Accès direct aux données de base et aux données de mouvement SAP

Que ce soit dans les aéroports, les centrales thermiques ou d'autres installations industrielles, les appareils de commutation de Kraus & Naimer garantissent un démarrage et un arrêt sûrs. Le groupe mondial, qui emploie 900 personnes dans six usines et 18 sociétés de distribution, est notamment le leader international du marché des commutateurs à cames.

Comptabilité 4.0

Depuis environ un an, le traitement des factures est automatisé et embarqué dans SAP avec le logiciel Tangro. Le système assure une efficacité et une transparence accrues dans le domaine de la comptabilité et fait ainsi office d'accélérateur de processus.

"Avec Tangro, nous faisons désormais de la comptabilité 4.0"

explique Johann Schübl, responsable du projet chez Kraus & Naimer.

La comptabilité financière au siège viennois de l'entreprise est conçue comme un centre de services partagés pour l'Autriche, l'Italie et l'usine de production en Allemagne. Ne serait-ce qu'en raison des longues distances entre les sites gérés, le traitement manuel des factures était fastidieux et long.

A cela s'ajoutaient des pertes de temps supplémentaires. Ainsi, chaque facture entrante - généralement un document papier - devait passer par différentes étapes avant d'être enregistrée dans SAP : D'abord au service des achats pour l'annotation manuscrite de l'imputation, ensuite à la comptabilité où les contenus importants étaient tapés, ensuite à l'acheteur responsable ou à la direction pour la validation, et de là de nouveau à la comptabilité pour l'enregistrement dans SAP.

Cinq à dix jours pouvaient ainsi s'écouler avant que la facture ne soit réglée. Il n'y avait pas de documentation sur le processus de validation, ni de vue d'ensemble des documents ouverts.

"Nous étions en quelque sorte en train de voler à l'aveuglette".

se souvient Johann Schübl.

Mise en œuvre

Avant d'opter pour Tangro comme solution de traitement automatisé des factures, Schübl avait brièvement envisagé un produit moins proche de SAP - un détour dans le processus de sélection grâce auquel le spécialiste SAP sait maintenant d'autant plus précisément ce qui est vraiment important pour un traitement efficace des factures : l'intégration complète dans SAP.

"Avec Tangro, nous disposons d'une solution standard pour l'ensemble du groupe, qui est embarquée dans SAP et offre donc un accès direct aux données de base et aux données de mouvement SAP, sans passer par une extraction de données".

Toujours déterminant :

"Le système prend en charge toutes les normes SAP pertinentes dès le départ. Qu'il s'agisse de coûts indirects d'acquisition non planifiés, d'écritures inter-sociétés ou de factures d'acompte avec comptabilisation de la TVA déductible : avec Tangro, ces normes SAP sont tout simplement là".

Enfin, le système offre une mise en œuvre "ultra-rapide". Il n'a fallu que deux semaines entre la signature du contrat et la mise en service, et l'implémentation elle-même a eu lieu en une seule journée.

"Avec Tangro, on peut vraiment aller extrêmement vite en direct".

Harald Zeller, fondé de pouvoir et responsable des finances et de la comptabilité chez Kraus & Naimer, est tout aussi impliqué que le chef de projet Johann Schübl :

"Nous sommes très satisfaits de Tangro. Même du point de vue du prix, le logiciel s'est avéré être le bon choix".

Kraus & Naimer reçoit environ 30.000 factures par an. Grâce à l'automatisation, 60 à 70 % de ces documents peuvent désormais être directement comptabilisés sans traitement ultérieur par le service comptable.

Ce pourcentage s'applique même aux sociétés dans lesquelles SAP MM n'est pas utilisé et qui ont donc des factures sans référence à une commande. L'élément déterminant de cette énorme augmentation de l'efficacité est la possibilité d'enregistrer des objets d'imputation pour chaque fournisseur, qui sont ensuite tirés automatiquement.

Même si aucune commande n'a été créée dans SAP, le système reconnaît ainsi immédiatement ces données importantes pour la comptabilisation. Les activités chronophages liées au traitement des factures sont ainsi complètement supprimées : plus de notes manuscrites ni de saisie des contenus.

Le document peut être traité immédiatement s'il n'y a pas d'incohérence :

"Il suffit d'appuyer sur un bouton pour que la facture soit comptabilisée en quelques secondes".

dit Johann Schübl.

Validation également pour les utilisateurs non-SAP

Pour les factures sans référence à une commande, en cas de différences avec la commande ou lorsqu'une validation est nécessaire, le Tangro Business Workflow entre en jeu. Pour cela, le comptable transmet le document au collaborateur responsable en appuyant simplement sur un bouton de Tangro.

Celui-ci peut alors compléter les informations manquantes, commenter les faits ou valider le document d'un simple clic de souris. Cette dernière option est également possible pour les utilisateurs non SAP, où qu'ils soient, par le biais d'un smartphone ou d'une tablette - une option qui a fait ses preuves, notamment pour les collaborateurs au niveau de la direction. Et qui contribue encore à accélérer les processus, car il n'est plus nécessaire d'attendre que le collaborateur responsable soit de retour au bureau.

Comme l'exige la loi, l'ensemble du processus de vérification est documenté et traçable, et ce dès le début. Dès que la facture fournisseur est scannée, elle est mentionnée dans le livre d'entrée.

"L'ensemble du processus order-to-pay est devenu transparent, ce qui est essentiel lorsque l'on travaille avec des centres de services partagés. La planification des liquidités peut désormais être beaucoup plus précise".

a déclaré Schübl.

La réorganisation des processus au sein même du service des achats a également contribué à l'optimisation des processus. D'une part, la réception de factures électroniques par e-mail a été accélérée, si bien qu'aujourd'hui, environ 60% des factures arrivent sous forme électronique au format PDF - tendance à la hausse.

Et d'autre part, dans les sociétés de distribution où SAP MM est utilisé, toutes les commandes sont désormais créées dans SAP. Ainsi, un contrôle a déjà lieu pendant la commande, de sorte que les données de facturation sont normalement correctes et que le processus de contrôle est encore plus facile.

Déploiement

Kraus & Naimer a également optimisé son matériel informatique : le même matériel et le même logiciel de numérisation sont utilisés dans toute l'entreprise, ce qui facilite considérablement la gestion informatique. Chaque entreprise dispose d'un PC de numérisation et d'un scanner centralisés, qui sont achetés, installés et testés en Autriche avant d'être envoyés dans les différentes filiales.

Le déploiement est donc très simple :

"Brancher et démarrer - il n'y a pas plus rapide".

a déclaré Johann Schübl.

Il est donc certain que l'introduction en Hollande, qui est actuellement en cours, se déroulera également sans problème. Et aussi parce que l'utilisation du système (SAP look and feel) est si simple qu'une formation d'une heure suffit amplement pour que les comptables sur place puissent utiliser le système.

Il n'est donc pas étonnant que les avantages de la vérification automatisée des factures se soient répandus dans toute l'entreprise.

"La demande est énorme dans toutes les sociétés"

dit Schübl.

"Tout cela est devenu une évidence".

Brève interview

SAP-embedded

Trois questions au fondateur et directeur de Tangro, Andreas Schumann.

Vous qualifiez vos solutions de traitement automatisé des documents entrants de SAP-embedded - qu'est-ce que cela signifie exactement ?

Andreas Schumann : Chez Tangro, la validation - c'est-à-dire la comparaison du contenu des documents reconnus avec les données ERP existantes - a déjà lieu en temps réel et de manière intégrée à SAP.

Quels sont les avantages pour vos utilisateurs ?

Schumann : Nous garantissons ainsi un traitement des documents entrants sans rupture de média. Lors de la validation, il existe un accès direct aux données SAP sans aucun effort d'interface.

En outre, tous les avantages de l'environnement SAP sont disponibles, comme le concept d'autorisation SAP, le système de transport SAP et l'environnement de développement SAP. Et les utilisateurs travaillent dans l'environnement SAP auquel ils sont habitués.

Est-ce que cela différencie votre logiciel des autres solutions de traitement des documents entrants dans SAP ?

Schumann : Oui. Les solutions courantes de traitement automatisé des documents entrants se situent en amont du système SAP. Elles nécessitent donc leur propre environnement de serveur et requièrent une extraction de données avant de pouvoir procéder à la validation. C'est généralement aussi le cas lorsque les solutions ne sont représentées que dans la pile SAP NetWeaver.

Fiche de projet

Entreprise : Kraus & Naimer Production

Siège de l'entreprise : Vienne, Autriche

Secteur d'activité : appareils de commutation électroniques

thème : traitement automatisé des factures

Volume des documents : 30.000 factures/an

230 utilisateurs

SAP ERP 6 et EHP7