Automatisation des confirmations de commande

Mais que se passe-t-il si le système ERP ne dispose pas de la solution adéquate pour répondre au besoin de traitement automatisé des confirmations de commande ?

Le bac à papier est déposé

Environ 65.000 confirmations de commande (AB) arrivent chaque année chez MAG de manière décentralisée sur sept sites. Cela signifie que près de 180.000 positions sont comparées dans SAP et que des dizaines de AB sont agrafées aux commandes imprimées et conservées dans un classeur.

Tout le monde peut probablement se rendre compte de l'immense perte de temps et des sources de recherche et d'erreur que cela représente. Et tout le monde sait aussi que les confirmations de commande reçues par fax ou par courrier peuvent être égarées.

Si une question sur le processus apparaît ensuite, c'est extrêmement défavorable. Le papier a également l'inconvénient d'être lent. Cela signifie qu'il arrive que l'on rappelle par erreur aux fournisseurs d'envoyer l'AB en retard.

Malheureusement, la personne responsable est en vacances ou malade, ou la transmission a été faite à la mauvaise personne ou s'est perdue pendant ce temps.

"Nous voulions faire beaucoup mieux en termes de temps de réaction et de traitement, mais surtout en termes de transparence"

explique Jürgen Geiger, chef de projet MAG, à propos du souhait de traiter électroniquement les confirmations de commande.

Le responsable des achats le confirme en révélant "il a simplement regardé ses employés faire ce qu'ils faisaient"..

"D'une certaine manière, on le sait, mais voir combien de déplacements sont effectués chaque jour dans le service des achats, c'est remarquable".

a déclaré Markus Schulz.

Processus d'achat et SAP

Pour choisir un logiciel approprié, MAG a cherché des fabricants certifiés qui développent des solutions logicielles intégrées à SAP, qui comprennent le processus d'achat et SAP, qui réagissent de manière flexible aux souhaits et aux exigences et qui ont de l'expérience dans le traitement électronique des documents. C'est pour ces raisons que MAG est tombé sur AFI.

Volontaire et capable

Il s'est avéré que l'AFI répondait à toutes les exigences : sauf une. La solution logicielle ne correspondait pas tout à fait aux processus de MAG. Cela a d'abord irrité certains membres de l'équipe de projet.

"Mais nous avons vite compris que la direction de l'AFI était tout à fait disposée et surtout capable d'adapter le logiciel. Nous avons également compris l'énorme opportunité que cela pouvait représenter pour nous".

se souvient Markus Schulz.

"Nous avons eu la possibilité de participer à la conception du logiciel. Une telle opportunité n'arrive pas souvent".

MAG s'est entretenu avec d'autres fabricants potentiels et a voulu savoir comment ils allaient aborder la mise en œuvre. Il s'est rapidement avéré qu'il n'existait pas sur le marché de logiciel de confirmation de commande intégré à SAP qui puisse répondre aux exigences de MAG.

C'était inattendu ! AFI a présenté un concept d'adaptation du logiciel et a directement commencé à le développer. "Il en est ressorti un logiciel idéal qui facilite tellement nos activités quotidiennes et qui soutient mon équipe", se réjouit le responsable des achats.

Télécopie silencieuse

Afin de recevoir à l'avenir les AB directement sous forme numérique, le matériel de fax a été adapté à la fonction "fax to folder". Les AB arrivent certes encore sous forme de fax, mais le terminal ne les imprime plus sur papier, il les centralise au format TIF ou PDF. Le premier pas vers une transparence maximale, un temps de traitement réduit et une documentation complète !

La manière dont les données de l'AB, reconnues au moyen d'une OCR, sont transmises à SAP exige une connaissance approfondie du système ERP. Grâce aux connaissances détaillées de l'équipe de développement d'AFI, DirectConfirmationControl est en mesure de faire correspondre les données AB lues avec les données de commande SAP MM.

Si une commande est envoyée par le fournisseur à MAG comme "confirmée telle que commandée", le logiciel AFI le reconnaît. Le traitement suivant par l'acheteur est alors une affaire de secondes. Inversement, les écarts de délais ou d'échéances, de quantités et de prix sont immédiatement visibles.

Ici aussi, le traitement est nettement plus efficace grâce à des sauts directs de DirectConfirmationControl vers les transactions SAP ME23N, MD04, MM02 ou ME12. Il n'est plus nécessaire de saisir péniblement les clés SAP.

"Il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton 'État des stocks/besoins' pour voir si un écart est tolérable".

décrit le responsable des achats.

Correction automatique si nécessaire

Si une remise ou un supplément est indiqué sur l'AB, mais qu'il n'est pas mentionné dans la commande SAP, le logiciel AFI le détecte et accède en temps réel au système ERP pour écraser la commande initiale.

"Bien sûr, au début, nous étions sceptiques quant au fait qu'un logiciel modifie automatiquement les commandes SAP"

avoue Markus Schulz.

"Les avantages de la correction automatique étaient pourtant évidents. Le système de test nous a permis de prouver que ce qui doit être corrigé l'est de manière optimale. Et que toutes les étapes sont consignées sans faille".

Valeur informative des prix nets

Tous les acheteurs savent à quel point la composition des prix nets est importante. Il ne s'agit pas seulement de sa propre réputation dans les évaluations et analyses récurrentes. Il s'agit plutôt de la transparence et de la traçabilité et des déductions qui en découlent pour les calculs futurs.

"Les prix nets ne peuvent être évalués que s'il est possible de comprendre comment ils se composent. Et cela doit bien sûr être représenté dans SAP".

explique Markus Schulz à propos du fait que DirectConfirmationControl écrit, si nécessaire, des remises dans la commande SAP et modifie ainsi la commande initiale.

La transparence est également garantie par les possibilités de filtrage ainsi que par l'archivage électronique dans SAP Content Server.

"Les filtres étendus et les affichages d'état du moniteur sont indépendants de l'emplacement et faciles à comprendre".

sait Jürgen Geiger.

"Chacune de nos organisations d'achat peut choisir pour elle-même ce qui doit être affiché. De même, l'aperçu global de toutes les confirmations de commande est garanti dans toute l'entreprise. Et si l'original doit être affiché, il est immédiatement disponible en appuyant sur un bouton".