Les frais de transport en vue

Chaque année, le siège de l'entreprise à Ditzingen reçoit environ 17 500 factures papier de la part des prestataires logistiques pour les frets effectués. Ces factures contiennent 210.000 positions pour des pièces de rechange, des pièces de service et des petites pièces ainsi que 16.000 positions pour l'expédition de machines. Trumpf traite 90% de tous les frets par l'intermédiaire de cinq prestataires de services avec lesquels des conditions spécifiques ont été convenues.

Lorsque Trumpf reçoit les factures des prestataires de services, celles-ci doivent être vérifiées pour voir si elles ne s'écartent pas des conditions convenues. Un travail énorme, car les factures comportent parfois jusqu'à 200 pages.

Ce processus de contrôle des frais de transport devrait maintenant être simplifié et associé à une qualité de contrôle nettement plus élevée. Les factures électroniques entrantes des prestataires de services devraient être vérifiées automatiquement et comptabilisées par le système dans une limite de tolérance définie.

En revanche, les postes présentant des écarts en dehors de la valeur seuil doivent être marqués et contrôlés manuellement par l'expédition lors de l'étape suivante. En même temps, la nouvelle solution devait pouvoir être facilement gérée par les collaborateurs et déployée à l'international sans trop d'efforts.

L'appel d'offres suivant a été remporté par Serkem avec une solution de frais de transport directement implémentée dans SAP. Toutes les exigences de Trumpf sont représentées de manière conviviale dans SAP.

Un moniteur de frais de transport - le cœur de la solution - permet de surveiller et de contrôler clairement toutes les opérations.

Contrôle automatisé des frais de transport dans SAP

Le système SAP crée un transport et un document de frais de transport pour chaque livraison sortante. Dans le document de frais de transport, les frais de transport théoriques sont calculés à l'avance à l'aide des conditions enregistrées dans SAP pour chaque prestataire de services.

Le calcul peut être basé sur le poids brut, le poids volumétrique ou le mètre de chargement. Les conditions peuvent être facilement gérées par les collaborateurs via un tableau Excel et facilement mises à jour dans le système SAP.

Pour chaque transporteur, il est possible d'enregistrer et de gérer jusqu'à 20 types de conditions avec un nombre quelconque de caractéristiques. Chaque accord sur les conditions a sa propre période de validité.

Les suppléments pour la distance, le poids, les marchandises dangereuses, les incoterms, etc. sont ainsi pris en compte dans le calcul des coûts théoriques. Sur la base des conditions d'expédition, l'heure de livraison la plus tardive est en outre déterminée et comparée ultérieurement avec l'heure indiquée dans l'accusé de réception de la livraison, par exemple pour un envoi express jusqu'à 10 heures.

Convertir les factures

Les factures électroniques et les preuves de livraison des différents prestataires de services sont livrées sous forme de factures individuelles dans différents formats à un convertisseur de données, où elles sont converties en un format SAP IDOC uniforme. Les factures converties sont ensuite transmises au module PI du SAP de Trumpf et importées dans le moniteur de contrôle du fret.

Dans le moniteur des frais de transport, les différents postes sont contrôlés pour voir s'il y a des écarts par rapport aux frais de transport et aux délais de livraison calculés à l'avance : les valeurs théoriques calculées auparavant sont maintenant comparées aux valeurs réelles des factures entrantes au niveau des postes.

Si l'écart est inférieur à la valeur seuil prédéfinie, le poste de facture est automatiquement enregistré dans le système SAP et est donc intégré dans la comptabilité financière pour le paiement.

Si la valeur seuil est dépassée - par exemple un express commandé avant 10 heures, une livraison après 10 heures ou un dépassement des coûts théoriques de plus de trois pour cent - le service d'expédition reçoit une notification du système. Le poste est marqué dans l'aperçu et contrôlé manuellement par le service d'expédition.

Trumpf a accordé une importance particulière au contrôle des heures de livraison. Sur la base des conditions d'expédition, l'heure de livraison la plus tardive est désormais déterminée et comparée à l'heure de livraison réelle.

Ainsi, Trumpf ne paiera à l'avenir des suppléments pour les envois express que si la livraison est effectuée à temps. Grâce à l'utilisation du moniteur entièrement mis en œuvre dans SAP, Trumpf a économisé plus de 250.000 euros dès la première année. Parallèlement, le moniteur de Serkem permet d'évaluer le respect des délais de livraison par les prestataires de services.