Fit to Standard

Le fabricant allemand de produits et de solutions de communication Gigaset a décidé de passer au cloud public pour passer à SAP S/4 Hana, car il souhaite standardiser et rationaliser davantage ses processus. Il était important pour l'entreprise que certaines fonctions de la solution externe utilisée depuis dix ans pour améliorer les processus logistiques dans SAP soient également utilisables dans le cloud public.

En étroite collaboration avec le fournisseur de solutions de confiance GIB - à l'avenir ifm - , qui a une longue expérience dans le domaine de la chaîne d'approvisionnement, les fonctions sont maintenant transférées dans le cloud. Les deux sociétés, Gigaset et ifm, travaillent ensemble avec succès depuis longtemps, le fabricant de produits de communication profitant des connaissances approfondies du consultant externe GIB dans le domaine de l'optimisation logistique. 

La volonté des entreprises allemandes de passer à des systèmes ERP basés sur le cloud est jusqu'à présent encore faible, voir également le graphique de l'enquête sur les investissements de DSAG. L'idée que les processus commerciaux centraux doivent être gérés dans un environnement informatique propre, c'est-à-dire dans un système informatique traditionnel sur site, est encore bien ancrée dans de nombreuses entreprises.

L'argument le plus important en faveur de ce type de système ERP est que les entreprises ne veulent pas perdre le contrôle, surtout en ce qui concerne la protection des données. De plus, les données sont accessibles à tout moment. Mais cette gestion locale présente également des inconvénients qui empêchent la rationalisation des processus et l'augmentation de l'efficacité qui en découle. Il s'agit notamment de coûts élevés pour l'infrastructure, le personnel et la maintenance. En outre, il est nécessaire de disposer d'un personnel informatique qualifié pour garantir la sauvegarde des données, installer les mises à jour et corriger rapidement les bugs.

Enfin, les mises à jour et les changements de version des systèmes ERP établis tels que SAP prennent une ampleur immense et impliquent une charge de travail importante. Avec SAP S/4 Hana, il y a une nouvelle version par an, ce qui réduit encore la fréquence des mises à jour.

Les coûts élevés de personnel et d'administration pour le cloud sur site et le cloud privé sont donc prédéfinis. Les entreprises qui souhaitent avoir un contrôle direct sur leurs environnements envisagent souvent comme alternative de passer du sur site au cloud privé sous forme de SaaS, IaaS et PaaS, afin de bénéficier d'avantages tels que le libre-service, l'évolutivité et l'élasticité, tout en conservant des possibilités de contrôle et de personnalisation.

Grâce aux pare-feu d'entreprise et à l'hébergement interne, ils bénéficient d'un niveau élevé de sécurité et de protection des données, mais le service informatique de l'entreprise reste responsable des coûts et de la responsabilité de la gestion du cloud privé. Les dépenses de personnel, d'administration et de maintenance ne peuvent donc pas être réduites avec cette variante.

Les systèmes ERP basés sur un cloud public s'y opposent. Au lieu de payer des frais d'acquisition élevés, les entreprises paient un loyer pour un service, utilisent les ressources informatiques du fournisseur pour une assistance rapide, n'ont pas à se soucier de la maintenance, de la sauvegarde des données et des mises à jour et peuvent accéder à leurs données dans le monde entier si nécessaire.

La sécurité des données dans le cloud est notamment assurée par des tests d'intrusion réguliers. En outre, dans le cloud public, il n'est plus possible d'attribuer des droits individuels aux différents collaborateurs, mais uniquement des rôles bien définis. Ainsi, les fuites de données involontaires sont fermées.

Le cloud pour la standardisation

Tous ces avantages ont incité le fabricant allemand de téléphones Gigaset à opter pour la version Public Cloud lors de la migration de la version SAP sur site ERP/ECC 6.0 vers S/4. Depuis toujours basé en Allemagne, Gigaset fabrique des produits de communication à Bocholt, dans la région du Bas-Rhin, depuis 1941. Plus de 550 employés développent, conçoivent et produisent des téléphones innovants, des systèmes de maison intelligente et des smartphones. Selon Gunther Schlingemann, Senior Vice President IT chez Gigaset, la raison de ce changement est la standardisation souhaitée : "La standardisation était un impératif pour nous, c'est pourquoi nous avons opté pour le cloud public. Nous sommes ainsi contraints de nous soumettre à la standardisation. En tant qu'entreprise de taille moyenne, nous y voyons les plus grands avantages pour nous à l'avenir. À l'avenir, nous n'aurons plus à nous soucier de nombreuses choses comme l'hébergement, les mises à jour de sécurité, la maintenance des systèmes et les nouvelles fonctionnalités légales, car tout sera automatisé via SAP".

La chaîne d'approvisionnement dans le cloud

Malgré la position importante que la standardisation occupe pour Gigaset, il était clair pour l'entreprise que certaines fonctions de la solution GIB-Operations étaient indispensables. Depuis plus de dix ans, Gigaset travaille avec le logiciel de l'ancien fabricant de logiciels GIB, partenaire de SAP Silver, pour la planification primaire. A partir de juin 2022, GIB, qui appartient depuis 2016 au groupe d'entreprises du spécialiste en automatisation ifm, opérera sous le nom d'ifm. Les noms de produits connus resteront inchangés.

"Il y a quelques années, nous avons constaté que l'ordonnancement des produits finis, c'est-à-dire l'ordonnancement primaire, prenait de plus en plus d'ampleur. Mais nous n'avions pas plus de personnel à disposition et nous devions améliorer l'efficacité. Nous avons donc remplacé la Z-programmation de SAP par GIB-Operations. Cela crée de très grands avantages pour des départements comme l'approvisionnement opérationnel, la gestion de la production et la gestion des sous-ensembles. Entre-temps, nous travaillons avec le logiciel dans tous les départements et nous avons notamment constaté que la vue d'ensemble du portefeuille et la concentration sur le noyau en tant que cockpit constituaient un grand avantage. Le planificateur peut ainsi négocier un portefeuille beaucoup plus important, qui change même deux à trois fois par jour".C'est la raison pour laquelle nous avons décidé d'utiliser le système de gestion de la logistique de Gigaset, explique Dirk Lörwink, Senior Manager Logistics Controlling chez Gigaset.

La vue de type cockpit est particulièrement utile, car elle permet aux collaborateurs d'accéder rapidement aux différents postes et d'agir en temps réel, par exemple pour modifier la planification préalable ou pour convenir des commandes avec les fournisseurs. De là, l'ensemble du processus de planification peut être contrôlé et il est possible de voir tous les détails et de passer à toutes les transactions pertinentes. Les économies de temps et d'argent réalisées grâce à la représentation et à l'analyse efficaces de l'évolution des stocks de matériaux sont énormes. Parallèlement, les ruptures de stock et les surstocks sont détectés à temps et des mesures appropriées peuvent être prises directement. "Pour nous, le soutien de GIB-Opérations est extrêmement important, car il augmente considérablement notre vitesse de travail".Nous sommes très satisfaits de la situation", déclare Lörwink. 

Lorsque Gigaset a pris la décision de changer de système et de s'engager résolument sur la voie du cloud public, la question de l'intégration des sous-systèmes et des interfaces actuels s'est rapidement posée. Après avoir analysé l'étendue des fonctions dans le cloud, on a toutefois remarqué que l'outil avec une vue de type cockpit n'était justement pas inclus. Au lieu d'être présentées dans un tableau de bord clair, les fonctions sont disponibles dans le cloud sous forme d'applications. "Cela nous obligerait à travailler de manière plus fragmentée et nous ferait perdre énormément de vitesse".explique Lörwink.

"Quand il est devenu clair que des opérations importantes pour nous n'étaient pas incluses dans la version standard du cloud, nous avons contacté notre partenaire de solutions de longue date, ifm. Car c'était un 'no-go' pour nous de travailler sans le soutien supplémentaire que nous offre GIB-Opérations dans le domaine de la disposition. Les experts d'ifm étaient rapidement prêts à nous accompagner sur notre chemin vers le cloud et à y transférer les fonctionnalités les plus importantes des Opérations. Ils saisissent très bien les problèmes d'une production discrète et peuvent s'imaginer dans les tâches. Nous apprécions beaucoup cela".explique Andreas Tourneur, Vice President Order Center chez Gigaset. Dans le SAP Public Cloud, la solution s'appelle MRP view XLNce. Elle sera à l'avenir également disponible pour d'autres personnes intéressées dans le SAP Store.

Motiver le processus de changement

Actuellement, Gigaset est en pleine phase d'implémentation pour le passage à S/4 Hana, avec une équipe centrale travaillant dans un système de test. Le processus de changement ne se limite pas à l'implémentation technique. Les collaborateurs doivent également être convaincus que le nouveau système est tourné vers l'avenir et qu'il améliorera leur travail. Pour Lörwink, le passage au cloud est un changement de paradigme : "Jusqu'à présent, nous avions l'habitude de pousser le système là où nous le souhaitions. Maintenant, la direction s'est inversée. Selon la devise "Fit-to-Standard", nous devons nous conformer aux spécifications du système et y adapter nos processus".

Cette approche en tant que partie passive était un défi. Mais entre-temps, la nouvelle façon de penser s'est imposée et tous les collaborateurs sont motivés pour entreprendre la transition, notamment grâce à quelques réunions d'information ainsi qu'à des utilisateurs clés qui jouent le rôle de multiplicateurs.

Pendant le processus de changement, des sujets inattendus apparaissent toujours, mais ils sont bien amortis grâce à une équipe de projet engagée et au soutien externe d'ifm. "Nous sommes heureux que notre partenaire de longue date nous soutienne non seulement sur le plan logiciel, mais aussi sur le plan du contenu. Les experts pensent en termes de processus de la chaîne d'approvisionnement et comprennent parfaitement nos exigences en matière de processus. Grâce à leur expertise, ils nous aident à transformer nos processus pour le cloud".a déclaré Tourneur.

Avantages stratégiques

L'objectif est de passer entièrement au cloud public avec le système en 2023. "Nous sommes conscients qu'une mise en service dans ce nouvel environnement est risquée, mais nous nous sommes très bien préparés grâce à des projets et des tests agiles. Avant le go live, nous nous donnons six mois pour le contrôle. Bien sûr, il reste un risque résiduel, mais nous sommes très motivés et nous voulons absolument créer la standardisation de nos processus"., annonce Schlingemann.

Pour Gigaset, le passage au Cloud est surtout intéressant d'un point de vue stratégique. L'entreprise accepte une phase de préparation relativement longue pour pouvoir ensuite profiter pleinement des avantages. Il s'agit notamment de processus plus rapides et plus transparents, d'un accès mobile à une base de données en temps réel, de l'évolutivité et de la nouvelle possibilité de connecter des partenaires via des interfaces.

"Avec l'offre du cloud public pour S/4 Hana, SAP a créé un super outil pour les moyennes entreprises dans lequel elles peuvent reproduire leurs processus. Même si certaines fonctions manquent, le cloud nous permet d'intégrer des fournisseurs comme ifm, qui sont importants pour nous, via des interfaces web".C'est ce que résume Schlingemann.

Maintenant que certaines fonctionnalités essentielles pour le go live ont été transférées du GIB-Operations vers le Cloud en tant que MRP view XLNce, Gigaset espère que d'autres fonctionnalités suivront bientôt. "Nous sommes très heureux de continuer à travailler en étroite collaboration avec Gigaset et de nous retrouver sur un pied d'égalité. Il est prévu de continuer à développer ensemble des solutions claires et avancées pour l'optimisation des processus dans le design SAP Fiori. Notre objectif est de soutenir au mieux l'utilisateur dans son travail opérationnel et stratégique".Le système de gestion des stocks d'ifm est une solution idéale pour la gestion des stocks, dit Christof Weyand, Product Manager Procurement, Inventory et IIoT chez ifm.

Conclusion de Fit-to-Standard

Les entreprises sont aujourd'hui confrontées au défi de faire preuve de plus d'agilité et de flexibilité. C'est souvent en période de crise que des processus et des modèles commerciaux entiers sont passés au crible afin de les alléger. Le cloud public est porteur d'avenir pour préparer les systèmes ERP établis à de nouveaux modèles opérationnels et commerciaux numériques. Afin de standardiser les processus, le fabricant allemand de produits et de solutions de communication Gigaset a décidé de passer au cloud public lors du passage à S/4. Dans la phase actuelle d'implémentation et de test, l'assistance technique et le conseil d'ifm (auparavant GIB), partenaire de solutions de longue date, sont particulièrement précieux pour assurer le bon déroulement du processus de changement et transférer les fonctionnalités essentielles dans le nouvel environnement.