Agilité et stabilité - Interview stratégique

Lorsqu'il s'agit de la "mine d'or" que constituent les données, le terme MDM, Master Data Management, ou encore MDG, Master Data Governance, revient souvent et rapidement. Mais ces mots à la mode et l'étendue de leurs fonctions sont bien trop réducteurs lorsqu'il s'agit de changer de progiciel de gestion intégré.

Si, en plus, la base de données ERP doit être remplacée, comme ce sera le cas pour Hana et S/4 d'ici 2025, il faudra bien plus qu'un MDM et un MDG SAP.

Le rédacteur en chef d'E-3, Peter M. Färbinger, a mené l'entretien stratégique suivant avec Thomas Failer, fondateur de Data Migration Services.

Peter M. Färbinger : Monsieur Failer, vous et votre entreprise vous êtes spécialisés depuis plus de 20 ans dans l'historisation et la migration de données et de documents anciens, en particulier pour les clients SAP existants. Quel a été le plus grand changement sur le marché durant cette période ?

Thomas Failer : Le plus grand changement a lieu en ce moment même. Le problème de base, à savoir qu'il est beaucoup trop coûteux et compliqué de continuer à exploiter les anciens systèmes et de migrer toutes les données et documents anciens lors du passage à de nouvelles générations de logiciels, a certes toujours existé dans l'informatique. Mais le problème n'a jamais été aussi important qu'aujourd'hui.

Färbinger : A quoi cela est-il dû ?

Failer : La raison principale est que plusieurs évolutions convergent. La protection de la propriété intellectuelle et des données personnelles devient de plus en plus importante, à la fois en raison des réglementations, il suffit de penser au règlement général européen sur la protection des données, mais aussi en raison des attaques de plus en plus sophistiquées des cybercriminels et des espions.

Parallèlement, les entreprises ne peuvent plus protéger ces données derrière des murs épais et hauts. Car la mise en réseau est le mot d'ordre du moment, tout au long de chaînes d'approvisionnement entières jusqu'au client final.

Färbinger : Vous faites allusion au cloud ?

Failer : C'est plus qu'une simple allusion. Car le cloud change en effet tout. Il représente non seulement une nouvelle manière de produire l'informatique et de savoir où elle est produite, pour ainsi dire, mais aussi et surtout comment elle est consommée.

Le degré de flexibilité, de disponibilité des ressources, de vitesse et de simplicité représente un saut quantique pour les entreprises. Parallèlement, l'informatique des entreprises est soumise à une contrainte impitoyable.

Car elle doit devenir aussi agile, flexible et rapide que les grands fournisseurs de cloud. En outre, elle doit offrir le même confort d'utilisation.

Färbinger : Est-ce que cela s'applique aussi aux clients existants de SAP ?

Failer : Cela vaut pour tout le monde de la même manière. Les clients SAP existants qui ne sont pas à la hauteur des normes du cloud ne pourront pas maîtriser la numérisation. Les utilisateurs se détourneront et utiliseront les services des fournisseurs de cloud public. Dans les cas extrêmes, les gestionnaires devront alors externaliser complètement l'informatique.

Färbinger : Les clients existants de SAP en sont-ils conscients ?

Failer : Oui, bien sûr. Ils suivent d'un œil attentif la stratégie cloud de SAP. Mais si nombre d'entre eux hésitent à passer à la nouvelle génération de logiciels de Walldorf plutôt aujourd'hui que demain, ce n'est pas parce qu'ils remettent en question cette stratégie par principe.

Färbinger : Alors ?

Failer : Cette attitude hésitante est l'expression d'une profonde réflexion, mais aussi d'une certaine incertitude, car les entreprises savent à quel point la migration est complexe. C'est dans les paysages SAP que bat le cœur des entreprises.

Ce n'est pas seulement là que se trouvent les joyaux de la couronne, la propriété intellectuelle, par exemple sous la forme de plans de construction, de brevets ou de recettes. On y trouve également des connaissances très spécifiques sur les processus, qui sont pour ainsi dire coulées dans un logiciel.

Ces connaissances, les clients existants de SAP les ont acquises au fil des années, avec beaucoup de temps, d'efforts et, bien sûr, d'argent.

Färbinger : Et c'est ce que les utilisateurs veulent adopter dans le monde S/4-Hana ?

Failer : Spontanément, on serait tenté de répondre par un oui catégorique et exclusif. Mais le fait est que cette question fait également l'objet d'un débat animé au sein de la communauté.

Certes, le customizing a été, est et restera un thème majeur pour les clients existants de SAP. Mais d'après mes entretiens, je sais qu'ils réfléchissent actuellement très sérieusement à la possibilité de profiter du passage à S/4 et Hana pour réorganiser leurs processus.

Cette volonté de revenir au standard de processus prédéfini devrait exister chez dix à vingt pour cent des clients existants de SAP. Bien sûr, il s'agit d'une minorité, mais ils ne sont pas rares non plus.

Färbinger : Le choix de la norme ne signifie-t-il pas une longueur d'avance en matière de migration ?

Failer : On ne peut pas dire cela de manière aussi générale. En effet, quelle que soit l'approche choisie - retour à la norme, mise en œuvre de S/4 y compris le customizing sur le terrain ou exploitation parallèle de S/4 et de Business Suite - tous les clients SAP existants sont confrontés à un seul et même problème fondamental : peu d'entre eux savent comment gérer les données et autres informations contenues dans leurs systèmes lors de la migration.

C'est la raison de l'incertitude et de l'hésitation. Le faible taux d'implémentations de S/4 Hana déjà réalisées, et donc déploré, en est la conséquence logique.

Färbinger : Mais l'informatique a toujours été censée soutenir l'entreprise !

Failer : C'est également vrai. Mais nous n'avons le terme d'agilité à la bouche que depuis quelques années. Les entreprises doivent réagir de plus en plus rapidement aux changements du marché.

Ils achètent et vendent constamment des secteurs d'activité ou des filiales. Elles adaptent continuellement leurs processus internes et les restructurent. Tout cela se produit beaucoup plus souvent et plus rapidement qu'auparavant. Au final, ces changements constants doivent toujours être maîtrisés, représentés et soutenus par l'informatique.

L'entreprise doit respirer. L'informatique doit aussi pouvoir le faire. Cela vaut en particulier pour les environnements SAP, qui se sont développés au fil du temps et sont donc complexes.

Färbinger : Qu'est-ce qu'il y a à faire ici ?

Failer : Il s'agit de résoudre une contradiction fondamentale qui était jusqu'à présent inhérente aux paysages applicatifs. Pour que l'informatique puisse soutenir l'entreprise, les applications et les services doivent pouvoir être modifiés de manière flexible.

Mais les données et les informations qui y sont liées n'aiment pas du tout cela. Elles ont besoin de stabilité, tant pour des raisons commerciales que juridiques. Les structures de données et les informations contextuelles ne doivent pas être modifiées. Le dilemme fondamental est le suivant : agilité contre stabilité.

Färbinger : Comment résoudre cette contradiction ?

Failer : La solution consiste à dissocier le niveau des applications de celui des données. C'est la bonne approche. Si les deux niveaux peuvent être gérés indépendamment l'un de l'autre, l'informatique peut poursuivre les deux objectifs contradictoires indépendamment l'un de l'autre. On ne dénoue pas le nœud gordien, on le coupe.

Färbinger : N'était-ce pas l'idée d'une architecture orientée services ?

Failer : C'est vrai, et avec S/4 et Hana, ce découplage est également bien plus présent dans l'architecture que dans le monde de la Business Suite jusqu'à présent. Mais le problème à la base du dilemme entre agilité et stabilité est encore plus profond. Il faut en plus faire une subdivision au niveau des données elles-mêmes.

Färbinger : Pourquoi ?

Failer : S/4 apporte des structures de données entièrement nouvelles, le nombre de tables passe de plus de 100.000 à peut-être 20.000 dans les grandes implémentations. Les données générées dans les systèmes SAP existants et la logique commerciale correspondante doivent toutefois être conservées telles quelles afin que les entreprises puissent satisfaire à leurs obligations légales.

Par conséquent, le découplage des applications et des données ne peut être réalisé à long terme que si les données opérationnelles sont séparées de celles qui ne sont plus nécessaires aux activités quotidiennes.

Färbinger : Comment les clients existants de SAP ont-ils géré ce problème jusqu'à présent ?

Failer : En règle générale, après la reprise et la transformation des données, ils ont en quelque sorte gelé leurs systèmes existants, coupé leurs connexions avec le monde extérieur et réduit la consommation de ressources, notamment par la virtualisation. Ils maîtrisent ainsi l'aspect juridique. Mais cela ne les rend pas pour autant agiles.

Färbinger : Pourquoi pas ?

Failer : Imaginez un audit. Six ans après le gel d'un système, un contrôleur fiscal souhaite accéder aux données et aux documents de facturation qu'il contient. Pouvez-vous garantir que la machine redémarrera comme il le souhaite ?

Ou bien un secteur d'activité est vendu. L'acheteur a besoin de toutes les données existantes, y compris la logique commerciale. Pouvez-vous identifier ces informations de manière fiable dans le système gelé, les extraire avec précision et les transmettre à l'acheteur dans un format neutre, de sorte que celui-ci ne doive pas reconstruire l'ancien système à l'identique pour pouvoir lire les données ?

Ou bien un client demande la suppression de ses données conformément au règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

Pouvez-vous alors identifier sans trop d'efforts toutes les factures qui ont plus de dix ans et qui peuvent donc être supprimées ? Êtes-vous en mesure de garantir que toutes les autres factures concernant ce client seront automatiquement supprimées à l'expiration de leur période de conservation ? En règle générale, la réponse à ces questions est non.

Färbinger : On dirait qu'il n'y a pas d'issue.

Failer : Si - et c'est d'ailleurs la raison pour laquelle nous existons. L'idée est née lors de projets de migration de R/2 vers R/3 et a fait ses preuves. Si toutes les données, y compris les documents, sont extraites des anciens systèmes avec leur logique commerciale et stockées dans un format multiplateforme sur une plateforme moderne, en étant protégées contre les révisions, il est possible de gérer l'ensemble de leur cycle de vie jusqu'à leur suppression, indépendamment des systèmes d'origine.

C'est la base de tout le reste : la transformation des données et leur migration ultérieure ainsi que l'optimisation de la qualité des données et, surtout, la mise hors service des anciens systèmes. En effet, il n'est ni économiquement ni techniquement judicieux de transférer également toutes les données et tous les documents anciens dans le nouveau monde.

Sans compter qu'il n'y a pas assez d'experts en migration pour gérer le passage à S/4 et Hana d'ici 2025, le délai fixé par SAP.

Färbinger : Quelle est la différence avec les systèmes gelés ?

Failer : Une plate-forme autonome pour la gestion du cycle de vie des données et des documents anciens, y compris la logique commerciale, crée d'une part une sécurité juridique, car le volume et la structure des informations restent inchangés.

Elle permet également de répondre aux exigences du RGPD de l'UE, notamment en ce qui concerne la suppression au niveau de l'enregistrement individuel. D'autre part, elle assure une plus grande sécurité, car il s'agit après tout d'un système vivant qui peut être entretenu et régulièrement corrigé.

Mais en plus, leur exploitation est incomparablement moins chère que la poursuite de l'exploitation des anciens systèmes, en général de 80%, parfois même plus.

Färbinger : Mais cela n'a encore rien à voir avec la migration.

Failer : L'extraction et la conservation des informations, y compris leur logique commerciale, ce que nous appelons d'ailleurs l'historisation, est la condition préalable à une migration pertinente sur les plans technique, commercial et économique. La plate-forme est en quelque sorte le tremplin à partir duquel tous les autres objectifs peuvent être atteints.

Färbinger : Vous devez expliquer cela plus précisément.

Failer : Ce sont nos clients qui l'ont compris. Lorsque toutes les informations sont disponibles sur la plate-forme en toute sécurité juridique, il ne reste plus qu'à transférer dans le nouveau système les informations nécessaires à l'activité courante.

En règle générale, cela signifie une réduction des données de 50 % à 75 %. Le principe est le suivant : cette valeur est d'autant plus grande que la qualité des données à migrer est élevée.

Nous pouvons ainsi corriger les enregistrements erronés sur la plate-forme avant la migration, supprimer les doublons et enrichir les enregistrements avec des informations provenant d'autres sources. Chaque changement de système est tout de même une occasion d'améliorer la qualité des données !

Färbinger : Comment faites-vous ?

Failer : Nous divisons le processus global, de la planification de la migration S/4-Hana à l'exploitation avec notre plate-forme, en quatre étapes : Identifier, Concevoir, Exécuter et Opérer.

Jusqu'à présent, nous avons des produits pour la phase d'exécution, c'est-à-dire l'historisation des informations et la migration qui s'ensuit. Actuellement, nous développons ou regroupons les outils pour les trois autres phases.

Färbinger : Comment doit-on s'imaginer cela ?

Failer : Pour simplifier, Identify consiste à déterminer, en appuyant sur un bouton, le type et la quantité d'informations qui ne doivent pas être reprises dans S/4.

Il s'agit d'une analyse de potentiel qui présente en outre visuellement aux intéressés à quoi ressembleront les informations qui resteront sur notre plate-forme. Cela crée un climat de confiance, car ils se rendent très vite compte que tout est identique à ce qu'ils connaissent dans les systèmes existants.

Le potentiel et la confiance créent les conditions préalables à la décision fondamentale de savoir si et comment notre approche vaut la peine d'être adoptée pour aller vers S/4.

Färbinger : Que se passe-t-il dans la phase deux ?

Failer : Dans Design, il s'agit de la planification fine. C'est ici que sont développés les critères de filtrage exacts pour la sélection et le transfert des données. Notre approche consiste à fournir les règles de filtrage exactes sous forme de données XML. Cela permet aux clients de décider avec quel outil de migration et de conversion ils souhaitent effectuer le transfert de données.

Färbinger : Il reste encore le thème Operate.

Failer : Au fond, il s'agit surtout d'une question d'intégration. Car pour faire partie du paysage cible, nous développons des intégrations avec les applications basées sur Hana comme S/4 et C/4 ou des interfaces comme SAP Fiori.

Il n'est certes pas nécessaire d'accéder aussi souvent à des données non opérationnelles, mais lorsque c'est le cas pour des raisons professionnelles, les utilisateurs doivent pouvoir le faire aussi facilement que possible à partir de leur environnement habituel, sans devoir chercher longtemps les informations souhaitées ou changer d'environnement applicatif. C'est le genre de confort d'utilisation auquel les utilisateurs sont aujourd'hui habitués, à partir du cloud et de leur smartphone.

Färbinger : Quand ces outils seront-ils prêts à être commercialisés ?

Failer : Les prototypes sont en cours de réalisation. Nous voulons terminer les paquets prêts pour la migration hautement automatisée vers S/4 ou C/4 d'ici l'automne 2019. Notre objectif est de rendre nos clients plus agiles.

Cela nous change aussi. Ainsi, en raison de l'élargissement de la roadmap produits, nous avons fait évoluer notre propre développement vers des méthodes agiles afin d'aller plus vite, sans que la qualité n'en pâtisse, bien au contraire.

Färbinger : Merci pour cet entretien.