP/ECC 6.0 ou SAP Business Suite 7, qui a quelque peu vieilli, 41 % utilisent la suite ERP actuelle SAP S/4 Hana en exploitation sur site et 8 % la version Public-Cloud. Étant donné que la maintenance mainstream de l'ancien système ERP se termine en 2027 et que la maintenance étendue, plus coûteuse, se termine trois ans plus tard, c'est-à-dire en 2030, de nombreuses entreprises doivent envisager d'urgence de passer à la nouvelle solution ERP. 

Automatisation

Ceux qui passent maintenant à S/4 Hana veulent en premier lieu faire avancer la transformation numérique. Malheureusement, les progrès réalisés ne sont souvent pas satisfaisants : 52% des entreprises ne s'estiment pas encore très avancées sur cette voie, constate le rapport d'investissement 2023 de DSAG. 

L'automatisation des processus est un moyen de soutenir de manière significative la transformation numérique dans l'entreprise. Elle peut être utilisée dans la vente, l'achat, le service, la production et la logistique ou dans les finances et les ressources humaines. Mais le service juridique peut également en profiter pour les consultations de banques de données et les recherches juridiques, et l'organisation informatique pour la gestion des services informatiques (ITSM) et le passage à S/4 Hana. L'automatisation des transactions et des flux de travail à l'aide de robots logiciels change radicalement la manière dont les processus sont exécutés et les tâches effectuées. Elle est donc considérée comme la dernière pièce décisive du puzzle de la transformation numérique. 

Large éventail de possibilités

L'environnement SAP offre justement un énorme éventail de possibilités d'utilisation de l'automatisation. Il suffit de penser aux actions cognitives telles que la connexion des utilisateurs à un système SAP ou les saisies des utilisateurs dans SAP GUI for Windows (WinGUI), l'extraction des données des factures ou des commandes des clients et leur traitement dans le logiciel SAP concerné, la prévision des résultats financiers et le reporting financier ou l'exécution d'un contrôle zéro dans l'entrepôt. Les processus RH dans SAP SuccessFactors, tels que le recrutement et l'intégration, qui nécessitent de nombreuses étapes manuelles, peuvent également être automatisés avec des robots. Dans le cas de l'onboarding, par exemple, le spectre s'étend de la signature du contrat à la désactivation de l'annonce dans le portail d'emploi, de la saisie des données personnelles dans SAP ERP ou S/4 et SuccessFactors à la création des ID utilisateur dans différents systèmes informatiques et à l'acquisition du matériel informatique pour le nouveau collaborateur.

Order-to-Cash

Les robots logiciels peuvent également être utilisés pour intégrer les relations de processus entre les systèmes SAP et les applications non-SAP (critiques pour l'entreprise) sans API. 

Un exemple d'une telle intégration de systèmes SAP et non-SAP par automatisation est illustré ici par le processus order-to-cash, c'est-à-dire le traitement des commandes, de la commande à la réception du paiement.

Une entreprise qui utilise un logiciel ERP de SAP exécute ses processus liés aux clients dans la solution CRM d'un fournisseur tiers, que ce soit Salesforce ou Microsoft Dynamics 365. Dès qu'un client passe une commande ou signe un contrat, le statut du processus de cette opportunité de vente (Opportunity) est marqué comme "gagné" dans le CRM et clôturé. Le robot logiciel se charge ensuite des autres étapes de travail, à condition qu'il existe un connecteur pour le CRM concerné et une intégration Bapi entre l'ERP de SAP et le CRM non-SAP. Immédiatement après la clôture et de manière entièrement automatisée, il transfère les données nécessaires dans le système SAP, y crée la commande du client et, en retour, met à jour les informations dans le logiciel CRM. 

Optimiser les tests et la migration

Le département informatique, quant à lui, profite de l'utilisation de solutions d'automatisation des tests, notamment pour les tests SAP (génération de cas de test, exécution des tests, rapports, gestion des exigences et des erreurs, intégration CI/CD, tests exploratoires) et pour la migration vers S/4 Hana. 

Au lieu d'effectuer leurs tests manuellement, comme le font encore 72% des clients SAP, alors qu'il est prouvé que cette méthode est coûteuse, peu efficace et sujette aux erreurs, l'équipe de base SAP peut créer facilement et rapidement des scénarios de test SAP automatisés grâce à l'automatisation des tests intégrée dans une plateforme d'automatisation. C'est nettement plus efficace et moins coûteux, d'autant plus que les différents composants de test peuvent être réutilisés.

L'intégration avec SAP Solution Manager (SolMan) étend le potentiel d'automatisation aux cas de test dans l'ensemble de l'environnement de l'entreprise, y compris les applications SAP et non-SAP. Les clients SAP peuvent exécuter des cas de test, échanger des données de test complexes et, en outre, des rapports précis dans une vue consolidée aident à suivre en permanence les indicateurs clés de performance.

L'automatisation contribue également à accélérer le passage à S/4 et à le rendre fluide, sûr et conforme à la réglementation, et ce à toutes les étapes. Cela commence par la saisie des processus SAP (Process Mining) et la conception du futur paysage S/4 et s'étend jusqu'aux tests de régression en passant par le mapping et la migration des données et des structures. La réutilisabilité des robots et du portefeuille de tests dans les projets futurs protège en outre les investissements réalisés. 

L'automatisation contribue en même temps à atténuer la pénurie actuelle de personnel informatique qualifié et, dans certaines circonstances, à compenser le manque de compétences SAP internes - un autre avantage de l'automatisation.

La bonne plate-forme

D'un point de vue technique, une plateforme d'automatisation moderne utilisant des technologies d'IA et de ML convient pour l'automatisation des processus SAP. Elle doit prendre en charge les technologies d'interface SAP courantes, telles que SAP WinGUI, WebGUI, Fiori et SAP Business Client, et être compatible avec les solutions SAP sur site et en nuage, ainsi qu'avec les technologies d'interface SAP, par exemple Bapi, RFC, OData.

Un avantage supplémentaire est que la plateforme met à disposition des paquets de workflow RPA prédéfinis et prêts à l'emploi pour les transactions et processus les plus utilisés dans SAP ERP et S/4. Ils permettent d'accéder rapidement et facilement à une automatisation inter-modules des processus SAP ainsi qu'à une administration de la base SAP basée sur le RPA - et ce, à un coût raisonnable. Pour garantir une automatisation stable et performante, les packs doivent couvrir l'automatisation SAP WinGUI ainsi que l'intégration native via SAP-Bapi. 

En outre, une plateforme d'automatisation qui automatise les processus SAP à l'aide de robots logiciels doit bien entendu répondre à toutes les exigences en matière de conformité juridique et de conformité et résister à tout audit.

Un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC), un cryptage sans faille et une certification Veracode ainsi que des labels de contrôle reconnus tels que le certificat SAP Certified Solution et SAP Endorsed Apps assurent une sécurité supplémentaire.

Planification stratégique

Aucun doute : l'automatisation des processus SAP apporte une réelle valeur ajoutée. Les collaborateurs sont déchargés des tâches répétitives et monotones, ce qui leur laisse plus de temps pour se consacrer à leurs tâches principales. Les processus manuels sujets aux erreurs sont remplacés par des processus automatisés. Cela crée un niveau de sécurité élevé. 

Pour tirer le meilleur parti de l'automatisation, son utilisation doit être planifiée de manière stratégique. Or, il y a un retard à combler dans ce domaine. Dans de nombreux cas, les projets RPA dans l'environnement SAP, mais aussi dans des environnements non-SAP, sont davantage motivés par la tactique que par la stratégie. Les structures en silos dans lesquelles opèrent les différents secteurs d'activité ne peuvent guère être brisées, mais sont plutôt cimentées. C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles les projets RPA restent bloqués à mi-chemin, voire échouent.

Gestion du changement

L'existence d'une vision et d'une stratégie est toutefois essentielle pour réussir l'automatisation SAP au-delà des frontières des départements. Le point de départ est un inventaire précis de la situation actuelle, qui montre où en est l'automatisation dans l'entreprise. Il fournit des points de départ importants pour le développement d'une stratégie, sur la base de laquelle l'automatisation peut ensuite être établie de manière ciblée, étape par étape, dans toute l'organisation. 

L'automatisation des processus, et pas seulement dans l'environnement SAP, n'est pas seulement un projet informatique, mais aussi un projet d'entreprise qui entraîne des changements dans le déroulement des processus et la structure organisationnelle. C'est surtout ce dernier point qui s'avère souvent être un grand danger. Selon l'étude de marché américaine Forrester Research, les projets d'automatisation échouent rarement à cause de la technologie, mais le plus souvent à cause de l'esprit de silo au sein de l'entreprise et du manque d'acceptation de la part des collaborateurs. 

Il est donc d'autant plus important d'impliquer le personnel dès le début et de le familiariser avec la nouvelle situation. Des formations, des tutoriels et des ateliers doivent être organisés pour les utilisateurs professionnels sélectionnés.
être en mesure de développer eux-mêmes des robots logiciels selon le concept de "Citizen Developer".

Parallèlement, les inquiétudes des employés quant à une perte de contrôle ou d'emploi, causée par la rupture de l'esprit de silo et la perte du savoir de la hiérarchie, devraient être dissipées dès le départ par une gestion active du changement, ce qui fait partie des tâches sensibles d'un projet d'automatisation. Enfin, le succès d'une automatisation des processus dépend également du soutien du management ou de la direction.

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