Digital Access, passager clandestin de S/4 Hana

Outre le passage technique à S/4 Hana, les clients SAP doivent également transférer leurs licences SAP existantes dans le nouveau monde. Il faut déterminer quelles licences sont disponibles, quels produits seront nécessaires à l'avenir et comment la double utilisation sera réglée pendant la phase de transition. Chaque point en soi est par conséquent laborieux et peut avoir des conséquences coûteuses si quelque chose est négligé.

Le danger est que le thème de l'utilisation indirecte et de l'accès numérique soit introduit par SAP dans le contrat sans en parler explicitement. Il s'agit pourtant d'un choix fondamental pour l'avenir. Celui qui acquiert une licence Digital Access accepte par contrat que les documents importés dans le système SAP via des interfaces soient soumis à une licence.

Jusqu'à présent, ce sujet a fait l'objet d'une controverse juridique. Il existe notamment deux plaintes auprès de l'Office des cartels contre cette exigence de SAP. S'il était donc possible jusqu'à présent de refuser par principe l'obligation de licence pour l'utilisation indirecte, après l'octroi de la licence Digital Access, on ne peut plus que se disputer sur le nombre et négocier le prix.

Licencier l'accès numérique signifie que tous les documents qui n'ont pas été créés par des utilisateurs de Dialogus et qui ne proviennent pas d'autres systèmes SAP sont soumis à une licence. Il s'agit également des documents saisis en déplacement par un commercial sur sa tablette via une application qu'il a lui-même écrite, bien que ce collaborateur possède également une licence d'utilisateur pour travailler avec S/4 Hana au bureau.

Avec Digital Access, SAP voulait traiter le thème de l'utilisation indirecte de manière transparente avec une métrique clairement mesurable. Cela a été mis en œuvre de telle sorte qu'en cas de doute, tout ce dont il n'est pas possible de prouver que le document provient d'un utilisateur de dialogue ou a été transféré d'un autre système SAP est soumis à une licence.

Avec la technologie SAP Passport, SAP voulait faire en sorte que ces derniers documents puissent être identifiés. Malheureusement, cette technologie ne fonctionne pas de manière fiable et présuppose que tous les systèmes impliqués disposent d'un état de patch moderne. Ainsi, c'est au client qu'il incombe de prouver quels documents comptés ne sont pas soumis à une licence.

Passage à la licence S/4

Tous ceux qui s'engagent dans le Digital Access devraient négocier nettement à la baisse les prix catalogue extrêmement élevés et limiter également par contrat les futures augmentations de prix. La détermination des documents non soumis à licence, mais comptés, ne devrait être vérifiable que de manière crédible, une preuve exacte sera souvent techniquement impossible.

Pour ne pas se retrouver avec des obligations de licence incalculables, il est indispensable de procéder à une estimation des documents soumis à licence. L'outil que SAP met à disposition à cet effet n'en est que très partiellement capable. Cela a pour conséquence que les quantités réelles sont sous-estimées.

Au plus tard lors de l'octroi de la licence Digital Access, il est très important d'analyser tout le trafic de données vers le système SAP afin de pouvoir déterminer combien de documents résultent de la communication de SAP à SAP. Chaque nouvelle interface doit absolument être évaluée en termes de licence avant d'être réalisée, afin de tenir compte des coûts consécutifs.

La migration vers S/4 est une tâche herculéenne pour toute entreprise. Celles qui n'ont pas assez de ressources pour s'occuper suffisamment de l'accès numérique devraient conclure un contrat S/4 sans ce nouveau produit. Entre-temps, SAP l'autorise, car de nombreux clients ne sont pas prêts à en assumer les risques. Les anciennes règles s'appliquent alors, avec toutes les zones d'ombre et beaucoup de place pour des accords individuels.

Connaître les pièges de la licence S/4 et en tenir compte dès maintenant dans les négociations permet d'éviter les risques et d'asseoir l'avenir contractuel avec SAP sur des bases solides.