Les liquidités en ligne de mire

En tant que titre de presse écrite, le Neue Osnabrücker Zeitung, avec ses neuf éditions régionales et un tirage vendu d'environ 170 000 exemplaires par jour, est l'épine dorsale économique de NOZ Medien, qui emploie plus de 1 100 personnes sur dix sites.

Afin de pouvoir scanner les 25 000 factures quotidiennes et de les traiter ensuite numériquement, la NOZ avait déjà mis en place un système de flux de travail il y a plusieurs années.

Cependant, celui-ci n'était qu'en amont du système SAP, c'est pourquoi les factures ne pouvaient être comptabilisées qu'après leur validation. En outre, il était difficile d'apporter des modifications aux processus, comme cela est toujours nécessaire dans la pratique, en raison de la rigidité du concept de workflow.

Un flux de travail à la hauteur

L'entreprise de médias était donc à la recherche d'une solution globale, intégrée à SAP, pour rendre ses processus de traitement des factures plus rapides et plus transparents.

"Nous avons trouvé en xFlow Invoice un logiciel prêt à l'emploi, en maintenance permanente, profondément intégré dans SAP et doté d'un large éventail de fonctionnalités".

explique Sören Gödde, responsable SAP Basis et chef de la gestion de projet Basecom chez NOZ.

Pour Gödde, la profondeur d'intégration SAP signifie que l'interface SAP contient déjà toutes les fonctions dont les départements spécialisés ainsi que les services financiers et comptables ont besoin autour du traitement des factures.

La certification SAP de la solution garantit un fonctionnement stable lors des changements de version du système SAP.

Lors de l'introduction de la solution, NOZ s'est orienté vers les normes de bonnes pratiques qui y sont livrées - des processus de validation qui se déroulent de manière similaire dans d'autres entreprises et qui sont déjà préconfigurés dans xFlow Invoice. Le système a ainsi pu être rapidement utilisé dans la pratique et a pu être mis en service après une durée de projet de huit semaines.

Les factures entrantes sont désormais scannées avec la solution de capture xFlow Capture ; l'interface WMD gère ensuite la comparaison des données de base SAP ainsi que la connexion au système d'archivage déjà existant.

Pour le processus de contrôle et de validation, xFlow Invoice est utilisé comme workflow. Les documents se trouvent donc dans SAP immédiatement après avoir été scannés, de sorte que le traitement ultérieur, la validation et le déclenchement des validations peuvent y avoir lieu - ce qui est nettement plus confortable qu'avec la solution précédente, qui se trouvait seulement en amont de l'ERP.

Grâce à la pré-saisie, la comptabilité financière a immédiatement une vue d'ensemble des documents en circulation et des dettes à prévoir. Elle continue à travailler avec l'interface habituelle de son système SAP, ce qui rend l'application confortable et facile à utiliser.

Entre dix et quinze pour cent des documents sont des factures dites interentreprises, que les sociétés du groupe s'adressent entre elles et se transmettent dans un format EDI. Elles sont importées dans xFlow Invoice via une intégration XML.

Les quelque 150 pigistes sont répartis dans les rédactions locales, par exemple à Papenburg, Meppen ou Lingen, ainsi que dans l'une des plus de 20 entreprises appartenant à NOZ Medien, et accèdent au flux de travail via un WebClient.

Aperçu des liquidités

"Grâce à ce système, nous avons désormais une bien meilleure vue d'ensemble de l'état actuel de nos créances et donc de nos liquidités".

explique Ruth Schock, responsable de la comptabilité financière de NOZ.

"Le fait de travailler avec une solution entièrement certifiée SAP nous facilite grandement la tâche, car l'ensemble du processus de travail est désormais rapide et sans erreur".

La comparaison des données de base en est en partie responsable. La certification SAP de la solution garantit un fonctionnement stable lors des changements de version du système SAP. Grâce à la comparaison automatisée avec les données de base SAP, les sources d'erreurs sont éliminées.