Transformation S/4-Hana du point de vue des licences

L'année 2030 sonnera le glas du système SAP ERP, qui a pris de l'âge mais qui est encore le plus utilisé aujourd'hui. D'ici là, il sera possible de continuer à bénéficier du support correspondant moyennant des frais supplémentaires.

Il n'est pas certain que le temps supplémentaire aide suffisamment les entreprises à migrer vers le monde S/4-Hana. SAP s'efforce en tout cas de présenter un portefeuille de produits plus simple pour l'avenir, mais le changement de voie ne sera pas pour autant simple.

Les licenciés devraient donc se préparer rapidement au changement, car il y a quelques modifications à prendre en compte.

La première simplification attend les entreprises lors du choix de la base de données. La technologie innovante en mémoire est obligatoirement fournie avec la base de données Hana ; les fournisseurs tiers ne sont plus nécessaires.

Au lieu des 131 types de licences d'utilisateurs nommés (NUL) qui se sont développés au fil du temps, S/4 propose quatre licences d'accès direct pour ce que l'on appelle le Digital Core Use. Il s'agit d'un utilisateur développeur et de trois utilisateurs de gestion d'entreprise qui, à leur tour, sont dotés de plus de droits de fonctionnalité dans l'ordre hiérarchique ascendant.

La gestion des licences commerciales peut s'en trouver simplifiée, mais des accords supplémentaires peuvent toujours être inclus dans les contrats. Les quatre nouveaux types de licences ne sont plus attribués à des personnes physiques, mais sont liés au niveau technique aux comptes d'utilisateurs dans le système.

Les Line of Business (LoB) Solutions ont également été allégées. Il s'agit ici d'un portefeuille de moteurs plus petit avec moins de modifications spécifiques aux clients et aux branches que dans le concept traditionnel. L'octroi de licences se fait ici par le biais de métriques basées sur la valeur.

Ainsi, en règle générale, seule la licence LoB correspondante est nécessaire pour l'utilisation. En théorie, ces applications peuvent donc également être utilisées avec des comptes sans licence d'accès utilisateur. Dans la pratique, il faut toutefois prouver que les comptes d'utilisateurs utilisent exclusivement les fonctionnalités de la LoB et n'accèdent pas au Digital Core.

Un portefeuille épuré est un changement bienvenu, mais comment transférer une structure de licences cimentée depuis des années dans le monde S/4-Hana ? SAP simplifie les choses et propose de prendre en compte les licences déjà détenues. Cependant, l'attribution précise des licences NUL existantes aux nouveaux utilisateurs S/4 constitue un défi pour de nombreux clients.

Des NUL supposés identiques peuvent être attribués à différents utilisateurs de S/4-Hana (en fonction du comportement d'utilisation). La conversion devrait donc être évaluée pour chaque compte d'utilisateur. En effet, il est possible que certaines NUL deviennent inutiles parce que le produit correspondant n'existe plus dans S/4 ou que l'utilisation de la fonctionnalité ne nécessite pas de licence utilisateur supplémentaire.

Outre les dispositions spéciales de SAP, deux modèles de transformation proposent des approches méthodiques pour y faire face. Les approches greenfield (nouvelle implémentation) et brownfield (mise à niveau du logiciel et transformation des données) offrent toutes deux une série d'avantages et d'inconvénients pour les scénarios d'entreprise les plus divers et il convient de les évaluer au cas par cas.

SAP propose également une série d'outils (par exemple le S/4 Hana Migration Cockpit) qui devraient être utilisés de préférence avec l'aide d'experts pour la mise en œuvre de la planification.

À quoi pourrait ressembler une attribution de licence pour les comptes utilisateurs dans S/4 Hana et quelles Line of Business Solutions devraient être choisies de manière stratégique ? À quoi pourraient ressembler des modifications de licence et une conversion de contrat appropriées ? Beaucoup de choses sont encore incertaines, d'autant plus que certaines options dépendent des décisions des utilisateurs.

Seuls ceux qui ont optimisé leurs licences et qui gardent une vue d'ensemble ne paient pas plus que nécessaire et ne risquent pas de devoir payer des arriérés. Ce qu'il faut retenir, c'est que le travail de tous les gestionnaires de licences reste comme toujours passionnant !