Compliant, pratique, bon : signer numériquement chez soi

Le boom époustouflant du travail à domicile a transformé de nombreux domaines de la vie professionnelle. Mais alors que tout le monde utilise avec enthousiasme la vidéoconférence et le travail collaboratif, les processus de validation et de signature restent souvent une tâche fastidieuse, même dans le nouveau monde du travail. Il n'y a guère de commande ou de validation qui puisse se passer de la signature, car elle est nécessaire pour la validité des actes juridiques.

Dans le monde analogique, cela signifie imprimer les documents créés numériquement, les signer, les envoyer par la poste à d'autres partenaires commerciaux et les numériser à nouveau à des fins de documentation. Le scénario "Goldfinger" n'est plus que la "numérisation" sur microfilm.

Augmentation rapide due à la coronapandémie

Plus sérieusement, ce qui ressemble à un "James Bond" de 1965 se produit aujourd'hui au quotidien dans d'innombrables entreprises. Et ce, bien que nous soyons en 2021, que la pénétration des smartphones ait atteint des dimensions orwelliennes et que des mots à la mode comme "mobile", "cloud" et "services intégrés" soient sur toutes les lèvres. Et pourtant, la demande de signatures numériques juridiquement sûres a augmenté de manière fulgurante depuis le début de la pandémie de coronavirus.

Heise Online rapporte une augmentation considérable des affaires pour Bundesdruckerei, Post et Deutsche Telekom, qui sont tout de même trois des plus grands fournisseurs de certificats pour la signature électronique qualifiée (QES) en Allemagne. Il est question d'un volume de signatures multiplié par trois et d'un doublement du nombre de clients et de ventes au cours de l'année écoulée.

En raison notamment de l'augmentation des cyberdélits dans les bureaux à domicile, les entreprises font de nécessité vertu et s'attaquent désormais réellement à la numérisation de leurs documents et processus de validation. La bonne nouvelle : il existe des solutions simples qui fonctionnent également de manière optimale avec SAP.

Le sujet en soi n'est certes pas simple, mais il n'est pas non plus trop complexe : il s'agit d'un échange de données fiable et sécurisé entre fournisseurs, clients, collaborateurs et autres parties comme les autorités. Ce qu'il faut pour cela, c'est un niveau élevé de sécurité juridique et de traçabilité.

Pour cela, toutes les personnes et entreprises impliquées - physiques et morales - doivent être clairement identifiables. Dans le monde des affaires, il est recommandé d'utiliser une identité d'entreprise unique et vérifiable, telle que Trust2Go, mise à disposition par le fournisseur Globaltrust.

L'eIDAS définit un cadre pour les signatures numériques

En fonction du degré de sécurité juridique requis, il convient de choisir le niveau de sécurité nécessaire et donc la méthode de signature appropriée. Cela va de la signature manuelle sur un SignPad (signature biométrique) à la signature mobile (signature électronique qualifiée, QES), en passant par les certificats logiciels enregistrés dans Windows Keystore (signature avancée) et la souscription au moyen d'une carte à puce.

La base juridique est le règlement eIDAS du Parlement européen et du Conseil européen. Il régit depuis 2014 l'utilisation des services de confiance et de l'identification électronique dans toute l'Europe et a fait l'objet d'une révision l'année précédente. Les États membres de l'UE ont repris le règlement dans leur droit national et la Suisse a également calqué sa loi fédérale correspondante sur l'eIDAS.

Le cadre de référence juridique est donc en place. Reste l'intégration dans les flux de travail et les systèmes existants. Avec des solutions telles que le dossier de signature numérique, les fournisseurs établis mettent à disposition la technologie appropriée pour signer numériquement des documents, indépendamment du temps et du lieu, de manière juridiquement sûre et compréhensible.

Une longue expérience en matière de signature numérique, de vérification et de cryptage permet une connexion simple et sûre aux systèmes back-end existants - outre SAP, Microsoft Sharepoint, Confluence d'Atlassian et autres.

Avec les applications e-Sign 4 et e-Sign Agent, on dispose ainsi d'un système modulaire avec des outils pouvant être combinés de manière flexible, afin de pouvoir réaliser tous les types de signatures numériques de manière conviviale. Outre les signatures individuelles, les signatures par lots sont également possibles dans le cadre des flux de travail établis, ce qui permet d'augmenter le degré d'automatisation.

Nous sommes en 2021. Les processus de validation et de signature numériques sont également possibles dans les bureaux à domicile, de manière simple, compréhensible et juridiquement sûre, si la transformation numérique est enfin abordée de manière durable.

Avec le bon partenaire, elles peuvent être réalisées rapidement et efficacement dans des entreprises de toutes tailles. Au choix, dans le cloud ou sur site, et à des coûts modérés sur la base de différents modèles de prix - du poste individuel à la solution de groupe.