Achat sans rupture de média

Lorsqu'il s'agit de lancer un appel d'offres et de soumettre une offre pour des besoins spécifiques, les solutions eRfx (Electronic Request for x) permettent une communication simple et rapide entre les achats et les fournisseurs.

Ils sont donc supérieurs aux outils d'appel d'offres traditionnels, dont la complexité dépasse souvent désespérément les deux parties. SAP Supplier Relationship Management (SRM) ne fait pas exception à la règle et impose aux utilisateurs des fonctions d'appel d'offres avec d'innombrables champs de saisie - souvent superflus.

La migration vers S/4 Hana ne semble pas non plus apporter de solution, car SAP ne met plus à disposition que des processus d'appel d'offres rudimentaires avec le nouveau module Sourcing and Procurement.

La plateforme de collaboration SAP Ariba serait-elle encore envisageable - mais elle est plus adaptée aux processus d'achat standardisés qu'aux organisations d'achat ayant des exigences spécifiques à un secteur ou à une région.

Et c'est ce que font la plupart des entreprises et des institutions publiques en Allemagne. De plus, de nombreux utilisateurs sont réticents à l'idée de stocker des données commerciales sensibles dans un cloud public comme Ariba.
Pas d'informations inutiles

Les outils modernes eRfx (Electronic Request for x) permettent aux clients SAP d'éviter ce dilemme. "x" est alors un caractère de remplacement pour le prix ou des offres concrètes concernant les travaux, les livraisons ou les services demandés.

Les outils eRfx simplifient considérablement les processus d'appel d'offres opérationnels pour les acheteurs et les fournisseurs, car ils se limitent à l'échange d'informations nécessaire et offrent des interfaces utilisateur claires.

Des champs de texte flexibles et intuitifs avec des fonctions de questionnaire permettent aux acheteurs de formuler rapidement et facilement leurs exigences et de les envoyer aux soumissionnaires sélectionnés.

Informés en temps réel par e-mail des nouveaux appels d'offres, les fournisseurs peuvent répondre aux demandes et soumettre leur offre en quelques clics.

Si des dossiers électroniques sont intégrés dans les outils eRfx, il est possible d'y télécharger des documents supplémentaires ou des dessins de construction avec lesquels les acheteurs concrétisent leurs exigences.

Après avoir reçu toutes les offres possibles, l'outil eRfx les évalue automatiquement et filtre la meilleure. Si d'autres critères que le prix sont pris en compte dans l'évaluation, comme la fiabilité ou les certifications existantes d'un fournisseur, une matrice supplémentaire est disponible, qui permet une sélection ciblée jusqu'au niveau des positions.

Comme toutes les étapes sont automatisées, les outils eRfx permettent aux utilisateurs d'économiser beaucoup de temps, d'argent et de papier, et contribuent en outre à réduire les taux d'erreur. Parallèlement, ils garantissent une attribution uniforme et transparente des marchés, ce qui minimise les risques de corruption.

Les solutions eRfx sont donc parfaitement adaptées pour répondre à la demande croissante d'outils d'appel d'offres performants. Celle-ci se fait sentir aussi bien dans les entreprises que dans les institutions publiques allemandes, d'autant plus que depuis octobre 2018, celles-ci sont tenues, en vertu du nouveau droit européen des marchés publics, de traiter de manière entièrement numérique les procédures d'appel d'offres et d'attribution des marchés de travaux, de fournitures et de services à partir d'une certaine taille.

Remplacement progressif possible

Pour les clients SAP existants, 2bits met à disposition un outil qui peut être utilisé comme add-on à SRM, ERP et S/4 ou comme logiciel autonome. En tant que complément à la solution d'achat SAP, l'add-on comble la lacune créée par les fonctions d'appel d'offres peu conviviales de SRM.

En revanche, ceux qui utilisent eRfx de manière "autonome" peuvent en faire un point de départ pour le remplacement des processus d'approvisionnement SAP. Cette procédure est recommandée pour toutes les organisations d'achat basées sur SAP qui ne souhaitent pas passer à S/4-Sourcing et Procurement, car le module d'achat fonctionnellement allégé ne répond pas à leurs exigences.

L'introduction d'eRfx offre la possibilité de passer à des solutions équivalentes d'autres fournisseurs, qui permettent d'automatiser de bout en bout l'approvisionnement et la gestion des fournisseurs.

Ainsi, l'enquête de DSAG sur l'état de la numérisation dans les entreprises membres a clairement montré que dans de nombreux cas, ce sont des causes spécifiques - à savoir informatiques, techniques et fonctionnelles - du côté des solutions SAP qui entravent la transformation numérique. Cela vaut également pour les processus d'approvisionnement.