Archives de documents SAP : Archiver comme tu le souhaites

Avec près de 200 points de vente et boutiques en ligne, Interdiscount est le premier fournisseur d'électronique domestique en Suisse, pour les particuliers mais aussi pour les entreprises.

Depuis de nombreuses années, toute l'entreprise utilise SAP ERP et dispose également d'archives documentaires. Tous les tickets de caisse, factures, contrats, avis aux clients, ordres de réparation et autres documents sont archivés en permanence et classés de manière à garantir la sécurité de l'audit.

L'ancienne solution d'archivage entraînait toutefois des coûts de licence et de maintenance élevés et les besoins en infrastructure étaient considérables (plusieurs bases de données, serveurs d'archivage et infrastructure complexe). De plus, le processus de numérisation était sujet à des erreurs et était fastidieux.

La multiplication des fenêtres pour la numérisation, la vérification, les ajouts, etc. a entraîné un manque de convivialité et une lenteur du processus de numérisation. Lorsque des licences supplémentaires ont été nécessaires, Interdiscount a décidé de procéder à une évaluation sur le marché.

Plusieurs variantes ont été examinées, comme la migration de la solution existante, le serveur de contenu SAP et différentes solutions d'archivage avec connexion SAP. C'est finalement le serveur d'archivage ContentServer4Storage de KGS Software qui s'est imposé.

Les principales raisons de cette décision étaient les suivantes : un potentiel d'économies important au niveau de l'infrastructure, des licences, de la maintenance et de l'exploitation, un chemin de migration clair et sûr en cours d'exploitation ainsi que le remplacement de plusieurs produits dans les domaines suivants : numérisation, archivage non-SAP et traitement de masse des documents.

La mise en œuvre de la solution a été réalisée par KGS en collaboration avec son partenaire TeamWork Suisse. Les collaborateurs de TeamWork soutiennent Interdiscount depuis plusieurs années dans le domaine SAP et étaient responsables de la coordination, des travaux de base nécessaires et de la formation des utilisateurs finaux dans le cadre du projet. Lorsque cela s'est avéré nécessaire, les spécialistes de l'archivage de KGS ont été consultés. Ensemble, ils ont mené à bien le projet en huit mois.

Infrastructure

La solution PBC est très légère et ne nécessite pas de serveurs de base de données et d'archives pour l'archivage. Concrètement, l'infrastructure a pu être réduite de trois serveurs dédiés, plus les serveurs de base de données de l'ancien système, à un serveur virtuel au total.

Outre les coûts d'infrastructure, cela signifie également une minimisation des charges d'exploitation et des risques techniques. La solution PBC fonctionne aujourd'hui pratiquement sans frais d'exploitation.

Projet de migration

Environ 20 millions de documents étaient stockés dans l'ancien système et devaient être migrés sans interruption de l'activité. L'accès aux documents devait être garanti à tout moment et, dans le cadre de la sécurité de révision, la traçabilité était également une priorité.

L'outil KGS Migration4ArchiveLink permet la migration en cours d'exploitation avec une documentation complète dans la base de données de migration fournie. Pendant le transfert des documents de l'ancien système vers le nouveau, l'accès continu à tous les documents a été garanti grâce à la fonction proxy.

Le logiciel utilisé jusqu'à présent pour le ScanClient n'était pas compatible avec Windows 10 et des problèmes récurrents apparaissaient. Le logiciel KGS Scan a été installé et adapté aux besoins d'Interdiscount. L'interaction avec un produit KGS pour le traitement de masse des documents (KGS DocumentRouter) a permis d'accélérer considérablement le processus de numérisation.

La solution PBC est entièrement intégrée dans le système SAP et utilise au mieux les composants SAP existants. Les documents non-SAP, tels que les documents contractuels scannés, peuvent être appelés dans le système SAP au moyen de KGS Zadoc.

La solution KGS est également adaptée à S/4 Hana. Actuellement, TeamWork utilise le ContentServer4Storage de KGS dans trois projets de mise en œuvre de S/4 Hana.