Couverture des risques financiers dans le cadre de la transition numérique

Pour les entreprises, les scénarios du changement numérique sont de plus en plus complexes et entraînent des risques financiers dans divers projets de transition. Les conditions préalables à la couverture de tels risques sont des analyses spécifiques à chaque cas et un transfert de certains risques de projet au niveau du programme au moyen de solutions de transfert de risques d'un nouveau genre.

Alors que certaines organisations ont déjà intégré les nouvelles technologies dans leurs activités opérationnelles quotidiennes, d'autres se demandent comment approcher ces nouvelles possibilités, identifier les domaines d'application rentables et les exploiter pour elles-mêmes. Que les projets individuels soient déjà mis en œuvre ou qu'ils soient encore dans le pipeline de l'innovation dans le cadre de programmes de transition globaux, il est difficile pour les entreprises d'identifier les risques en aval qui résultent de scénarios informatiques de plus en plus complexes.

En ce qui concerne l'interopérabilité des systèmes logiciels en particulier, il est clair que les aspects commerciaux et juridiques ne sont pas suffisamment pris en compte. Ainsi, la rentabilité à long terme de l'introduction de nouvelles technologies ne dépend pas uniquement des coûts primaires, tels que l'achat, la mise en œuvre, l'exploitation et la maintenance, mais devrait plutôt être analysée en fonction des différents logiciels utilisés et des risques de licence qui en découlent.
Risques financiers

Ainsi, un facteur clé de succès pour les entreprises consiste à identifier et à gérer les risques financiers potentiels en plus du développement d'initiatives technologiques concrètes et de leur alignement sur les stratégies globales de numérisation et d'entreprise. Bien que les entreprises en transition numérique surveillent les risques opérationnels des projets, l'expérience pratique actuelle de KPMG montre qu'il n'est pas toujours possible de gérer tous les risques inhérents en raison de la grande complexité et des changements constants pendant les projets en cours. Cela est souvent dû à de nouvelles exigences pendant la transition, à un comportement d'utilisation modifié par les nouvelles technologies ainsi qu'à des dispositions complexes en matière de licences et de contrats.

Plus d'audits de licence

Parallèlement, en plus de la vérification annuelle de la validité des licences, le nombre d'audits de licences va augmenter de manière significative pour les organisations, selon les dernières études de marché de KPMG. Les nouvelles technologies sont au cœur de l'audit. On pense souvent à tort que le risque d'une licence erronée n'existe plus ou seulement dans une moindre mesure en cas d'utilisation basée sur la description. En réalité, c'est toujours le client qui est responsable de la conformité de l'utilisation des logiciels dans le cloud.

Avec la généralisation des bases de données de consommation et des systèmes de prix contingentés, le nombre d'utilisateurs de ces systèmes a augmenté.
En outre, les DSI ont de plus en plus de mal à surveiller et à contrôler les coûts générés en permanence. Alors que les coûts d'investissement et de maintenance des produits sur site sont relativement faciles à gérer, l'utilisation d'applications en nuage entraîne des dépenses de licence permanentes qui peuvent varier fortement en fonction de l'utilisation et des services étendus. La combinaison d'une complexité croissante et de l'augmentation des risques de contrôle et d'audit pour le cloud et/ou sur site offre un potentiel considérable de dommages financiers sous la forme d'astreintes et de pénalités.

Risques de licence cachés

Alors que les dimensions classiques du risque, comme l'architecture actuelle et future, restent pertinentes, de nouveaux aspects apparaissent, comme le cloud computing et les modèles d'exploitation associés, par exemple IaaS, SaaS, PaaS ou les modèles hybrides. La mise à disposition de licences existantes ou l'exploitation de services en nuage sur une plateforme ainsi que la gestion par des tiers sous forme d'accords de niveau de service sont incertaines quant à leur utilisation correcte. Dans les deux cas, les modèles de licence complexes, qui peuvent être conçus différemment pour chaque cas d'application et chaque éditeur de logiciels, entraînent des coûts liés au respect de la conformité ou sous la forme de paiements ultérieurs en cas de non-respect.

En outre, l'automatisation et la numérisation de nombreux processus commerciaux impliquent une interconnectivité accrue entre différents systèmes logiciels. Il en résulte ce que l'on appelle une utilisation indirecte, c'est-à-dire un accès au logiciel de base par le biais de programmes logiciels intermédiaires par des utilisateurs humains ou tout autre appareil ou système.

L'accès aux données en temps réel via des interfaces et des terminaux en constante évolution entraîne des coûts imprévisibles. Sauf s'il existe un accord contractuel pour l'utilisation indirecte, nombre de ces cas entraînent des frais de licence qui peuvent représenter une part importante du coût total du projet.

En outre, ces scénarios d'utilisation indirecte par des logiciels tiers ne sont pas seulement importants du point de vue des coûts, mais doivent être examinés tout au long de l'architecture IT-Enterprise en ce qui concerne les dispositions contractuelles et les licences de tous les fabricants utilisés. Or, c'est précisément cette identification des risques croisés pendant la mise en œuvre d'un projet en cours qui n'est guère possible en raison du manque de ressources et des délais impartis. Pour les entreprises et les consultants, il n'est tout simplement pas envisageable de gérer chaque dépendance possible vis-à-vis de systèmes tiers, tant sur le plan technique que sur celui des licences.

Utilisation indirecte

Depuis 2018, SAP répond à l'augmentation des accès indirects à son logiciel principal par un nouveau modèle de prix pour l'utilisation indirecte. Au lieu de mesurer l'utilisation sur la base du nombre d'utilisateurs directs (Indirect Access), le nouveau modèle compte le nombre total de documents initialement créés par des logiciels tiers indirects (Digital Access).

Le modèle de tarification numérique de SAP comprend neuf types de documents : Sales, Invoice, Purchase, Financial, Material, qui sont comptés par Line Items, ainsi que Service et Maintenance, Manufacturing, Quality Management et Time Management documents. Dans ce contexte, les transactions suivantes ne sont pas pertinentes pour le nouveau modèle de licence : Les mises à jour de documents, les opérations de lecture et de suppression ainsi que les documents en cascade créés sur la base d'un document.

Les clients peuvent certes choisir librement, mais uniquement de manière globale, entre l'accès indirect et l'accès numérique, mais pour de nombreux clients, il reste difficile de décider quel modèle est le meilleur, c'est-à-dire le plus rentable, dans un cas particulier et à long terme.

Alors que le modèle classique est souvent limité en termes d'évolution verticale et/ou horizontale de l'architecture technique, l'accès numérique supprime les limites de l'évolution technique et procédurale, notamment lorsque des cas d'utilisation (par exemple l'accès en lecture) ou des types de documents ne sont pas soumis à licence.

Il est donc nécessaire de déterminer tous les systèmes pertinents ainsi que les interfaces et les comptes sous-jacents, y compris les types de documents pertinents. Il convient ensuite de remettre en question les résultats des deux modèles en termes de rentabilité, d'utilité et de risque.

SAP propose à ses clients existants deux options techniques pour les aider à déterminer les documents pertinents. La note d'estimation détermine une estimation des documents produits au cours des douze derniers mois, dont l'exhaustivité et l'exactitude doivent être vérifiées. L'outil Passport fait la différence entre la création de documents par des applications SAP et non SAP et doit être utilisé pendant au moins douze mois pour obtenir des données fiables. Il est probable qu'à l'avenir, l'outil Passport sera intégré dans la routine de mensuration de SAP pour les clients disposant de l'avenant au contrat Digital Access.

Pour le passage au nouveau modèle de licence, SAP propose en outre deux modèles d'incitation commerciale, soit en réduisant les licences existantes à un pourcentage élevé, soit en orientant les licences uniquement vers la croissance future.

Gestion du programme

Malgré les offres techniques et commerciales, il faut finalement procéder à une comparaison spécifique au client des coûts, des avantages et des risques par cas d'utilisation ainsi que de manière globale, afin de prendre la meilleure décision possible en tenant compte des besoins de l'entreprise et de SAP.
de prendre des décisions stratégiques.

Il est possible d'éliminer partiellement les risques financiers pour des projets individuels à l'aide d'une gestion structurée des actifs logiciels, mais une couverture globale de tous les risques dans le portefeuille de projets reste difficile, indépendamment de la qualité et de l'étendue de la gestion. De nouvelles solutions de transfert des risques peuvent plutôt aider à couvrir les dommages financiers résultant des risques de licence.

En tant que consultant en transformation des entreprises, KPMG propose, en coopération avec l'un des plus grands fournisseurs de solutions de réassurance, Munich Re, une garantie de licence et IoT indépendante du fabricant en plus de son service SAM. La garantie couvre les événements internes (par exemple les faiblesses dans la gestion des licences) et externes (par exemple les modifications des composants du produit, l'OpenSource, les métriques de licence).

Conformité des licences

Une gestion opérationnelle des actifs logiciels reste une condition préalable au respect de la conformité des licences. Elle permet de planifier et de contrôler la transformation numérique, d'éviter les provisions et les coûts de processus coûteux, d'assurer la transparence des coûts ainsi que la rentabilité non seulement de projets individuels, mais aussi de programmes de transition entiers.