Approbation des projets S/4-Hana sous Covid-19

La pandémie actuelle pose des défis importants aux personnes et aux entreprises dans de nombreux domaines. Malheureusement, il y a plus de perdants que de gagnants, et la gestion de cette crise restera donc probablement un chemin semé d'embûches pour l'économie nationale, même après la mise à disposition de vaccins. Le secteur informatique a, pour l'essentiel, bien traversé la crise. En revanche, la situation dans le domaine SAP est quelque peu mitigée, selon une présentation de la DSAG lors du congrès annuel 2020.

Les projets SAP S/4 déjà entamés ont pu être poursuivis sans problème la plupart du temps, dans des conditions plus difficiles, depuis le bureau à domicile. Les projets SAP S/4 Hana qui n'ont pas encore été approuvés en ont toutefois souffert, car de nombreuses priorités ont dû être modifiées à court terme. Les dates de lancement pour 2020 ont été reportées aux années suivantes, voire annulées à moyen terme. Si cela est inévitable pour des raisons économiques, je recommande d'accompagner les changements de planification à ce sujet d'une communication de crise professionnelle.

Dans le contexte actuel de durcissement des conditions, l'obtention d'une nouvelle autorisation est sans doute la tâche la plus difficile du travail de persuasion stratégique, qui exige beaucoup de flair au plus haut niveau de la direction. Une des raisons principales, comme le montrent les entretiens de conseil, est que les possibilités actuellement limitées des voies de communication personnelles habituelles avec la direction ont des répercussions négatives sur les décisions correspondantes.

C'est pourquoi il faut toujours placer la question suivante au centre du travail de persuasion : Quelles mesures et formulations visant à instaurer la confiance, couplées à des arguments économiques, pourraient convaincre une direction d'approuver un projet aussi important qu'un passage à SAP S/4, surtout en période difficile ?

Actuellement, le plus important est de savoir sous quelle forme - en personne, par e-mail ou réunion en ligne - et à quel moment les bases de décision bien établies sont transmises. Une condition préalable est de développer une communication "personnalisée" pour les différents managers et d'aller chercher les décideurs le plus individuellement possible.

Déjà en "temps normal", c'est un grand défi de formuler des projets SAP nécessaires sans terminologie SAP pour le management responsable, de manière à ce qu'ils soient compréhensibles et suivis. L'expérience montre qu'avec des termes techniques tels que "technologie in-memory", "systèmes hybrides" ou un vocabulaire similaire, on ne va pas très loin à cause des différents niveaux de communication, mais on favorise plutôt une attitude de rejet. Il ne faut pas non plus sous-estimer la part que représente au final une "décision prise à l'instinct".

De nombreux processus de décision sont également lancés avec un calcul écrit des coûts et des bénéfices, mais actuellement, la plupart du temps au mauvais moment. Souvent, un calcul de rentabilité ne peut pas être présenté de manière adéquate ou implique des efforts disproportionnés. Il peut souvent être plus efficace d'évoquer les années de succès avec SAP R/3 et de présenter le passage prévu à SAP S/4 Hana comme un investissement technologique nécessaire pour relever les défis futurs.

Un projet SAP approuvé ne commence pas non plus avec la date de lancement prévue, mais avec la phase de préparation mentionnée. Cette phase permet de créer une tension mentale chez les collaborateurs et d'impliquer l'équipe de projet, ce qui est ensuite extrêmement important pour une gestion de projet réussie.

En cas de report inattendu, "le soufflé retombe" et l'on perd alors beaucoup d'efficacité, ce qui se répercute également sur le plan monétaire. C'est pourquoi il est recommandé, dans la situation actuelle, de prévoir un démarrage de projet même "à petit feu", afin de ne pas risquer une annulation ou un report.