Bien optimisé - c'est "cool

Le spécialiste de l'aluminium de Haute-Autriche HAI atteint la rentabilité et l'assurance qualité par la production de la matière première recyclée, l'extrusion des profilés en aluminium et la transformation mécanique jusqu'à la pièce finie.

En 2018, HAI a réalisé un chiffre d'affaires d'environ 500 millions d'euros avec plus de 1200 employés dans les trois secteurs de production Casting (fonderie), Extrusion (extrusion) et Processing (traitement mécanique ultérieur). Une référence éminente : les nouvelles caisses des trains aériens de Wuppertal, fabriquées par HAI.

L'entreprise dispose de six sites en Autriche, en Allemagne et en Roumanie. Le siège social se trouve à Ranshofen en Autriche. C'est là que se trouve également la comptabilité financière avec le contrôle des factures.

Environ 49 000 factures provenant de six entreprises réparties sur trois sites y arrivent chaque année pour être traitées dans SAP - en grande partie des PDF et seulement quelques factures papier.

Le canal d'entrée est une adresse e-mail centrale à laquelle les documents PDF sont envoyés directement et, pour les documents papier, le document numérisé.

Grâce à Tangro, l'ensemble du traitement de ces factures dans SAP est désormais numérique de bout en bout. Et correspond ainsi à l'objectif du projet d'automatisation, comme l'explique Franz Biereder de HAI :

"Notre vision était celle d'un bureau sans papier. Avec Tangro, nous avons atteint cet objectif dans le traitement des factures".

Cinq collaborateurs veillent à ce que les factures soient saisies, contrôlées et comptabilisées dans SAP. Cela se fait particulièrement rapidement et presque sans intervention manuelle pour les factures en rapport avec une commande, qui représentent environ 80 pour cent de tous les documents de facturation :

Le logiciel Tangro reconnaît automatiquement le contenu, le compare en temps réel avec les données de base et les données de mouvement dans SAP et génère un document de pré-saisie.

Une brève vérification par le gestionnaire et la facture est enregistrée en appuyant sur un bouton. En théorie, ces documents pourraient même passer entièrement automatiquement dans le cycle de paiement, mais jusqu'à présent, un dernier coup d'œil de vérification est délibérément voulu.

Le nouveau logiciel facilite également considérablement le traitement des 20 % restants de factures entrantes qui ne font pas référence à une commande ou pour lesquelles des clarifications sont encore nécessaires.

Le logiciel reconnaît ainsi automatiquement le fournisseur et le numéro de commande et automatise les flux de travail pour la validation et l'imputation. Les processus ont été simplifiés au maximum :

Selon le principe des quatre yeux, le document est d'abord envoyé à l'approbateur compétent, puis au gestionnaire ou à l'acheteur qui vérifie la réception des marchandises et procède à l'imputation. Tout cela se fait par un simple clic de souris directement depuis le Tangro-Cockpit et est automatiquement envoyé au(x) bon(s) destinataire(s).

"Grâce à Tangro, les longs allers-retours des documents de facturation par la poste ou par e-mail sont terminés".

dit Franz Biereder. Et la recherche du bon interlocuteur aussi.

Le risque qu'un document se perde ou soit oublié quelque part est désormais également écarté : Dès qu'un délai de traitement planifié est dépassé, les responsables reçoivent automatiquement un e-mail de rappel.

Les cinq collaborateurs du service de comptabilité ont une vue d'ensemble complète de toutes les factures reçues et voient à tout moment avec précision chez qui une facture est actuellement en cours de traitement.

A posteriori, il est possible de retracer l'ensemble du processus grâce au protocole de workflow. Cette transparence globale facilite également le contrôle de gestion.

"Lors du reporting mensuel, le statut des factures encore en attente est immédiatement visible. Ainsi, il est désormais possible de planifier des factures importantes non planifiées".

explique le directeur financier Franz Biereder. De plus, il n'est plus nécessaire de se rendre aux archives.

"Nous avons déjà dû externaliser nos archives de dossiers pour des raisons de place, ce qui entraînait bien sûr des coûts. Maintenant, le classement sur papier est enfin terminé. Les justificatifs sont classés électroniquement et peuvent être consultés à tout moment".

Lors de la recherche d'une solution appropriée pour le traitement des factures, la compatibilité avec SAP a joué un rôle important. Un critère pour lequel Tangro a marqué des points grâce à son intégration directe dans SAP, sans interfaces. Et ce, également parce que le passage à S/4, qui devrait intervenir dans quelques années, pourra se faire sans complications.