Agilité et transparence plutôt que complexité et risques


Afin de promouvoir la numérisation de l'économie, le gouvernement fédéral a lancé le projet "Industrie 4.0". L'objectif est d'optimiser les processus et de détacher les étapes de production de l'intervention humaine pour les rendre plus flexibles.
Parallèlement, les entreprises se trouvent en plein dans le monde VUCA (en anglais : Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity : amplitude des fluctuations, incertitude, complexité, ambiguïté).
Cela signifie que les besoins sont de plus en plus marqués par la volatilité et l'incertitude, et les chaînes de valeur mondiales par la complexité et le manque de clarté. En outre, les clients demandent de plus en plus de produits personnalisés et innovants.
Tous ces facteurs combinés exercent une pression concurrentielle croissante sur les entreprises. Pour rester dans la course, elles doivent organiser leurs processus de manière plus efficace et plus efficiente, tout en devenant plus agiles. Les solutions informatiques jouent un rôle clé à cet égard.
Les achats comme point nodal
Le service des achats, en particulier, doit relever le défi de se mettre en réseau avec d'autres entreprises en tant que point de jonction. Ses tâches s'étendent à la coordination et au contrôle de la chaîne d'approvisionnement, afin de faire avancer les innovations pour les clients.
De ce fait, il se concentre encore plus sur les tâches stratégiques. Pour disposer des capacités nécessaires à cet effet, les processus d'achat opérationnels doivent se dérouler de manière aussi automatique que possible et ne plus nécessiter l'intervention des acheteurs.
En même temps, il faut pouvoir maîtriser la complexité qui résulte de l'interconnexion croissante avec des fournisseurs du monde entier. Cela pose des exigences élevées aux solutions d'approvisionnement.
Pour l'achat stratégique, ces systèmes doivent permettre de se connecter numériquement avec les fournisseurs, qu'il s'agisse de fournisseurs existants ou potentiels.
Ainsi, les acheteurs doivent être en mesure d'identifier rapidement de nouveaux fournisseurs et d'établir avec eux une relation commerciale entièrement basée sur l'informatique.
En outre, le système d'achat devrait être en mesure d'offrir une transparence sur la base de fournisseurs d'une entreprise, afin que leurs performances puissent être contrôlées en permanence.
Une gestion électronique des fournisseurs est nécessaire pour évaluer globalement les fournisseurs, les développer de manière ciblée et encourager l'innovation.
En revanche, dans le domaine des achats opérationnels, les solutions informatiques doivent permettre d'atteindre un taux de "no-touch" aussi élevé que possible. Les utilisateurs doivent disposer d'un programme facile à utiliser afin de pouvoir gérer eux-mêmes l'intégralité des processus de commande.
Dans le domaine de l'achat de matériel direct ou MRO, il est déjà possible aujourd'hui d'utiliser un processus purchase-to-pay entièrement numérisé. Les stocks sont contrôlés par des systèmes en temps réel et les besoins sont automatiquement convertis en commandes externes.
En outre, les imprimantes 3D remplacent de plus en plus les procédures d'achat externes, car elles permettent de produire en interne les petites pièces ou les pièces de rechange nécessaires. En revanche, les achats indirects ont encore un grand potentiel d'optimisation, notamment dans le domaine des services, où il faut gérer un nombre croissant de prestataires de services et de personnel temporaire.
Le cloud comme opportunité
Depuis quelques années, on observe une tendance croissante à l'abandon des systèmes sur site appartenant aux clients au profit de solutions dans le cloud. Parmi les leaders dans le domaine des achats, on trouve Ariba.
Avec un volume de transactions de plus de 750 milliards d'euros par an, le réseau mondial de commerçants de SAP traite plus de transactions que eBay, Amazon et Alibaba réunis.
Au niveau international, on compte déjà 1,7 million d'entreprises connectées à Ariba, et c'est en Europe que SAP mise sur une base de fournisseurs en forte croissance dans les années à venir.
Les solutions Ariba basées sur le cloud peuvent alléger la charge de travail des acheteurs à bien des égards. Ainsi, lors de la recherche et de l'on-boarding de nouveaux fournisseurs, il est possible de publier en quelques clics un appel d'offres pour tous les fournisseurs enregistrés sur le réseau Ariba.
Les données de base ne sont plus gérées de manière fastidieuse par les entreprises dans leurs propres systèmes, mais par les fournisseurs de manière centralisée dans Ariba, à partir duquel les données peuvent être distribuées automatiquement.
Les réseaux en nuage permettent aux acheteurs de trouver rapidement de nouveaux fournisseurs et d'obtenir des offres comparatives par rapport aux accords existants. Les vendeurs, quant à eux, sont en mesure de consulter les appels d'offres et de saisir de nouvelles opportunités commerciales. Les deux parties peuvent réagir rapidement à l'évolution des besoins et des offres.
Un autre avantage est la vitesse d'innovation élevée des solutions cloud, qui sont constamment développées pour répondre aux exigences de la numérisation dans un monde VUCA.
L'intégration d'Ariba avec Fieldglass, une solution cloud spécialement conçue pour répondre aux besoins du recrutement de personnel et de services, en est un exemple.
Réduire la complexité
De nombreuses entreprises ont adapté leurs systèmes ERP et d'achat sur site, comme SAP SRM, à leurs exigences individuelles dans le cadre de projets d'implémentation coûteux.
Une solution sur site est d'abord un système fermé qui peut être relié à des fournisseurs externes par des interfaces. Certaines interfaces doivent être programmées spécifiquement pour l'échange de données avec le partenaire.
Pourtant, la "connectivité", c'est-à-dire l'échange facile d'informations tout au long de la chaîne d'approvisionnement, est justement l'un des facteurs de réussite des concepts de l'industrie 4.0. C'est là que les solutions cloud comme Ariba peuvent faire valoir leurs atouts et réduire la complexité.
Au lieu de nombreuses interfaces différentes avec les partenaires, une seule interface - celle vers le cloud - est nécessaire. Ariba propose des interfaces standard pour presque tous les systèmes et convertit les données dans le format requis.
Les validations de données spécifiques aux pays sont effectuées automatiquement. En outre, le traitement automatique de bout en bout de tous les documents d'achat permet d'obtenir un taux élevé de "sans-contact".
De plus, la transparence augmente, car le statut d'un document peut être actualisé en quelques secondes et être suivi à tout moment. Les entreprises obtiennent un aperçu en temps réel des commandes, des factures et des prestations des fournisseurs.
Clouds hybrides recommandés
Pour exploiter les investissements existants dans les solutions sur site tout en profitant des avantages des logiciels en nuage, des solutions hybrides sont envisageables.
Ainsi, il est recommandé de commander les matériaux indirects ou B et C de manière conviviale via une interface web, tandis que les matériaux directs importants continuent d'abord à être commandés via l'ERP.
Les commandes peuvent être transférées du système ERP vers le réseau Ariba, où les fournisseurs connectés peuvent être utilisés pour élargir la base de fournisseurs. Cette diversification permet aux entreprises de réduire les risques liés à la livraison, d'obtenir des prix plus avantageux et d'améliorer la qualité de la livraison.
La connexion au cloud doit être réalisée en quelques semaines. Elle doit être soutenue et accompagnée par une société de conseil en informatique qui réunit les connaissances de SAP, du cloud et des processus d'achat.
De nombreux exemples pratiques le prouvent : En utilisant les solutions Ariba basées sur le cloud, les organisations d'achat peuvent obtenir de nombreux avantages, tels qu'une augmentation du taux de "no-touch" et une meilleure visibilité des processus d'achat et des dépenses.
La simplification des activités opérationnelles permet aux acheteurs de disposer de plus de temps pour relever les défis de l'industrie 4.0 et de se concentrer sur les activités stratégiques à valeur ajoutée.