Purchase-to-Pay

Dans le domaine de la comptabilité, le volume des documents avait tellement augmenté en raison de la croissance qu'il était devenu difficile de le gérer avec les méthodes traditionnelles. Lorsque le projet d'automatisation a été présenté à un groupe plus large, il s'est avéré que des problèmes similaires se posaient dans les achats et la réception des marchandises. Dans ces domaines également, la surcharge de documents ne pouvait être surmontée qu'avec l'aide d'un logiciel.

La solution adéquate a été trouvée dans le logiciel Tangro. La suite Inbound comprend entre autres des modules pour le traitement des confirmations de commande, des bons de livraison et des factures et offrait donc l'approche globale requise. En même temps, le système pouvait répondre à un autre critère décisif : l'intégration complète dans SAP.

"Tangro est embarqué dans SAP et donc directement intégré dans SAP. C'est un énorme avantage pour nous. Ainsi, nous avons toujours un accès direct à nos données de base et à nos données de mouvement SAP lors du traitement des documents.", déclare Maximilian Schröder, Business Key User chez Atlas Copco IAS.

Atlas Copco IAS propose différentes technologies d'assemblage d'une seule source. En outre, l'analyse et la planification des processus font partie des solutions proposées par l'entreprise de Bretten. Il est tout à fait logique de concevoir des processus sans faille également en interne.

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Grâce à la propriété SAP embarquée, la capacité d'exécution sur S/4 est assurée. "Nous n'aurions pas retenu un produit qui ne soit pas compatible avec S/4-Hana", explique Maximilian Schröder. Chaque année, Atlas Copco IAS traite environ 50.000 bons de livraison, confirmations de commande et factures.

Les documents arrivent par courrier, fax, e-mail ou EDI et sont reconnus automatiquement par le logiciel, comparés avec les données de base et les données de mouvement SAP et mis à disposition pour un contrôle ou un traitement ultérieur. Parfois, ces deux dernières étapes sont même complètement supprimées. Les documents sont alors traités en arrière-plan de manière entièrement automatique, sans que personne n'ait à intervenir.

C'est par exemple le cas des confirmations de commande de certains fournisseurs, dont les documents ont toujours la même structure et le même contenu. De même, certaines factures de créanciers spécifiques sont immédiatement comptabilisées. La mise en page de ces documents est également toujours la même, ce qui garantit une reconnaissance fiable. Personne n'a besoin de vérifier une nouvelle fois.

Pour les autres confirmations de commande, bons de livraison ou factures, les collaborateurs voient immédiatement tous les contenus importants dans le système. Pour les confirmations de commande, il s'agit par exemple du numéro de commande, du numéro de commande, du prix, de la quantité et de la date de livraison. Pour les bons de livraison, il s'agit par exemple du numéro de document, de la quantité livrée et de la date.

Pour les factures, il s'agit entre autres du fournisseur, du numéro de facture et des données de poste. Si tout est correct, il suffit d'un clic de souris pour que ces documents soient également enregistrés dans SAP. Ce n'est que lorsque des incohérences sont constatées ou que des contenus manquent que les gestionnaires traitent le document et complètent les contenus ou corrigent les valeurs.

Mais cela aussi est rapide, car l'image du justificatif s'affiche à l'écran avec les contenus reconnus et toutes les données de transaction pertinentes. "Avec Tangro, l'image du document et tous les contenus importants sont visibles d'un seul coup d'œil. Cela rend le traitement et la comptabilisation des documents entrants très efficaces.", explique Maximilian Schröder. "Et nous gagnons du temps pour la documentation, car la pièce justificative est immédiatement rattachée au bon processus lors de la comptabilisation."

En fin de compte, le traitement des documents chez Altas Copco IAS est devenu nettement plus rapide et plus efficace. Pour les confirmations de commande, la vitesse de traitement a même été triplée : ".L'automatisation avec Tangro nous a permis d'accélérer le traitement des confirmations de commande de trois à une minute".Nous sommes très fiers de notre travail", déclare Maximilian Schröder.

Pour les bons de livraison, on est aussi nettement plus rapide : "Nous traitons désormais les bons de livraison deux fois plus vite qu'avant. Au lieu de deux auparavant, il ne nous faut plus qu'une minute par document.", dit Maximilian Schröder.

Une telle rapidité est particulièrement importante pour les bons de livraison, car la réception des marchandises doit être saisie sans délai dans SAP. Cela fonctionne parce que le traitement se fait en temps réel : Dès que le document est scanné, le gestionnaire voit immédiatement dans le système l'image du document du bon de livraison avec les données de transaction correspondantes et peut enregistrer l'entrée de marchandises.

"Le traitement des bons de livraison en temps réel est une énorme valeur ajoutée qui nous permet de gagner énormément en efficacité." Les opérations de contrôle effectuées au préalable facilitent le traitement des factures. Là aussi, le logiciel reconnaît et interprète tous les contenus importants et les vérifie par rapport aux données de commande existantes dans SAP.

Si le logiciel ne constate aucune anomalie, le document peut être comptabilisé d'un simple clic de souris. Là encore, l'efficacité s'en trouve améliorée. Dans toutes les phases du traitement des justificatifs, la transparence et la traçabilité complètes garantissent des effets d'optimisation supplémentaires.

"Grâce au classement direct par opération, nous avons toujours une vue d'ensemble de la chaîne de processus complète. Grâce au numéro de commande ou à un numéro d'article, nous pouvons remonter tout le long du purchase-to-pay et consulter immédiatement tous les documents importants. De la commande à la facturation en passant par la confirmation de commande et la réception des marchandises", dit Maximilian Schröder. "Avec Tangro, on peut vraiment être plus efficace. En même temps, l'automatisation du traitement des documents est un pas de plus vers la numérisation et l'industrie 4.0.."