ABB économise 300 000 euros - L'ancien système est arrêté en six semaines

Les acquisitions et les ventes d'entreprises sont devenues un moyen populaire de réagir plus rapidement aux changements du marché et d'augmenter sa propre capacité d'innovation. L'agilité des entreprises doit toutefois se refléter à tous les niveaux afin d'obtenir des effets de synergie optimaux lors de la fusion et de la scission d'entreprises et de parties d'entreprises. Cela vaut en particulier pour l'informatique.

En 2018, la division turbocompresseurs d'ABB a racheté Tekomar, une petite entreprise d'ingénierie de Winterthour. Leur logiciel de diagnostic et de conseil permet d'optimiser les performances et la durée de vie des moteurs diesel marins et s'intègre parfaitement à l'offre d'ABB Turbocharging.

"Les logiciels et le savoir-faire de Tekomar sont très précieux pour ABB Turbocharging. Cependant, en octobre dernier, le département M&A nous a contactés pour nous informer que les licences de la solution cloud-ERP de Tekomar expireraient fin février 2019".

rapporte Hock-Ann Tan, IS Project Manager chez ABB.

"Notre tâche consistait donc à trouver, en quatre mois seulement, une solution moins coûteuse et plus simple pour la période suivant le transfert des données Tekomar dans le système SAP central".

La solution devait être convaincante tant sur le plan technique que sur celui de la gestion. En effet, pour des raisons juridiques, les anciens systèmes ne peuvent pas être désactivés aussi facilement après la migration de leurs données.

Enfin, les données et documents anciens doivent être conservés sans modification pendant les périodes de conservation prescrites par la loi - dans ce cas, pendant 13 ans au total.

Hock-Ann Tan et son équipe ont donc été confrontés au défi de trouver une solution technique au problème des données héritées, qui soit en outre nettement moins coûteuse que la poursuite de l'exploitation de l'ancienne solution à son niveau actuel.

"D'un point de vue technique, nous avions en principe trois possibilités"

dit Hock-Ann Tan.

"Premièrement, une poursuite de l'exploitation de l'ancienne solution fortement réduite, si le fournisseur l'autorise. Deuxièmement, une solution d'archivage pour les anciennes données qui soit adaptée à la technologie du fournisseur et qui puisse garantir la sécurité de révision des données par ce biais.

Et troisièmement, une approche indépendante du fabricant et du système, grâce à laquelle nous pouvons extraire les anciennes données indépendamment de la migration vers notre système SAP et les conserver en toute sécurité juridique".

Comme la première option aurait été trop chère et qu'aucune solution d'archivage adaptée n'était en place chez ABB en raison de la stratégie SAP, il ne restait que la troisième option.

"Une recommandation nous a toutefois rapidement orientés vers la solution JiVS des Data Migration Services suisses".

La plateforme de gestion de l'information est entièrement basée sur Java et est donc indépendante du système et de la plateforme. Sa procédure d'extraction et de conservation des données à l'épreuve des révisions est certifiée par des experts comptables suisses, ce qui garantit la sécurité juridique lors des révisions internes et des audits externes.

En effet, JiVS classe toutes les données et tous les documents existants avec leur contexte commercial et documente chaque étape. Il est ainsi possible de prouver sans faille que les anciennes informations ont été reprises intégralement et sans modification du système hérité.

En cas de besoin, les utilisateurs spécialisés et les auditeurs accèdent simplement à ces informations via un navigateur, qui s'affichent comme s'ils travaillaient avec le système d'origine. Ils ne disposent toutefois que de droits de lecture. Autre avantage de l'accès par navigateur : JiVS peut être utilisé comme un service en nuage et ne doit pas être mis en œuvre chez le client.

"JiVS nous a immédiatement convaincus sur le plan technique. Mais la solution était également supérieure aux alternatives sur le plan économique".

rapporte Hock-Ann Tan.

En effet, les frais de licence annuels pour l'ancienne solution s'élevaient à environ 50.000 euros. En revanche, les frais de service pour JiVS as a Service ne dépassent pas 10.000 euros par an. Ainsi, le projet JiVS est déjà rentable au bout d'un an.

Le contrat a été scellé début décembre, de sorte que les travaux de reprise des anciennes données ont pu commencer. Une analyse du stock d'informations a montré que pour certaines données de facturation, il fallait encore imprimer les documents de facturation correspondants sous forme de fichiers PDF.

Pour l'essentiel, les informations à reprendre étaient des données et des documents relatifs aux commandes, aux factures, aux créances et aux dettes.

Une fois tous les travaux préparatoires effectués, y compris l'impression de PDF et l'implémentation d'une méthode de transfert de données sécurisée au moyen de Secure FTP, la reprise des anciennes informations sur JiVS a également pu avoir lieu avant Noël.

Le jour de la Saint-Valentin 2019, les comptes utilisateurs de l'ancien système ont été supprimés dans le cloud. Le projet a ainsi pu être respecté avant l'expiration des délais de licence, de sorte qu'il n'y a plus eu de frais supplémentaires pour l'ancien système, comme prévu.