Optimiser les processus de configuration basés sur SAP

Henry Ford a dit un jour

"Chaque client peut avoir une voiture de la couleur qu'il souhaite, tant qu'elle est noire".

Cette phrase du pionnier de l'industrie semble aujourd'hui anachronique. Que ce soit dans le secteur B2C ou B2B, ce sont plus que jamais les exigences et les souhaits du client qui déterminent la manière dont les entreprises de production, telles que les fabricants d'engrenages, de pièces moulées par injection, de luminaires, de meubles ou de conteneurs pour matières dangereuses, orientent leur gamme de produits et de modèles.

Configurer presque sans limites

Et le nombre de variantes possibles ne cesse d'augmenter. Les seules limites à la configuration sont généralement celles où une certaine variante n'est pas possible pour des raisons techniques ou commerciales.

Même pour les modèles standard, comme les conteneurs de matières dangereuses, les semi-remorques de camions, les éoliennes, les pompes, les engrenages ou les meubles, il existe une multitude de possibilités de configuration et donc de variantes qui doivent être gérées et mises à jour dans le système ERP.

Pour les entreprises industrielles de taille moyenne, cela représente un énorme défi. Même pour une simple chaise, qui peut être composée "seulement" de quatre couleurs de rembourrage, de trois piètements, de trois hauteurs d'assise et avec ou sans accoudoirs, 72 combinaisons différentes sont possibles.

Si l'on élargit le choix à trois dossiers, il y a déjà 216 possibilités de configuration. Malgré la grande diversité des variantes, chaque produit doit être fabriqué au meilleur coût possible, car dans la concurrence mondiale, de plus en plus de concurrents se pressent sur le marché et font pression sur les prix et la marge bénéficiaire.

Processus de base avec potentiel d'optimisation

Les entreprises de production agissent donc sur de nombreux leviers afin de pouvoir réagir de manière flexible aux exigences du marché et des clients, de développer de nouveaux produits dans des cycles de plus en plus courts et de les mettre sur le marché, toujours dans l'optique de réduire les coûts :

Les méthodes Lean rationalisent la production et les processus commerciaux sont conçus de manière cohérente et plus performants à l'aide d'un logiciel de gestion intégré comme SAP ERP.

L'expérience montre que c'est précisément dans le domaine de la configuration des produits, l'un des processus clés au sein de SAP ERP et du processus de vente dans SAP CRM, qu'il existe encore un grand potentiel d'optimisation et d'économie.

Presque tous les processus de l'entreprise nécessitent des données de configuration, aussi bien dans la vente que dans les achats, la production ou la comptabilité financière et le contrôle de gestion.

Cependant, les outils standard SAP tels que le configurateur de variantes (LO-VC), le Configuration Engine (anciennement SAP IPC) ou la solution SAP Configure, Price and Quote (SAP CPQ) ne permettent pas toujours de répondre de manière satisfaisante aux exigences d'une configuration de produits efficace et pratique.

Configuration simple directement dans SAP

Des applications comme Treorbis Variant ont permis d'y remédier. Cette solution de variantes à structure modulaire est flexible, car elle supporte des scénarios de configuration basés sur Abap et Java dans l'environnement SAP.

Les entreprises de fabrication de tous les secteurs et de toutes les tailles qui utilisent le logiciel SAP bénéficient ainsi d'un soutien informatique continu pour la configuration des produits, ce qui leur permet de l'effectuer de manière efficace, rapide, flexible et de grande qualité.

En tant que module complémentaire basé sur Abap, basé à 100 % sur la technologie NetWeaver et certifié, la solution est entièrement et parfaitement intégrée dans SAP ERP et peut être mise à jour sans restriction.

De plus, elle est optimisée pour fonctionner sur la base de données en mémoire Hana. En même temps, la solution de variantes pour la configuration des produits peut être utilisée en combinaison avec le Configuration Engine (SAP IPC) dans SAP CRM ou avec SAP CPQ dans Hybris Commerce Suite et soutient ainsi l'optimisation durable des processus dans la distribution.

Dans SAP ERP, Treorbis Variant est étroitement lié aux processus de vente, d'achat et de planification et de gestion de la production. Cela garantit une grande sécurité des processus et le traitement rapide d'une commande, depuis la création de l'offre jusqu'à la livraison du produit fini dans les délais impartis.

La gestion structurée des projets via des réseaux avec le système de gestion de projets SAP est également prise en charge. Chaque composant individuel de la solution à variantes peut être combiné avec les fonctions standard de SAP dans LO-VC.

Grâce à des compétences approfondies en matière de conseil et de processus, basées sur plus de 15 ans d'expérience, et à une méthodologie d'implémentation à plusieurs niveaux, les experts de Treorbis soutiennent très efficacement leurs clients dans l'introduction de l'add-on et dans l'optimisation des processus de configuration. (Vous pouvez lire à la page 61 les expériences de Denios, client de Treorbis, avec la solution de variantes).

Frais de gestion des données : moins 60 pour cent

La gestion et la maintenance des dépendances SAP dans le configurateur de variantes (LO-VC) est souvent peu claire et, comme elle s'effectue dans une syntaxe spéciale, elle nécessite en outre des connaissances spéciales dont ne disposent pas les collaborateurs du service spécialisé concerné, comme le bureau d'études, les services commerciaux ou les achats.

Ces tâches sont donc volontiers confiées au service informatique ou à une équipe de spécialistes. Souvent, l'échange d'informations et la coordination entre le service spécialisé, qui connaît parfaitement les possibilités de configuration et de combinaison des produits, et les collaborateurs chargés de la gestion des règles dans SAP, se heurtent alors à des difficultés.

Cela prend du temps et le client se tourne vers la concurrence, car il faut trop de temps pour obtenir un devis. L'établissement en temps utile d'une offre de haute qualité, vérifiée sur le plan technique et calculée correctement en termes de prix, est donc un facteur important pour la concurrence.

C'est précisément là qu'intervient Treorbis Variant, car aucune connaissance syntaxique spécifique n'est nécessaire pour la mise à jour des modèles. Le processus peut donc être entièrement rapatrié dans le domaine spécialisé et est considérablement rationalisé.

Les dépenses pour le support de la configuration peuvent être réduites jusqu'à 80%, celles pour la gestion des données de base jusqu'à 60%. L'acquisition de l'add-on est ainsi également très rapidement amortie.

Cela est possible parce que les caractéristiques et les évaluations des caractéristiques des différentes variantes d'un produit, ainsi que leurs relations mutuelles, sont enregistrées de manière centralisée dans des "tables de décision".

Vous remplacez les dépendances dépendant de l'article par des dépendances neutres en termes de valeur. Le nombre de ces objets dans le système SAP est ainsi réduit, la structure des données est simplifiée et plus claire.

Ainsi, même un très grand nombre d'ensembles de règles peuvent être gérés avec un minimum d'efforts et de nouveaux modèles de données peuvent être rapidement mis en place. Les tables de décision permettent de créer des ensembles de règles aussi bien pour la configuration interactive de haut niveau que pour la configuration de bas niveau des structures de produits telles que les nomenclatures et les gammes opératoires.

Grâce à l'interface conviviale de la solution de variantes, qui propose entre autres des fonctions de copie, de filtrage et de tri, l'utilisateur final peut créer et traiter les données de configuration de manière confortable et rapide.

Des algorithmes de recherche performants aident à détecter et à corriger les erreurs. La qualité des données augmente également, car des routines de contrôle logiques assistent la saisie des données et comparent automatiquement les valeurs de saisie avec les données de base SAP ainsi qu'avec les informations de la nomenclature telles que le numéro d'article ou la position de la nomenclature.

Il est en outre possible d'éditer les entrées de table sur une interface Microsoft Excel en dehors de SAP ERP. Un programme de téléchargement de Treorbis vérifie leur cohérence et les charge dans le logiciel SAP.

Même en cas d'utilisation en combinaison avec le Configuration Engine ou avec SAP CPQ, la charge de travail pour la gestion des données reste faible. Les données de configuration sont ici aussi gérées directement dans les tables de décision Treorbis et ne doivent pas être répliquées. En outre, le module complémentaire permet de connecter des solutions externes, par exemple des outils de vente et des systèmes de CAO.

Planification de la production avec des lots de fabrication

Comme la solution à variantes intègre étroitement les données configurables aux processus d'exploitation, la flexibilité et l'efficacité des processus tels que la planification de la production dans le cadre de la fabrication en interne augmentent.

Si l'on veut également fabriquer des pièces uniques avec des temps de préparation optimisés, il faut regrouper différents processus de travail en lots de taille raisonnable.

Treorbis Variant permet de sélectionner des ordres de fabrication SAP similaires, par exemple une couleur de surface identique ou des dimensions identiques pour des produits, selon des valeurs de caractéristiques librement définissables, puis de les regrouper et de les traiter selon ces critères de sélection dans un paquet de fabrication orienté processus. Le flux de documents et - surtout en cas de modifications - le nombre d'étapes de processus sont ainsi nettement réduits.

Les informations de production regroupées dans un paquet peuvent être imprimées sur des documents de production propres ou transmises par voie électronique à des machines connectées dans le shop-floor, ce qui permet une gestion de la production sans documents. Les commandes regroupées dans un paquet de production peuvent être réparties, validées, confirmées ou supprimées de manière flexible.

Déterminer le prix de vente exact pour chaque variante

D'autres modules aident l'utilisateur final à effectuer des tâches spéciales. Le service commercial peut calculer de manière largement automatique et très précise les coûts de production et la marge bénéficiaire pour chaque variante de produit, ce qui lui permet de déterminer avec exactitude le prix de vente.

Les conditions de vente pour un nombre parfois très élevé de variantes de produits peuvent être créées rapidement et facilement en tant que données de base à l'aide de clés librement définissables.

La configuration d'en-tête Treorbis permet de configurer directement au niveau de l'en-tête de la commande des produits ayant des valeurs de caractéristiques identiques pour des postes de commande individuels, ce qui réduit considérablement le travail de création des commandes.

Pour ce faire, les valeurs des caractéristiques sont saisies une seule fois - et non pas pour chaque poste - dans l'en-tête de la commande et sont directement transférées de là aux postes du document commercial concernés.

Dans un "cockpit", le service des achats peut effectuer rapidement et efficacement l'ensemble du processus d'approvisionnement avec des fournisseurs externes. Les données nécessaires pour les produits configurés sont à cet effet rassemblées et visualisées de manière claire et transparente - de la transformation de la demande d'achat à la réception des marchandises et au contrôle des factures.

Dans le cockpit, le service Achats peut en outre définir individuellement les informations qui doivent être affichées pour chaque article d'achat configurable.

Contrôler automatiquement les disponibilités

Lorsqu'une commande client est saisie, Treorbis Variant permet en outre le contrôle automatisé et inter-usines de la disponibilité (ATP-Check) de tous les matériaux et composants nécessaires à la fabrication ou à la confection du produit final.

Le service commercial peut ainsi convenir de manière fiable des dates de livraison avec les clients et réagir en temps réel aux goulots d'étranglement en reprogrammant la livraison si nécessaire.

Le contrôle ATP intègre notamment l'état des stocks, la capacité de production de tous les composants dans la structure de nomenclature à plusieurs niveaux générée et compare ces données aux besoins.

Le résultat est clairement visualisé, l'utilisateur étant informé du chemin critique, c'est-à-dire du manque de matériel ou d'un stock très faible, par une fonction de feux de signalisation.

Analyser en détail

Le module "Treorbis Variant Analytics" met à disposition des fonctions d'analyse complètes pour l'évaluation des données de configuration et permet ainsi un contrôle efficace des variantes de produits.

L'utilisateur final définit au préalable dans SAP ERP les indicateurs de configuration à analyser, tels que les caractéristiques ou les évaluations. Grâce à l'outil d'analyse, les évaluations des ventes d'une variante de produit peuvent ensuite être effectuées de manière fiable et détaillée directement dans SAP Business Warehouse (SAP BW) et être visualisées de manière graphique et attrayante - un véritable point fort.

Ces données sont ensuite extraites et chargées dans le Business Warehouse, où elles sont stockées dans une structure de table spéciale et peuvent être analysées selon les critères les plus divers - selon les configurations particulièrement fréquentes, rares, rentables ou coûteuses.

Si les données de configuration ont été complétées ou élargies par de nouvelles caractéristiques et variantes, les modifications sont directement intégrées dans la structure de la table BW à l'aide de l'outil d'analyse, ce qui réduit le travail à un minimum.

Les requêtes sont effectuées à l'aide de SAP Business Explorer (SAP BEx) ou des outils de reporting de SAP BusinessObjects. Treorbis Variant Analytics peut également être utilisé en combinaison avec un système SAP BW installé sur la base de données SAP Hana. Ainsi, même les analyses de très grandes quantités de données de configuration sont réalisées en un tour de main.

Formulaires et modèles 3D

Les nouvelles exigences de processus orientées vers la pratique sont en outre intégrées en temps réel dans la solution complémentaire, car Treorbis est toujours à l'écoute du client et est membre du Configuration Workgroup (CWG) (voir encadré).

Dans ce contexte, il convient de souligner tout particulièrement l'optimisation des processus basés sur des formulaires dans le domaine des offres avec une commande d'impression interactive basée sur l'extension de solution SAP Interactive Forms by Adobe.

Cela donne aux commerciaux la possibilité d'inclure des textes individuels ainsi que des photos, des graphiques ou des dessins dans les documents commerciaux, en fonction des informations de configuration.

Afin de simplifier les processus de contrôle et de rendre plus efficace le traitement des commandes par le service commercial externe, la configuration des produits sera désormais également représentée dans un modèle en 3D.

Comme le modèle 3D et les données de configuration dans le système SAP sont reliés par une interface bidirectionnelle, toute modification de la configuration 3D est immédiatement répercutée dans les données SAP et, en retour, toute modification dans SAP est immédiatement affichée dans le modèle 3D.

À l'aide du modèle 3D, le service commercial peut configurer le produit souhaité sur un appareil mobile en collaboration avec le client B2B. De cette manière, le client bénéficie de la même expérience d'achat confortable dans le domaine professionnel que lors d'un achat en ligne privé.

Une fois la commande passée, les données sont automatiquement transmises au système SAP, où elles sont immédiatement traitées et où les processus consécutifs d'achat et de fabrication sont directement déclenchés.

Cette approche accélère le traitement des commandes, réduit les délais de livraison et augmente la satisfaction des clients. C'est ce qui compte en fin de compte.