Bots CAI et RPA pour SAP

L'importance des assistants virtuels intelligents dans le contexte de l'entreprise ne cesse de croître. Les experts voient en eux un élément clé pour le travail de demain, car ils offrent un grand potentiel de génération d'avantages concurrentiels. Gartner estime qu'en 2021 déjà, environ 25 % des travailleurs numériques utiliseront quotidiennement un assistant virtuel. En 2019, seuls deux pour cent le faisaient.

Automatiser les tâches simples

Certes, il n'existe pas encore d'assistants centraux comparables à Alexa ou Siri dans le monde de l'entreprise. Toutefois, il est possible d'obtenir une fonction d'assistance en combinant deux types de bots : l'intelligence artificielle conversationnelle spécialisée (CAI) et les bots d'automatisation des processus robotiques (RPA). Ces deux types de bots sont déjà utilisés dans l'environnement professionnel pour automatiser des tâches et des demandes simples et récurrentes, mais ils se distinguent par leur fonction.

Ainsi, CAI sert à communiquer avec l'utilisateur en langage naturel et offre une interface utilisateur simplifiée pour accéder de manière centralisée aux applications les plus diverses. Outre les bots FAQ avec de pures fonctions de questions-réponses, les bots CAI sont également utilisés comme bots d'information. Dans les organisations d'achat, ils permettent par exemple de consulter l'état de traitement d'une commande.

Dans le cas des bots RPA, en revanche, l'accent est mis sur l'exécution largement autonome des tâches. Les tâches qui étaient auparavant effectuées manuellement par des humains sont ainsi partiellement ou entièrement automatisées. Les exemples incluent le téléchargement de données de base dans SAP Ariba, la création de documents à partir d'applications externes telles qu'Excel ou Outlook, ainsi que le remplacement d'interfaces vers des systèmes tiers.

L'utilisation de bots intelligents offre de nombreux avantages commerciaux, à commencer par un gain de temps considérable grâce à une vitesse de traitement plus élevée. Les bots peuvent également être utilisés 24 heures sur 24 et augmentent la qualité des données et des processus, car ils ne font pas d'erreurs et n'oublient pas de tâches ou d'étapes. En cas de besoin, ils peuvent être mis à l'échelle et copiés de manière flexible. À cela s'ajoute le fait que les collaborateurs peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui augmente d'une part leur motivation et d'autre part apporte un avantage financier direct à l'entreprise.

Potentiel pour les processus d'achat

Dans les achats basés sur SAP, des bots plus simples sont déjà utilisés dans le domaine de l'approvisionnement opérationnel pour des processus souvent répétitifs, comme la recherche de fournisseurs ou les processus d'approbation. Mais si les bots RPA et CAI sont combinés dans un assistant d'entreprise, leur potentiel peut s'étendre à l'ensemble des processus d'achat de base, comme le montre l'exemple du processus de sourcing.

PR Processing Bot (RPA) : ce bot traite et contrôle les demandes d'achat entrantes en fonction du groupe d'articles, de la comptabilité et de la source d'approvisionnement. Si aucune source d'approvisionnement appropriée n'est trouvée, le bot crée automatiquement un appel d'offres et l'envoie aux fournisseurs sélectionnés.

Bot de négociation (CAI) : Il s'agit d'un chatbot qui guide le fournisseur à travers le processus de création d'une offre. La composante de négociation est obtenue par la mise en œuvre de différentes stratégies de négociation.

Awarding Bot (RPA) : ce bot compare les offres reçues, attribue le marché selon des règles définies et crée un document de suivi.

Assemblés en un EA, ces trois bots peuvent faire fonctionner le processus de sourcing de manière entièrement autonome. Une étape du processus est prise en charge par un bot, qui est suivi par un autre bot une fois le processus terminé. Comme les limites entre les bots sont floues, il en résulte une automatisation continue. En outre, différents algorithmes de Machine Learning (ML) sont utilisés comme "carburant" pour les bots.

Si le PR Processing Bot doit par exemple déterminer un groupe d'articles dans des commandes de texte libre, il fait appel à un algorithme approprié. Celui-ci lui propose un groupe d'articles approprié sur la base des textes des demandes d'achat historiques. Comme l'algorithme ML apprend à chaque nouvelle demande d'achat, il peut assister le PR Processing Bot de manière de plus en plus efficace au fil du temps.

Apsolut s'occupe du développement d'assistants d'entreprise (EA) spécialement pour les achats basés sur SAP et peut recourir pour cela à une vaste bibliothèque de cas d'utilisation pour les bots RPA et CAI. Bien que les cas d'utilisation existants soient réalisables avec toutes les technologies courantes, il est recommandé aux clients de miser également sur les produits SAP CAI et SAP RPA correspondants en raison de l'intégration native de SAP.

Avec ces deux techniques, Apsolut a déjà mis en place des solutions pour des cas d'application standard typiques, comme le téléchargement de données de base. Les clients SAP existants disposent à cet effet de petits modules de solution préfabriqués qui peuvent être intégrés directement dans l'environnement d'achat SAP. Toutefois, si les organisations d'achat souhaitent réaliser des gains d'efficacité plus importants et utiliser les bots pour simplifier des processus clés complexes, des solutions doivent être développées sous la forme d'assistants d'entreprise personnalisés. Cela nécessite des projets d'introduction structurés, accompagnés et soutenus par une approche de conseil globale.

Lancement du projet avec analyse des processus

Comme les projets d'introduction de la RPA, de la CAI et de l'AI/ML ne dépendent pas tant de la technique que de processus d'achat bien définis, ils commencent par une analyse des processus. L'objectif est de sonder les potentiels d'optimisation dans les processus et les points de départ appropriés pour l'utilisation de bots. Les exigences posées à un bot peuvent être consignées dans une histoire d'utilisateur, ce qui permet de créer des backlogs. Parallèlement, des alternatives sont examinées : Un bot ne devrait pas être implémenté uniquement pour avoir un bot implémenté.

Pour une mise à l'échelle rapide, il est judicieux de créer les bots dans une approche agile - par exemple Scrum. L'expérience a montré que les bots peuvent être développés assez rapidement, ce qui en fait des objets de développement idéaux dans un sprint. Pour les bots CAI, il faut en outre veiller à ce qu'ils aient une personnalité unique - c'est-à-dire qu'ils présentent des modèles de langage, de comportement et de réaction identiques dans la communication. De cette manière, l'impression d'une fonction d'assistance complète peut être renforcée.

Ensuite, on passe à la phase de conception et de développement. Pour obtenir une véritable fonction d'assistance, il est nécessaire de combiner une certaine masse critique de bots qui s'accordent entre eux et s'intègrent de manière transparente. Selon les exigences, on peut utiliser les modules de solution préfabriqués de la bibliothèque de cas d'utilisation, mais ils doivent généralement être adaptés aux besoins spécifiques du client. Dans d'autres cas, de nouveaux bots doivent être développés.

Les bots RPA et CAI permettent d'automatiser les tâches de routine récurrentes dans l'environnement d'achat SAP - rapidement et facilement, sans modifier les applications existantes. Combinés à des assistants d'entreprise innovants, les bots constituent un élément important pour la numérisation de l'approvisionnement, mot-clé : achat 4.0, considéré comme un levier central pour le succès futur de l'entreprise.