Une comparaison entre SAP HCM Payroll et SAP PCC (Payroll Control Center)

Il y a longtemps déjà, SAP a complété son portefeuille de produits dans le domaine de la gestion du personnel par l'outil cloud SuccessFactors. Depuis lors, les clients peuvent utiliser les fonctionnalités étendues du composant Employee Central de SuccessFactors, comme la plateforme de communication SAP Jam, Workforce Planning ou Talent Management. La fonctionnalité HCM centrale pour la paie reste toutefois dans SAP ERP ECC.

Outre la fonctionnalité HCM, les processus de paie peuvent également être contrôlés via SAP Success Factors Employee Central Payroll (ECP). Aujourd'hui, SAP renouvelle également le domaine si important de la paie en utilisant le nouveau Payroll Control Center (SAP PCC).

Celui-ci continue certes d'appeler en substance la logique de paie HCM éprouvée, mais il se distingue en outre nettement par son maniement et son processus global. La question se pose donc de savoir quelles sont les différences entre SAP HCM et l'add-on SAP PCC et comment ce dernier prend en charge les défis de la paie.

Les défis de la paie

En raison de l'impact de nombreuses normes juridiques, lois et autres conditions, la paie est très complexe. L'exécution de la paie nécessite par exemple des connaissances en matière de gestion d'entreprise et de conventions collectives, qui doivent être constamment mises à jour en fonction des modifications et des nouveautés législatives.

En Allemagne, ces particularités posent de grands défis à de nombreuses entreprises. En effet, des rémunérations sans erreur et des paiements de salaires ponctuels sont indispensables et doivent être garantis par l'employeur. De même, les entreprises doivent mettre à la disposition des salariés des bulletins de paie conformes au décret sur les bulletins de paie. Pour pouvoir relever ces défis, de nombreuses entreprises du monde entier misent sur la solution ERP-HCM-PY (Payroll), par laquelle elles gèrent l'ensemble de leurs processus de paie.

Les entreprises doivent tenir compte en temps réel de toutes les modifications apportées à la législation, qui change chaque année ou même parfois chaque mois, et des adaptations de la paie qui en découlent. Tout cela n'est possible que grâce à l'interaction intégrée des données de base du personnel, de la paie, de la gestion des temps, de la comptabilité et des autorités, comme l'administration fiscale ou les caisses d'assurance maladie. L'intégration avec les données de base du personnel est par exemple nécessaire pour générer les allocations correctes après la naissance d'un enfant, sans que le service du personnel doive les adapter manuellement.

Les données de la gestion du temps permettent d'établir des décomptes à l'heure près et de prendre en compte les heures de travail, les absences ou les maladies dans la paie. L'intégration FI assure la rémunération sans problème de tous les destinataires tels que les employés, les administrations ou les assurances. Les activités de suivi incluent la transmission des informations nécessaires à l'assurance sociale ou à l'administration fiscale. La création de bulletins de paie et de déclarations DEÜV est également incluse. La transmission numérique des données permet d'économiser beaucoup de temps et de travail.

SAP réagit aux erreurs et aux modifications de la législation qui entraînent des adaptations des processus en fournissant des conseils pour la correction des erreurs et l'adaptation des modifications légales. À cet effet, SAP met à disposition une mise à jour importante en fin d'année. Les cas d'application standard, comme la détermination du brut, le calcul du net ou le décompte avec connexion à FI, sont déjà mis en œuvre par SAP dans le standard. Pour diverses raisons, de nombreuses erreurs peuvent être évitées dans la paie SAP. Il s'agit souvent de simples erreurs de gestion de la part des gestionnaires de paie ou d'indications et de processus manuels qui n'ont pas été implémentés ou qui l'ont été de manière incorrecte.

Payroll Control Center, la paie innovante

Le Payroll Control Center (SAP PCC) est un add-on SAP que SAP livre depuis mars 2014 avec la version HR Renewal 2.0. PCC est une solution basée sur le web qui améliore l'efficacité de la paie, aussi bien dans le cloud que sur site. Avec PCC, les entreprises peuvent exécuter, gérer et contrôler les processus de paie. L'interface utilisateur intuitive du système permet notamment d'exécuter les décomptes du personnel de manière plus fluide et plus rapide et de les contrôler plus facilement. La connexion à Fiori Launchpad simplifie la navigation grâce à des tuiles distinctes pour les différents processus PCC ou pour accéder à SuccessFactors ECP.

Deux rôles d'utilisateur dominent l'utilisation de PCC, le gestionnaire de processus de paie et l'administrateur de paie. Un gestionnaire de processus de paie de niveau supérieur fait face à plusieurs administrateurs de paie pour différents domaines, comme par exemple différentes tranches de décompte ou différents services de la paie. Le gestionnaire de processus de paie est responsable de l'ensemble du processus de paie. Il lance le processus et l'exécute du début à la fin.

L'administrateur de la paie correspond à un gestionnaire ou à un comptable de la paie et est toujours responsable d'un domaine délimité sur le plan technique ou organisationnel. Il est responsable de l'exécution correcte et sans erreur de la paie. Le processus relatif au rôle d'administrateur de la paie commence dès qu'une erreur est signalée par le gestionnaire de processus de paie. Cette répartition des compétences clarifie les responsabilités et rend l'ensemble du processus de paie plus transparent.

Amélioration de l'utilisabilité

Une autre avancée majeure au sein du PCC est l'amélioration de l'utilisabilité. Une interface utilisateur basée sur le web assure une utilisation plus intuitive et plus conviviale par rapport au processus back-end. Même avec peu de connaissances préalables, l'utilisateur du PCC est en mesure d'effectuer une paie sur l'interface utilisateur.

Le PCC se compose de plusieurs vues configurables basées sur le web et sur SAPUI5, qui donnent une bonne vue d'ensemble du processus de facturation en cours et fournissent des informations sur le statut et les erreurs. Des marques de couleur mettent en évidence les modifications et le statut des processus respectifs. L'utilisateur a la possibilité de procéder lui-même à des adaptations à l'aide des composants de configuration. Le Customizing des processus de facturation de base, la mise en place du contexte technique et le paramétrage du contenu continuent toutefois d'être effectués via le système back-end.

Pour une meilleure vue d'ensemble, les différentes vues peuvent être représentées sous forme de tuiles dans SAP Fiori Launchpad. Les différentes tuiles sont créées dans la configuration de SAP Fiori Launchpad et sont alors dotées des URL des vues et des fonctions.

Les principes de conception définis par SAP pour Fiori s'appliquent donc sans restriction au PCC : les employés ne voient et n'utilisent que les applications qui sont pertinentes pour leur domaine d'activité (basé sur les rôles).

Les fonctions faciles à utiliser sur l'interface utilisateur basée sur le web permettent un traitement intuitif et rapide des processus.

Les différents composants et vues du front-end se basent sur un concept et agissent les uns avec les autres, de sorte que l'UX augmente considérablement (cohérence).

La figure 1 représente la vue de gestion des processus du gestionnaire des processus de paie avec tous les processus actifs, en attente et terminés. Le gestionnaire de processus de paie a ainsi une vue d'ensemble de tous les statuts, progrès et dates d'échéance des processus. Au sein d'un processus, il peut exécuter les différentes étapes du processus, comme par exemple le processus de pré-facturation dans l'illustration 3. En dessous du statut du processus apparaît le nombre actuel d'alertes, qui peuvent être affichées et résolues dans la vue Gestion des alertes. En cas de nombreux processus, il est en outre possible de les filtrer pour une meilleure vue d'ensemble.

Améliorations des fonctionnalités de facturation

Une extension importante au sein du PCC est la fonction améliorée de pré-décompte. Les collaborateurs de la paie peuvent déjà examiner et vérifier les résultats avec précision avant le début du calcul des salaires. Les alertes (en anglais : messages) donnent des indications sur les erreurs au sein de la paie, telles que les données manquantes dans les données de base ou les écarts par rapport aux directives.

Dans ce cas, les alertes peuvent être créées et adaptées individuellement en fonction des défis à relever. Le pré-calcul réduit ainsi la probabilité d'erreurs, car les gestionnaires du personnel peuvent déjà éliminer toutes les erreurs avant le calcul productif, de sorte que ce dernier puisse se dérouler sans problème.

En raison de la pression temporelle exercée sur les gestionnaires de la paie pendant la paie productive en ce qui concerne la date d'échéance de la paie, cela facilite considérablement le cycle de paie pour les gestionnaires de la paie. Une fois que la pré-paie a été exécutée et que toutes les erreurs de paie ont été corrigées, la paie productive et ses activités de suivi peuvent démarrer sans risque.

Outre la pré-facturation, le PCC permet un cycle de facturation individuel entièrement personnalisé. Avec le PCC, les entreprises conçoivent tous les processus à exécuter en fonction des besoins et des critères propres au client. La figure 2 présente un exemple de cycle de facturation typique, composé de plusieurs phases, sous forme de modèle de processus BPMN.

La figure 3 montre l'interface utilisateur basée sur le Web pour la pré-paie d'un cycle de paie personnalisé implémenté dans le Customizing et composé de quatre étapes de processus individuelles. PCC démarre chaque étape du processus séparément. Dès qu'une erreur apparaît dans l'une des étapes, un message correspondant apparaît et l'administrateur de la paie peut le traiter. Si une étape s'est terminée avec succès, elle peut être répétée ou confirmée selon les besoins. Après confirmation de l'étape précédente du processus, l'étape suivante peut démarrer. La piste d'audit documente toutes les étapes exécutées ainsi que les éventuelles modifications du processus.

Intégration des composantes du personnel

PCC améliore également l'interaction intégrée entre les différentes composantes de la gestion du personnel SAP, tant au sein du processus de paie que pour l'utilisation d'autres processus. Par exemple, il est possible de corriger les infotypes dans la Paie, mais aussi les erreurs dans les enregistrements de données de la Gestion des temps ou de l'Administration du personnel, en fonction des besoins du client.

Même en cas de modifications légales importées par le biais de notes, le PCC peut, en cas d'incohérences, naviguer jusqu'à l'emplacement de l'erreur correspondante et guider la correction. Ainsi, le PCC n'est pas seulement pertinent et utilisable pour les processus de paie, mais également pour les contrôles généraux propres au client, tels que le contrôle des données de base, le contrôle des modifications au sein d'un infotype ou la comparaison de données individuelles.

PCC un complément de SAP HCM

Avec le PCC, SAP a créé une solution qui développe de nombreuses fonctions existantes et en ajoute de nouvelles afin de simplifier et d'automatiser considérablement le traitement de la paie. Outre l'utilisation du processus de paie sur le front-end, la possibilité de connexion au cloud est une nouveauté importante.

Un autre exemple de fonctionnalité améliorée est celui des règles de validation qui soutiennent l'exécution correcte de la paie et aident à éviter les erreurs en amont. Le gestionnaire de processus de paie peut, à l'aide des règles de validation définies, vérifier avant le début de la paie si, par exemple, les données de base sont correctes.

Une fois la paie terminée, les règles de validation permettent de vérifier les résultats de paie. Les règles de validation améliorent donc la qualité et garantissent une exécution correcte des processus de paie, ce qui réduit la charge de travail manuel nécessaire à leur exécution. Si des erreurs surviennent dans la paie, les administrateurs de la paie sont chargés de les corriger.

Le gestionnaire de processus de paie lance les processus de paie qui évaluent automatiquement les règles de validation et, le cas échéant, transmettent automatiquement des alertes aux administrateurs de paie via la gestion des alertes. Si les administrateurs de la paie sont responsables de domaines délimités sur le plan technique, les alertes se répartissent selon les domaines ou les départements du personnel, de sorte qu'un administrateur de la paie est par exemple responsable des décomptes dans le département marketing, un autre de la paie dans le département informatique. Dans le cas d'une répartition organisationnelle des domaines de responsabilité des administrateurs de la paie, il existe des responsables pour les erreurs relatives aux impôts ou les problèmes de primes, par exemple.

Administration et gestion des alertes

Les administrateurs de la paie peuvent consulter les erreurs dans la gestion des alertes et les corriger. En option, la règle de validation peut déjà contenir des propositions de solution, ce qui évite aux administrateurs de la paie de devoir rechercher les erreurs et leur permet au contraire de passer directement au système back-end pour les corriger. L'adaptation des règles de validation permet également au service des ressources humaines de réagir rapidement aux modifications légales et de vérifier les données conformément aux exigences actuelles.

L'outil SCI (système de contrôle interne) dans le PCC documente tous les déroulements et processus de manière à ce qu'ils puissent être révisés. Le composant Audit Trail consigne automatiquement chaque démarrage de processus, chaque adaptation de processus et toutes les alertes, y compris les activités des administrateurs de la paie en rapport avec la correction des erreurs.

Cela facilite également la collaboration entre les administrateurs de la paie, car ils peuvent à tout moment voir ce qui a déjà été fait lors du traitement commun des alertes ou après la reprise d'une alerte. De plus, en fin d'année, un auditeur peut contrôler en détail toutes les étapes de la paie.

Le PCC permet également de définir des indicateurs de performance clés (KPI) et d'exploiter les statistiques sous forme de graphiques dans le cadre de la paie. Les indicateurs relatifs au décompte brut total, aux impôts totaux ou au salaire net total peuvent être affichés avant que le décompte productif ne soit déclenché. D'autres exemples d'analyses possibles concernent le nombre de salariés ayant fait l'objet d'un calcul de paie au cours de la période de paie actuelle ou passée, le nombre de calculs rétroactifs ou l'augmentation du nombre de salariés nouvellement embauchés.

Enfin, PCC améliore également la possibilité d'automatiser les différents processus et étapes de paie. Il est possible de déterminer à l'avance le jour exact auquel chaque processus de paie doit être lancé dans PCC.