Automatisation des processus financiers sur la base de contrats numérisés

La numérisation et l'automatisation sont devenues des sujets de discussion passionnés, avec des mots clés tels que "blockchain" ou "intelligence artificielle". Mais quel degré d'automatisation est aujourd'hui réalistement possible ? ... et déjà réalisable dans la pratique dans les entreprises - avec les nécessités existantes ? Les données contractuelles disponibles sous forme numérique et leurs modifications permanentes par les services spécialisés peuvent-elles être utilisées dès aujourd'hui pour l'automatisation et l'optimisation (processus de bout en bout) des opérations commerciales, y compris jusqu'au plus profond de la comptabilité financière ?

Oui ! chez DEKRA, l'un des principaux soutiens à l'introduction de l'add-on SAP CUNO de networkers a été le service des achats informatiques. Il y a plus de 10 ans, Martin Spitz - vice-président et responsable des achats informatiques au sein du département Global Procurement - a reconnu le potentiel des données contractuelles intégrées dans SAP. Petit à petit, CUNO a été établi comme référentiel stratégique de données contractuelles dans l'organisation et d'autres départements ont été impliqués. Le Corporate Real Estate Management, en particulier, utilise la gestion des contrats de manière intensive et détaillée, avec relativement peu de collaborateurs. Depuis de nombreuses années déjà, sous la direction de Klaus Kleinert, ce département est responsable de plus de 3000 contrats de location et de leur traitement commercial correct. Grâce à Pamela Puscher, un portefeuille de contrats immobiliers de grande qualité a été constitué ici, au fil des ans, dans le système SAP. Ainsi, dès 2016, lorsque la nouvelle norme comptable IFRS 16 a été publiée (à appliquer pour la première fois au 1er janvier 2019), un important travail préparatoire a été réalisé pour la numérisation et l'automatisation actuelles des contrats de location et de leasing dans le système financier chez DEKRA.

Note explicative IFRS 16

Cette norme énonce les principes de comptabilisation, d'évaluation, de présentation et d'information des contrats de location et de crédit-bail. Cette norme a notamment conduit à une représentation des contrats de location et de crédit-bail futurs dans le bilan et le compte de résultat des entreprises. Ces informations permettent aux utilisateurs des états financiers d'évaluer l'impact des contrats de location sur la situation financière, la performance et les flux de trésorerie d'une entité.

À propos de CUNO-CLM

Depuis de nombreuses années, CUNO-CLM (Contract Lifecycle Management de la société networker, solutions GmbH - www.networker-solutions.de) soutient la gestion des contrats dans les entreprises. Ce n'est pas seulement l'image d'un contrat qui est alors enregistrée dans SAP, mais aussi les informations relatives au contrat.

Les données contractuelles numérisées aident à respecter les règles contractuelles (par exemple les dates et les délais), soutiennent les processus commerciaux et constituent, avec leurs évaluations et leurs informations, la base de la prise de décision. Les comparaisons entre le plan et le réel fournissent en permanence des informations sur le statu quo des contrats. Les données planifiées dans le contrat constituent la base des rapports de bilan dans le contexte des bilans trimestriels ou annuels. En outre, les risques des contrats peuvent être surveillés et les exigences légales (entre autres DSGVO, ADV Auftragsdatenverarbeitung, ...) ou les contrôles de qualité du système de contrôle interne peuvent être consignés dans les contrats.

Contrats dans le système SAP

Les transactions réglées par contrat laissent des traces dans SAP. Les transactions commerciales sont représentées dans des documents individuels (commandes, ordres clients, factures, paiements, etc.) dans SAP. La comptabilisation se fait finalement dans le module FI/CO. CUNO joue ici le rôle de "networkers" et relie les données contractuelles (en tant que document SAP propre) au flux de documents SAP et aux données organisationnelles dans le système SAP. CUNO-CLM permet ainsi d'établir un rapport complet sur les contrats.

Situation de départ

Après les premières analyses effectuées en 2017, la mise en œuvre de la norme IFRS 16 au sein du groupe a débuté au siège de DEKRA à Stuttgart, au sein d'un groupe de projet regroupant plusieurs départements, sous la direction de DEKRA Group Accounting.

Le cadre réglementaire de l'IFRS 16 est complexe. Les options d'achat et de renouvellement, les délais de résiliation, les taux d'intérêt, la modification des conditions, les obligations de démantèlement, etc. ont une influence décisive sur l'évaluation de chaque contrat.

Dès le début du projet, il était clair que sans une solution automatisée, le volume d'écritures manuelles supplémentaires serait immense. De plus, la coordination avec les départements financiers locaux répartis dans le monde entier et utilisant des systèmes de comptabilité financière très différents aurait mobilisé des ressources supplémentaires. Il n'existait pas sur le marché de solution informatique SAP standard "prête à l'emploi" pour la représentation de l'IFRS 16, qui aurait couvert les exigences de DEKRA.

L'un des fournisseurs était networker, solutions GmbH. L'approche "durable" présentée par networker pour résoudre le problème correspondait en grande partie aux idées de DEKRA. Même les sociétés qui ne gèrent pas leur comptabilité financière dans SAP peuvent intégrer complètement leurs contrats dans SAP grâce à CUNO. Le concept global a été décisif dans le choix de CUNO-IFRS. CUNO est entièrement intégré dans l'environnement SAP de DEKRA - avec toutes les données de base, les autorisations, etc.

Grâce à une dérivation automatique des opérations commerciales - directement à partir du portefeuille mondial de contrats - une solution standardisée, durable et homogène peut être mise en œuvre. Ainsi, les modifications pertinentes d'un contrat par le service spécialisé entraîneraient à l'avenir automatiquement une comptabilisation correspondante. Une intervention manuelle de la comptabilité financière au siège ne serait plus nécessaire. Seules l'assurance qualité centrale, la surveillance et la consolidation resteraient au siège du groupe à Stuttgart.

Voilà pour la théorie. Mais comment la mise en œuvre a-t-elle été possible ?

Le projet

Le premier grand défi a été de numériser les contrats de location et de leasing répartis sur cinq continents. Le second était de mettre à disposition une interface uniforme (SAP Fiori-WEB) pour la saisie et un fichier Excel standardisé pour le chargement des données contractuelles, car les conditions à elles seules peuvent nécessiter plus de deux fichiers Excel.
dimensions. Le troisième défi, de loin le plus important, a été de valider le contenu des contrats existants (parfois jusqu'à 30 ans d'historique) et de représenter le dernier état valable de l'accord dans le nouveau modèle de données.

Un processus long et difficile pour les services spécialisés. La saisie ultérieure dans les masques optimisés SAP Fiori CUNO-Web n'a ensuite pris que quelques minutes. Pendant cette phase de migration, les sociétés et les services spécialisés qui avaient déjà saisi leurs contrats de manière structurée avec CUNO pendant de nombreuses années en ont profité. Il ne leur restait plus qu'à ajuster les différents champs spécifiques à la norme IFRS 16.
CUNO-Web

Un processus de saisie "personnalisable" optimisé via CUNO-Web, qui fait désormais partie intégrante de la nouvelle interface CUNO-Web, a fait ses preuves à ce stade. Grâce à une classification configurable, l'utilisateur est guidé à travers plusieurs niveaux (par ex. société, groupe de marchandises, éventuellement d'autres clusters/différenciations) pour saisir un nouveau contrat. Derrière les niveaux se trouvent déjà des paramètres prédéfinis à volonté (p. ex. responsables du contrat, taux d'intérêt, groupes d'acheteurs, etc. Seuls les paramètres individuels d'un contrat (désignation, dates, conditions, etc.) doivent encore être complétés par la suite par le service spécialisé.

Dans CUNO-Web, un moniteur d'activité est disponible pour chaque contrat, permettant de contrôler et de surveiller les processus sur le contrat. Chaque collaborateur dispose de son propre petit tableau de bord configurable ("Mes contrats") qui lui permet d'éditer et de contrôler les activités, les contrats favoris, les délais, etc. Le reporting, du contrat individuel aux évaluations à l'échelle du groupe - selon les autorisations - est configurable via CUNO-Web et disponible pour chaque utilisateur via CUNO-Web.

Première étape de l'automatisation : l'évaluation initiale

Côté produit, le calcul CUNO-IFRS nouvellement créé a dû prendre en compte toutes les variantes de paramètres contractuels et globaux possibles afin de calculer correctement l'actif/l'engagement de leasing ROU de l'objet loué à partir des flux de paiement futurs, en tenant compte des remboursements, des amortissements et des intérêts.

Les projets dont l'objectif est d'automatiser des processus nécessitent de nombreuses étapes partielles et de nombreux développements avant que l'on puisse constater un succès dans l'ensemble. Pour le donneur d'ordre, les responsables de projet et les collaborateurs du projet, il s'agit d'une épreuve de patience et d'un processus de développement commun. Une communication transparente et confiante est donc nécessaire.

Les validations lors de la saisie des contrats plausibilisent et vérifient à un stade précoce la qualité des données. L'amélioration et l'affinement de la validation des données est un processus permanent qui accompagnera et devra toujours accompagner cette liaison automatisée. C'est à ce stade que les premières conditions ont été créées pour établir un lien automatisé entre les processus de production et les processus financiers.

CUNO-IFRS

Les données de base des contrats - entre autres le début, la fin, les prolongations, les délais de résiliation, les options, les paiements périodiques et uniques, les obligations de démantèlement, etc. - sont automatiquement utilisées pour le transfert de CUNO-Core (module de base de CUNO-CLM) vers CUNO-IFRS. Dans CUNO-IFRS, l'évaluation des contrats s'effectue ensuite selon les règles prédéfinies (chez DEKRA, uniquement IFRS 16).

L'enregistrement de la première valorisation de ces données de base pour le calcul du coût de revient a lieu et se termine lorsque le cycle de comptabilisation de la proposition de comptabilisation de CUNO-IFRS est réussi. Si le système d'enregistrement est un système SAP FI, la validation a lieu lorsque l'enregistrement est confirmé par le système SAP. Si le système de comptabilisation n'est pas un système SAP (non-SAP), la validation a lieu après la génération réussie d'un fichier (.csv) avec la proposition de comptabilisation correspondante.

Deuxième étape d'automatisation : l'évaluation de suivi

Afin de mettre en œuvre durablement et durablement le référentiel IFRS 16, il était nécessaire, après la première évaluation des contrats au 1er janvier 2019, d'identifier également automatiquement les modifications contractuelles en cours (prolongations, adaptations des conditions, résiliations, etc.) par contrat et de les comptabiliser en conséquence.

La logique d'évaluation et de comptabilisation de plus de 60 opérations commerciales différentes est enregistrée dans CUNO-IFRS. Chaque mois, CUNO analyse chaque contrat et attribue ensuite automatiquement la transaction commerciale déterminée.

Avec patience - et la confiance de la direction - les participants au projet ont travaillé pas à pas à travers la logique des différentes opérations commerciales. Chez DEKRA, il s'agissait en particulier des collaborateurs de l'équipe Group Accounting de Mme Bolach ; sous la direction de la chef de projet (Vesna Bartolcic) et du chef de projet technique (Velizar Dinev).

Tous deux étaient impliqués dans leurs autres activités quotidiennes en plus de leur travail sur le projet. Leur engagement sans faille, avec le soutien de toute l'équipe de projet, a finalement été décisif pour la réussite du projet. Une double charge considérable qu'ils ont tous deux magnifiquement maîtrisée. Ils ont continuellement détaillé les relations techniques des différentes opérations commerciales jusqu'à leur comptabilisation finale dans SAP FI et ont effectué des tests sans relâche.

Que va-t-il se passer maintenant ?

En principe, un processus a été mis en place pour améliorer continuellement la qualité des données contractuelles et optimiser les procédures. Dans un groupe dynamique comme DEKRA, il faut également tenir compte des conditions générales qui changent régulièrement. Les prochaines étapes consistent notamment à transférer le suivi des informations pertinentes pour l'IFRS 16, côté système, aux responsables financiers du monde entier. Cela permettra de garantir des informations comptables correctes par les responsables "décentralisés". De même, il est prévu d'étendre et d'améliorer les possibilités d'analyse et de reporting - pour optimiser la performance financière dans le cadre des contrats de location et de leasing.

Conclusion : le processus financier automatisé à partir des contrats

Objectif atteint !

Le service spécialisé gère les données contractuelles dans CUNO-CLM. Toute modification pertinente entraîne automatiquement une écriture correspondante dans SAP.

En principe, l'automatisation des processus est un travail de détail méticuleux, dans lequel la logique professionnelle et l'ensemble des règles des différents processus doivent être progressivement et profondément pénétrés par tous les participants. L'architecture et la mise en œuvre des systèmes informatiques doivent, comme dans le cas de CUNO-CLM, permettre une configuration des variantes les plus diverses afin de pouvoir réagir de manière robuste et pérenne aux changements.

Selon la complexité des transactions, la mise en œuvre de l'automatisation des processus financiers nécessite du temps et le soutien total de la direction. En particulier, la représentation automatisée des processus de bout en bout qui aboutissent à la comptabilité financière nécessite l'implication de collaborateurs de différents domaines spécialisés dans un tel projet afin d'atteindre ensemble l'objectif.