Intégré, ça marche mieux

Avec ses 1100 collaborateurs, Gilgen Door Systems est un fournisseur leader de systèmes d'entraînement et d'installations complètes pour les systèmes de portes et portails. Un environnement SAP ECC 6.0 est utilisé comme solution ERP. Le constructeur d'installations rédige des offres volumineuses, hautement individualisées et parfois très complexes. Jusqu'à présent, celles-ci étaient rédigées en dehors de SAP, dans MS-Word. Cela prenait beaucoup de temps, était source d'erreurs et l'intégration dans SAP n'était pas assurée. Désormais, les offres devaient être établies sur la base du module SD de SAP. Pour ce faire, le partenaire SAP TeamWork a développé un outil d'offre capable de répondre aux exigences étendues.

Le DocBuilder de TeamWork est utilisé pour la génération des documents d'offre. Cette solution standard est utilisée par plusieurs clients SAP existants et accède à la fois à SAP et à des sources de données tierces. Dans le cas de Gilgen, DocBuilder crée des documents de devis MS-Word au format DocX ou PDF ou PDF/A directement à partir de SAP en utilisant différentes sources de données.

Les modèles de formulaires sont conçus comme des modèles MS Word, à l'instar d'une lettre en série, mais les champs de SAP ou de solutions tierces sont reliés comme sources de données. Grâce à cette technologie Word standard, les départements spécialisés peuvent adapter les formulaires sans avoir besoin de connaissances en développement. L'envoi des offres fonctionne de manière très similaire. Pour cela, les données clients sont transmises de SAP à MS-Outlook, complétées par des textes prédéfinis et l'offre est jointe sous forme de fichier PDF. L'ensemble du processus d'offre se déroule aujourd'hui de manière conviviale, automatisée et efficace.

Procédure

Dans un premier temps, il a fallu créer les conditions nécessaires à la création complexe d'offres dans SAP. Chez Gilgen, une offre se compose de nombreux composants individuels, de variantes, de positions et la création doit être possible en trois langues ainsi que dans différentes versions.

Les principaux défis consistaient à créer des offres complexes de manière conviviale dans SAP, à répondre aux exigences des clients en matière de conception des documents d'offre et à automatiser le processus d'envoi par e-mail. DocBuilder est entièrement intégré dans l'environnement SAP comme dans MS-Word et tire parti des avantages des deux mondes. 

Grâce à l'intégration SAP, le calcul des prix peut être utilisé à partir de SAP SD. La création et la gestion de différentes versions et variantes d'une offre, l'attribution de traitement et les fonctions de suivi ainsi que l'intégration dans la solution de gestion des documents existante sont également très importantes. Le processus d'offre est aujourd'hui très allégé et standardisé. Grâce à DocBuilder, Gilgen a pu améliorer considérablement aussi bien l'efficacité du processus d'offre que la qualité. 

Solutions flexibles

DocBuilder offre une génération de formulaires flexible à partir de tous les systèmes SAP et de nombreux systèmes non-SAP. Il peut également s'agir de systèmes cloud tels que SuccessFactors, Ariba, Workday, Salesforce ou autres. Les données des systèmes les plus divers peuvent être représentées sur un formulaire. DocBuilder exploite la fonctionnalité bien connue des champs de lettres en série de Microsoft Word. La solution est intelligente et peut convertir en standard des objets importants tels que des images, des requêtes If-then, des tableaux, des codes-barres, des signatures, des éléments de texte, différentes langues et formes de politesse. La sortie se fait dans Word, Adobe PDF ou dans des modèles d'e-mails sur demande avec intégration directe dans MS Exchange et/ou une archive.

La solution globale se compose de trois éléments principaux : Premièrement, le DocBuilder en lui-même - le cœur de la solution - est installé sur le système SAP NetWeaver en tant que module complémentaire pour SAP Abap. L'add-on est livré dans l'espace de noms propre à TeamWork, ce qui évite tout conflit avec le code existant.

Le module complémentaire permet d'obtenir les données à partir du système SAP ou d'autres systèmes sources, de les préparer et de les attribuer aux balises du document. Le DocBuilder transmet les données préparées et le modèle sous forme de fichier XML au Doc Renderer via le protocole http(s), puis reçoit et enregistre le document final. Le deuxième composant est le DocRenderer, un servlet Java EE. Celui-ci génère le document proprement dit à partir des données, de la recette et du modèle préparés dans DocBuilder et le renvoie à son tour au DocBuilder sous forme de fichier XML par http(s). Le DocBuilder enregistre le document dans une archive de documents et/ou l'édite sous forme de document Word ou PDF. 

La troisième partie est le DocModeler. Il est également livré sous forme d'add-on pour SAP Abap. Celui-ci permet au service spécialisé de gérer, via un navigateur web, les modèles basés sur Microsoft Word, de définir des éléments de texte et de les enrichir de données supplémentaires. Le DocModeler comprend également un add-in Microsoft Word qui affiche dans Word les tags gérés dans SAP et permet de les insérer de manière simplifiée comme champ de lettres en série. Comme interface utilisateur, le DocBuilder utilise le SAP GUI pour la mise à disposition des variables dans la recette, Word pour la création des modèles ainsi que n'importe quel navigateur web pour l'administration des modèles.

Actuellement, TeamWork travaille sur un quatrième composant qui automatise l'intégration des signatures numériques via Skribble. Cela permettra d'intégrer directement des documents dans des processus de signature numérique juridiquement valables et d'automatiser ainsi les processus de signature. 

Conditions préalables

La condition préalable à l'installation est un système SAP à partir de la version ECC 6.0 EhP 4 avec NetWeaver Stack à partir de la version 7.2 ainsi qu'un composant Java (serveur compatible J2EE à partir de Java 1.6). DocBuilder est également utilisé depuis 2017 dans l'environnement S/4-Hana par plusieurs clients. La création des modèles se fait dans Microsoft Word à partir de la version 2003, aucune installation de Word n'est nécessaire pour la génération des documents. La licence est accordée en fonction de la taille de l'entreprise, du nombre de systèmes de production SAP ainsi que du domaine d'application, indépendamment du nombre d'utilisateurs, et la solution n'est pas concernée par SAP Indirect Access.

L'installation et la configuration de base sont généralement réalisées en quelques jours avec le client. Pour les domaines SAP HCM et SAP RE-FX, une recette complète avec des caractéristiques standard élevées est livrée, pour d'autres modules et solutions SAP, la recette est créée spécifiquement pour le client. Selon le domaine d'application et les caractéristiques, d'autres adaptations peuvent être nécessaires. 

Conclusion

Actuellement, une pile NetWeaver est toujours nécessaire pour l'installation. TeamWork lancera également une version cloud dans les prochains mois. Les groupes cibles pour cette solution sont variés et peuvent être des clients SAP Cloud (Business by Design, S/4 Hana Cloud, SuccessFactors, etc.) ainsi que des clients purement non-SAP (Workday, Microsoft, Oracle, etc.).