Une déclaration d'amour au chef de projet EDI

De nombreuses entreprises s'apprêtent à passer de SAP ERP à S/4 Hana. Il vaut la peine de profiter de l'occasion pour mettre à jour l'échange de données informatisé (EDI). Qu'il s'agisse d'une approche greenfield, brownfield ou hybride, un projet de migration EDI peut être mis en œuvre avec une facilité déconcertante (mais aussi avec une frustration déconcertante s'il est mal mené) et présente quelques avantages d'utilisation.

Les solutions (îlots) qui se sont développées historiquement peuvent enfin être simplifiées et le paysage EDI le plus complexe peut être consolidé en une seule connexion via le cloud. Au lieu de différentes solutions d'intégration, il est ainsi possible d'obtenir en fin de compte une gouvernance centralisée. Fully Managed EDI à partir du cloud relie par exemple les entreprises à tous leurs partenaires B2B via une seule connexion au fournisseur de services EDI et offre une évolutivité simple ainsi qu'une grande flexibilité, même en ce qui concerne des thèmes tels que la conformité à la facturation électronique. Le remplacement des solutions de conversion locales minimise en outre les dépenses internes et crée des capacités précieuses.

Lorsqu'il s'agit du prochain projet S/4, y compris la migration EDI, les responsables doivent non seulement choisir la technologie ou l'approche appropriée (il en existe un grand nombre), mais aussi constituer une équipe adéquate. Après tout, dans le meilleur des cas, un projet S/4 n'est pas mis en œuvre par un pauvre diable tout seul, mais par une équipe expérimentée composée de chefs de projet, de consultants SAP, de programmeurs Abap et de la base SAP.

Du côté du client, le service spécialisé et les utilisateurs clés sont bien sûr aussi impliqués. Chacun de ces rôles contribue ainsi à la mise en œuvre de la migration EDI, et comme toujours, le tout est plus que la somme des parties. Un élément essentiel, pour ainsi dire le ciment de l'ensemble, est maintenant le chef de projet EDI. Pourquoi ? Pour cela, nous devons d'abord définir les différents rôles.

Le chef de projet global est le responsable de la réalisation du projet en temps et en heure et sur le plan budgétaire. Il a une vue d'ensemble des processus à une altitude élevée et coordonne l'ensemble des opérations - des compétences élevées en gestion de projet sont indispensables, mais il manque souvent des connaissances spécifiques en EDI sur les formats, les protocoles, les exigences d'archivage, etc. Les différents secteurs et partenaires ont des exigences différentes et c'est surtout le thème de l'e-facture qui crée constamment de nouvelles pierres d'achoppement.

Les consultants SD/MM/FI effectuent les paramétrages nécessaires dans le système SAP, les testent et effectuent les réceptions avec le service spécialisé. Mais ici, il manque généralement la vision globale des processus pour les partenaires extérieurs à l'entreprise et le savoir-faire sur les IDocs, les données qui y sont représentées et leur transfert dans les structures de données SAP. Ensuite, les programmeurs Abap entrent en jeu. Ils réalisent le code personnalisé lorsqu'il n'est plus possible de trouver une solution avec les moyens normaux de SAP.

Ils ont une vision très technique du processus, mais les implications économiques ne sont souvent pas analysées en détail. Ici aussi, la vision globale du processus fait défaut. En fin de compte, il n'y a pas grand-chose à faire sans la base SAP. Elle est finalement responsable du bon fonctionnement du système SAP, en se concentrant sur l'utilisation de la mémoire, l'utilisation du processeur, le réseau, etc.

Pour tester et accepter les connexions EDI, une bonne collaboration avec le domaine spécialisé et les utilisateurs clés est indispensable. Tous ceux qui ont maintenant déjà eu affaire à un projet EDI le savent : L'EDI nécessite beaucoup de savoir-faire et d'expérience, tant dans les détails que dans le sens global. Le lien entre les processus SAP, le format IDoc et les exigences spécifiques des clients et des fournisseurs fait souvent défaut, ce qui peut entraîner des migrations EDI longues et compliquées.

Le chef de projet EDI peut y remédier. Il connaît le processus de bout en bout et les particularités spécifiques à l'industrie. Il connaît également les défis et les particularités spécifiques à SAP dans MM/SD/FI et peut évaluer, en collaboration avec les consultants SAP, comment les exigences spéciales des clients, des fournisseurs ou des autorités peuvent être mises en œuvre. Enfin, il connaît également la représentation correcte dans l'IDoc et la manière dont les extensions peuvent être réalisées le cas échéant.

Mais où prendre ce mille-pattes et ne pas le voler ? Le prestataire de services EDI est ici la bonne adresse. En effet, un bon prestataire de services EDI ne se contente pas d'offrir l'infrastructure ou le logiciel pour toutes les exigences EDI, mais dispose également d'une sélection expérimentée en conséquence de gestionnaires de projets EDI qui complètent et réunissent parfaitement tous les rôles mentionnés ci-dessus.

Ainsi, un processus autrement potentiellement difficile devient une mise en œuvre de migration sur mesure et structurée, dans laquelle la direction générale du projet, les consultants, les programmeurs, la base SAP et le service métier peuvent se concentrer purement sur leurs tâches, accompagnés d'un savoir-faire EDI et d'une expertise transversale.