Adieu au scanner ?

Ce qui est devenu un standard dans de nombreuses entreprises au cours des dernières années fera bientôt partie du passé. Le processus "numériser les factures entrantes et les lire par OCR pour les transmettre à un workflow de validation électronique" en fait partie.

Les factures sont de plus en plus transmises par voie purement électronique. Le papier disparaît. Cette évolution a été rendue possible par la loi sur la simplification fiscale adoptée en 2011.

En l'espace d'un an seulement, la part des factures PDF est déjà passée à dix ou quinze pour cent. D'ici cinq à dix ans, le marché des solutions de numérisation dans le domaine de la saisie et de la classification automatiques des factures entrantes n'existera donc déjà plus, les factures entrantes arriveront alors presque à 100 % sous forme numérique dans l'entreprise.

Les solutions de réception de factures utilisées jusqu'à présent par les entreprises, avec le workflow de validation qui s'ensuit, sont axées sur la reconnaissance OCR, les fonctions de réception et de transmission des factures électroniques sont tout au plus proposées comme composants annexes.

Or, une approche moderne devrait prévoir de ramener le workflow de validation là où il doit être, c'est-à-dire dans le système SAP, et d'adapter tous les processus en amont à la situation.

Donc d'installer un lecteur de factures qui n'est plus réglé sur l'OCR, mais qui détermine si le format électronique fourni est valide et si la facture est valable, et qui lance ensuite un workflow de validation dédié.

Avec le DocumentRouter KGS, KGS a développé une solution qui est jusqu'à présent la seule sur le marché à pouvoir traiter tous les canaux d'entrée liés à une transmission IP, y compris les factures électroniques. L'outil apprend à utiliser de nouveaux formats d'entrée et de nouveaux canaux à l'aide des paramètres modifiés du cadre.

Si, à l'avenir, les documents entrants sont essentiellement numériques, la question suivante se pose : Quelle valeur ajoutée les utilisateurs SAP peuvent-ils générer à partir de ces documents ou comment peuvent-ils les relier aux documents SAP ?

Pour ce faire, les métadonnées sont extraites des sources électroniques et les objets de gestion SAP pertinents sont identifiés grâce à elles. Les documents sont ensuite reliés à ces derniers. C'est ainsi qu'une entreprise obtient un traitement des documents entrants entièrement automatisé avec une qualité de données extrêmement élevée - sans numérisation ni OCR.

C'est précisément ce scénario qui se produit par exemple avec les factures ZUGFerD : les données structurées qu'elles contiennent peuvent être extraites et associées à des opérations SAP. L'entreprise peut alors effectuer des écritures comptables en grande partie "en noir", c'est-à-dire sans autre intervention manuelle.

Ou bien les données sont tellement enrichies d'informations qu'elles permettent déjà de déterminer le collaborateur adéquat et de lancer le workflow correspondant.

Le document proprement dit ou ses données n'ont plus besoin de passer par SAP. Au contraire, le système d'archivage est directement sollicité et seules les métadonnées, c'est-à-dire la plus petite partie des informations, sont transmises à SAP. Résultat : la génération de charge est visiblement moins importante.

Des clients de numérisation avec de nouvelles tâches dans le domaine du papier

La numérisation ne disparaîtra pas complètement, bien au contraire. Les tâches d'une solution de numérisation vont toutefois se déplacer, s'éloignant du traitement de masse par lots des factures et des bons de livraison, pour se concentrer sur des tâches spéciales.

Numériser spontanément et rapidement des documents contractuels ou de la correspondance client sur le lieu de travail, telle est la future mission des clients de numérisation. Jusqu'à présent, les employés devaient toujours se servir de l'imprimante multifonction (MFD) la plus proche.

Les composants de numérisation passent donc de la boîte de réception centrale au poste de travail de l'employé. Les employés du service des ressources humaines ou d'autres utilisateurs clés disposent d'un scanner à leur bureau, tandis que les utilisateurs dont les besoins de numérisation sont moindres continuent d'utiliser leur MFD pour numériser les originaux papier.

Ils ont tous deux besoin du client de numérisation pour un traitement simple des images. L'intégration SAP du client de numérisation est importante. Elle permet de classer dans SAP n'importe quel objet via les services SAP pour l'objet en cliquant avec le bouton droit de la souris. L'archivage simultané dans SAP est particulièrement important pour la nouvelle numérisation des postes de travail.

C'est pourquoi le ScanClient KGS permet de piloter et de classer/archiver directement les documents numérisés à partir de l'interface utilisateur graphique SAP. Il est ainsi possible de réaliser des scénarios de réception du courrier centralisés ou décentralisés.

Par exemple, les documents sensibles peuvent être saisis directement sur le poste de travail SAP à l'aide d'un scanner de documents et attribués automatiquement à l'objet de gestion SAP correspondant. Il est également possible de procéder facilement à une numérisation de masse avec reconnaissance automatique des codes-barres ou à une saisie de documents pour les transmettre automatiquement à un flux de travail SAP.

Gestion des profils de numérisation et des licences

Un plus grand nombre de scanners, utilisés par différents utilisateurs occasionnels, signifie également plus de travail d'administration. Les serveurs de numérisation permettent de gérer rapidement et intuitivement les profils de numérisation et les licences à partir d'un emplacement central.

C'est précisément dans ce but que la PBC a développé son KGS ScanServer. Il gère les profils créés localement dans des groupes de profils. Ceux-ci peuvent ensuite être attribués à n'importe quel utilisateur en quelques clics de souris seulement.

Les nouveaux utilisateurs sont ainsi en mesure d'utiliser en un tour de main des profils déjà existants. Il n'est donc plus nécessaire de réinitialiser les profils de numérisation après un changement de matériel.

Grâce à un système de versionnement automatique, tous les clients de scan reçoivent toujours les profils les plus récents en "pull", il n'est pas nécessaire de les distribuer manuellement. Les licences d'analyse sont gérées par poste de travail et peuvent être attribuées ou libérées facilement et directement.

Ne pas partir à n'importe quel prix

Lorsqu'il s'agit de la réception d'informations entrantes et de leur traitement ultérieur, il apparaît déjà aujourd'hui que l'accès traditionnel par numérisation et OCR est bientôt dépassé. En effet, de plus en plus de documents sont reçus par voie électronique et peuvent donc être traités de manière automatisée et reliés à des processus internes.

Les solutions de numérisation seront donc à l'avenir surtout utilisées à des postes de travail individuels pour le traitement de tâches spéciales. Ce n'est plus le professionnel à plein temps qui scannera sur le scanner à haute performance, mais l'utilisateur occasionnel sur le scanner du poste de travail.

Pour éviter d'augmenter les frais d'administration, il est recommandé d'utiliser des serveurs de numérisation spéciaux. Ils permettent de gérer les profils de scan et les licences de manière rapide et intuitive à partir d'un poste central.