Contemporain pour 180.000 cas de paiement

Le centre de services IPEMA (ISC) de l'Office régional des finances (LfF) à Coblence s'occupe de la maintenance et du développement. L'adaptation du contenu des tableaux, des schémas et des règles de décompte ainsi que la documentation des versions conforme aux exigences de la révision étant un processus très complexe, l'entreprise s'est mise à la recherche d'un prestataire de services pour des solutions SAP individuelles. En conséquence, le CSI a introduit début 2013 le FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) et un an plus tard le FIS/hrd Copy Compare Convert (CCC). Ces composants facilitent considérablement le processus de mise à jour de la paie et le rendent révisable.

Des défis majeurs

SAP HCM - appelé en interne "système intégré de gestion des ressources humaines", ou IPEMA - a été introduit en 2011, après que le Conseil des ministres ait décidé en 2007 de remplacer les processus existants de gestion des ressources humaines dans l'administration du Land de Rhénanie-Palatinat.

Le nouveau système intégré de gestion du personnel et des rémunérations devait être basé sur un logiciel standard ; c'est ainsi que SAP a été utilisé. Aujourd'hui, 180.000 décomptes sont établis chaque mois. L'Office régional des finances de Coblence compte 600 employés. Rien que 280 employés sont chargés des décomptes. Dans l'ensemble du pays, 1200 autres collaborateurs s'occupent de la gestion du personnel dans le système de paie IPEMA basé sur SAP HCM. Environ 40 personnes s'occupent du système SAP à partir de Coblence. Le centre de service IPEMA (ISC), un service autonome situé dans les locaux de l'Office des finances du Land, a entre-temps développé de nombreux domaines clients et procédures du Land ; IPEMA couvre ainsi un large cadre professionnel.

Le travail avec SAP a posé de grands défis à l'administration. En effet, les schémas et les règles de facturation changent constamment en raison de nouvelles réglementations tarifaires et légales, et le CSI doit parfois développer lui-même des règles. Une tâche qui, pour les informaticiens non qualifiés, ne peut être accomplie qu'avec l'aide de conseillers externes. L'analyseur de schémas et de règles FIS/hrd s'est finalement avéré être la solution optimale, répondant aux exigences en matière d'analyse, de traitement et de documentation des schémas, règles et tableaux.

FIS/hrd a été implémenté à deux endroits au sein de l'organisation ISC : Dans l'exploitation des applications, où le Customizing des schémas, des règles et des rubriques a lieu, et dans le contrôle de la paie. En mode application, le logiciel remplace les transactions standard SAP PE01 et PE02 par ses propres transactions ou les complète par d'autres fonctions. Après une très courte période d'adaptation, les utilisateurs ont ressenti un allègement de leur travail, car les tâches pouvaient être exécutées beaucoup plus facilement et rapidement. Les tests de régression effectués une fois par mois par le CSI à des fins d'assurance qualité en sont un exemple. Tous les développements sont alors validés à titre d'essai avant d'être réellement introduits dans le système de production.

Tester, copier, comparer

Grâce à l'analyseur de schémas et de règles FIS/hrd, toutes les modifications effectuées dans le système sont également protégées contre les révisions. Chaque modification apportée au contrôle des cycles de facturation est enregistrée par le logiciel de manière à garantir la sécurité de la révision. En cas de contrôle, le CSI peut à tout moment consulter les données et mettre en évidence les différences, ce qui lui permet d'exercer un contrôle maximal dans le domaine des cycles de facturation. Grâce à sa fonction de prise de notes, l'outil permet une documentation complète et compréhensible ; les objets sont automatiquement versionnés lors de la validation du transport. Les versions sont créées avant chaque décompte à des fins de révision et d'analyse ultérieure. Avant l'importation des Service Packs SAP, elles servent à la comparaison.

Après avoir travaillé pendant environ un an avec le composant SRA, l'Office national a mis en service au printemps 2014 le deuxième composant FIS/hrd - CCC - qui est surtout utilisé pour l'anonymisation des données des collaborateurs à des fins d'analyse, de formation ou de mise à jour du système. "C'est justement lorsque nous développons de nouvelles solutions pour les cas de paie que celles-ci doivent d'abord être mises en place. Au lieu de partir de zéro, FIS/hrd CCC nous permet de cloner des cas, puis de les rendre complètement anonymes pour la protection des données ; et ce non seulement pour des cas individuels, mais aussi pour un très grand nombre", explique Andreas Biringer, ISC Application Operations, pour illustrer les avantages de la solution. 

Outre la copie, la comparaison des résultats de paie joue un rôle très important pour le centre de services IPEMA. Comme la fonction de comparaison et de contrôle des résultats ne répondait pas encore entièrement aux besoins du CSI, la solution a été développée par FIS-ASP pour répondre exactement aux exigences du client.

Les fonctions complètes d'analyse et de comparaison de FIS/hrd CCC permettent d'analyser les données du point de vue de chaque collaborateur, mais aussi, par exemple, de plusieurs départements. Le plus important : les modèles sont conformes aux directives en vigueur en matière de protection des données. FIS/hrd CCC montre quelles données dignes de protection sont présentes dans le système SAP et détermine les entrées personnelles à différents niveaux d'analyse. Les données peuvent ensuite être traitées en conformité avec le RGPD de l'UE. Outre ces tâches, de nouveaux domaines d'application s'ajoutent constamment, dans lesquels les fonctionnaires administratifs profitent des fonctions polyvalentes de l'outil FIS.

Le CSI et FIS collaborent avec succès depuis près de dix ans. Les utilisateurs ne pourraient plus se passer de l'outil FIS/hrd dans leur travail quotidien.