Pourquoi la RPA est "stupide" - mais son utilisation dans SAP est quand même intelligente

Les robots logiciels RPA (bots) imitent le comportement humain et traitent de manière automatisée les tâches répétitives qui sont de véritables dévoreurs de temps dans le travail quotidien.

En effet, il arrive souvent que les informations soient réparties sur plusieurs systèmes et que l'utilisateur y accède via différentes applications et les regroupe.

La RPA fait ici office d'interface et peut soulager les utilisateurs d'une grande partie du travail fastidieux. La condition préalable à une utilisation simple de la RPA est que les données soient structurées et qu'elles suivent un processus basé sur des règles.

L'utilisation de la RPA permet avant tout de gagner beaucoup de temps, comme le constate également SAP sur la base d'enquêtes menées auprès de ses clients : Les employés gagnent entre 15 et 30 % de temps supplémentaire pour se consacrer à leurs tâches principales.

C'est ce que confirme une étude réalisée en 2018 par Forrester Consulting pour le compte du fournisseur de RPA UiPath : deux tiers des personnes interrogées ont même indiqué que la RPA avait restructuré leur travail actuel, laissant plus de place au travail stratégique.

57 % des décideurs interrogés ont en outre confirmé que la technologie réduisait les erreurs manuelles. En outre, 86 % ont constaté une augmentation de l'efficacité des collaborateurs.

Le champ d'application de la RPA est aussi vaste que celui des processus structurés. La RPA prend en charge les efforts manuels dans le cadre de processus commerciaux inchangés et prévisibles. Les utilisateurs de SAP, en particulier, sont souvent confrontés à des tâches manuelles récurrentes et recherchent des informations dans différentes applications pour les rassembler ensuite dans SAP.

Il est donc logique d'utiliser la technologie RPA pour les processus liés à SAP. Il est par exemple possible qu'un robot logiciel se charge de déterminer les codes fiscaux lors du traitement des factures : Si aucun code n'a pu être déterminé dans le système SAP, le bot se charge de cette tâche à l'aide de logiques prédéfinies, détermine le code TVA, l'insère dans le système et tente de comptabiliser la facture.

Si le processus ne fonctionne pas, le bot place un message visible pour qu'un collaborateur puisse le vérifier manuellement. Ou tout simplement, mais très efficacement : un robot logiciel transfère sans erreur et plusieurs fois par jour des informations d'un document Excel dans une commande SAP. Cela fonctionne de manière simple, minimise les erreurs de frappe et permet de réduire considérablement la charge de travail manuel.

Même si la technologie RPA peut rationaliser les processus et réduire les erreurs, elle n'améliore pas les processus commerciaux ou les systèmes informatiques. Comme les diagnostics médicaux, la RPA traite les symptômes, mais pas la cause d'un dysfonctionnement.

L'objectif des robots logiciels est donc d'automatiser les processus sans pour autant modifier les systèmes existants. Dans l'optimisation classique des processus, l'accent est mis sur l'optimisation et la modification fondamentales du déroulement.

C'est pourquoi, avant d'utiliser la RPA, il est essentiel de procéder à une analyse des processus et d'établir une documentation propre sur les processus, qui tienne également compte des personnes et des systèmes logiciels utilisés.

L'utilisation de la RPA ouvre de nombreuses autres portes et possibilités d'automatisation des processus, et la technologie peut parfaitement être étendue à l'intelligence artificielle. C'est un environnement très passionnant : nous sommes nous-mêmes impliqués dans la recherche depuis un certain temps déjà.

Actuellement, nous utilisons par exemple la RPA à grande échelle chez l'un de nos grands clients pharmaceutiques et nous avons nous-mêmes la chair de poule lorsque nous en voyons les effets dans la pratique : Et cela prouve que la RPA est plus qu'un simple engouement.