Arriver à destination rapidement et en toute sécurité

À quoi ressemble un processus optimal ? Comme toujours, le latin nous donne une réponse. Le mot processus vient de procedere et signifie "aller de l'avant". Il désigne un processus ou un développement au cours duquel quelque chose est créé. Un processus est mis en route par un input et l'output souhaité est un résultat qui offre une valeur ajoutée mesurable. Dans l'idéal, le processus se déroule toujours de la même manière selon certaines règles et le résultat est le même à chaque répétition. La traçabilité et la documentation obligatoire de toutes les activités sont des éléments importants à cet égard. Ce n'est qu'ainsi que les processus peuvent être considérés au-delà des limites des départements et que les ressources peuvent être utilisées avec ménagement - les doubles emplois sont évités et les erreurs réduites.

"Principe du zéro défaut"

Réduire les erreurs est un bon mot-clé. Car un processus a beaucoup à voir avec la qualité. Il existe même une ISO spécifique définie par la Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ). L'idée de base de la norme ISO 9001:2015 provient du "principe du zéro défaut" de Philip Crosby, un gourou de la qualité de premier plan. Plus un processus est planifié, moins il y a d'erreurs. L'intérêt d'améliorer systématiquement et en permanence les processus est donc grand - car cela permet de maintenir les coûts des processus à un niveau faible. Cela nous amène à un autre élément important : la réflexion basée sur les risques. Dans tous les processus, les risques et les opportunités doivent être déterminés, notamment sur la base de chiffres clés.

Numériser les processus

Un élément essentiel de la transformation des entreprises consiste à numériser les processus - de préférence entièrement, du début à la fin. Sans rupture de média, sans intervention manuelle. Ce n'est qu'à ce moment-là que les bases de l'automatisation et de la standardisation sont posées. Il est essentiel de revoir et d'adapter les processus dans ce cadre.

Cet examen consiste notamment à déceler les erreurs de procédure. Une erreur est "one size fits all". C'est certainement vrai pour certains domaines qui sont très réglementés, comme le closing financier. Mais pas pour les domaines dans lesquels les entreprises ont leur PI. Un autre préjugé est qu'un mauvais processus est pire que de ne pas avoir de processus. Ici, je dirais clairement qu'il faut éviter les deux, car le résultat est le même. Trop de longues réunions, pas de responsabilités, du travail en double, des systèmes informatiques anciens, lents ou mal intégrés - tout cela conduit à l'inefficacité et à la frustration. Ma citation préférée dans ce contexte est celle d'un ancien CEO d'un groupe de télécommunications : "Si vous numérisez un processus de merde, vous avez un processus numérique de merde".

Comment faire mieux ?

Pour finir, la question de savoir comment faire mieux. Un processus doit être mis en place de manière à faciliter réellement le travail et à résoudre un problème. De préférence sans que personne ne le remarque : low-touch, allégé et intuitif. Avant d'en arriver là, il reste encore beaucoup à faire. Des études récentes montrent que de nombreuses entreprises ne parviennent pas à adapter leurs processus à l'IA, précisément parce que le travail préparatoire n'a pas été effectué correctement. L'IA ne peut alors pas être entièrement intégrée dans les systèmes et processus existants et ne peut donc pas déployer pleinement son potentiel. Optimiser les processus et les rendre plus efficaces - à l'aide de SAP - devrait donc être une priorité absolue. C'est considéré comme le principal levier de la création de valeur et le moyen le plus rapide de mettre en œuvre des changements dans l'entreprise. Et il y en aura certainement d'autres à l'avenir.