Managed Invoice Service §302 simplifie le processus de facturation des ordonnances

Les fournisseurs de prestations médicales doivent facturer les ordonnances aux 145 caisses d'assurance maladie légales (GKV) en Allemagne sous forme électronique. Pour ce faire, les fournisseurs de moyens auxiliaires, par exemple, doivent respecter un processus complexe conformément à l'article 302 du Code social allemand (SGB V).

C'est pourquoi de nombreux prestataires de soins confient cette facturation électronique à des prestataires de services de facturation spécialisés. Linde Healthcare Deutschland, un fournisseur de gaz médicaux, de produits médicaux associés et de services, souhaitait cependant économiser les coûts élevés engendrés par cette externalisation de la facturation.

C'est pourquoi une solution alternative a été recherchée pour le processus de facturation des ordonnances, qui soit également en harmonie avec l'environnement SAP utilisé dans le monde entier. Le Managed Invoice Service §302 pour la facturation des ordonnances de Seeburger répond à ces deux exigences.

"Le processus global de facturation des ordonnances est très compliqué et coûteux. Surtout lorsqu'il y a un fournisseur de factures intermédiaire qui crée des factures électroniques à partir de factures papier. Il est donc judicieux de simplifier le processus et de l'automatiser au maximum afin de réduire les coûts".

explique Andreas Judt, Head of Business Unit Healthcare DACH, Seeburger.

Une étude d'A.T. Kearney reconnaît également dans cette complexité un énorme facteur de coûts dans le secteur de la santé. Ainsi, lors de la facturation des ordonnances, toutes les factures papier et les documents qui les accompagnent doivent être transmis à la GKV en plus de la facture électronique.

Les services d'acceptation des données de l'assurance maladie obligatoire imposent aux prestataires de soins des exigences techniques différentes quant à la présentation des données de facturation. De plus, des systèmes incompatibles ainsi que de nombreuses interfaces et solutions isolées perturbent le transfert de données.

Les solutions informatiques sont nécessaires

D'un point de vue technique et financier, ces conditions représentent un grand défi pour les fournisseurs de moyens auxiliaires comme Linde Healthcare.

Les restrictions légales en matière de protection des données et la réassurance permanente ainsi que l'obtention continue d'autorisations conduisent à une communication indirecte et lente de tous les participants au processus.

"En cas de non-respect des exigences légales, une réduction générale de la facture pouvant aller jusqu'à cinq pour cent peut être appliquée si, par exemple, les données de facturation ne sont pas transmises par transmission électronique des données ou sur des supports de données exploitables par une machine.

Pourtant, la spécification technique pour la mise en œuvre du paragraphe 302 SGB V, avec ses plus de 100 pages, exige une configuration complexe. À cela s'ajoutent les différentes exigences des caisses d'assurance maladie et de leurs services de réception des données. Une solution EDI doit représenter tout cela".

déclare Karin Dieckmann, chef d'équipe Backoffice HC-O-CB Homecare, Linde Healthcare Allemagne.

Chaque mois, Linde Healthcare établit 20.000 factures pour les caisses d'assurance maladie. Jusqu'à présent, l'entreprise transmettait les justificatifs papier nécessaires à cet effet à un prestataire de facturation spécialisé dans les caisses d'assurance maladie.

Celui-ci a généré des factures électroniques à partir du papier et les a envoyées aux centres de réception des données des caisses d'assurance maladie.

"Les frais occasionnés par de tels prestataires de services de facturation sont très élevés en raison de leurs efforts de manipulation. C'est pourquoi Linde Healthcare a cherché une alternative aux prestataires de services traditionnels, qui proposent tous des solutions similaires.

Linde a choisi notre Managed Invoice Service §302 parce que nous pouvons fournir l'externalisation de la facturation électronique à des coûts nettement inférieurs et avec une plus grande transparence".

dit Andreas Judt.

Le Managed Invoice Service §302 offre une approche simple et directe et permet ainsi de réduire fortement les coûts. La suite Seeburger Healthcare Integration est l'instance centrale qui gère l'ensemble des processus de facturation.

Désormais, le transfert complet des factures internes du système ERP de SAP jusqu'aux points de réception des données de la CCAM concernée est entièrement automatisé et direct. La suite et l'environnement SAP s'harmonisent sans rupture de média.

Afin que l'ensemble complexe de règles pour les différentes prescriptions de la GKV et de ses services de réception des données soit stocké en un seul endroit, la Healthcare Integration Suite est exploitée en tant que service géré dans le centre informatique hautement sécurisé de Karlsruhe.

Les données de facturation y sont converties dans le format Edifact requis et cryptées. En outre, un fichier dit de commande est créé. Les deux fichiers sont ensuite envoyés aux points d'acceptation correspondants des caisses.

"Notre ancien prestataire de services a mis à notre disposition la totalité de la somme au bout de 25 jours et les factures ont été comptabilisées comme payées. Mais le retrait de la caisse n'a suivi qu'un ou deux mois plus tard, si bien que nous avons dû rouvrir les créances.

Cela retardait énormément la facturation des ordonnances. Avec la nouvelle solution, nous utilisons désormais nos contrats directs avec les caisses. Ainsi, sans processus de comptabilité longs et compliqués, nous recevons par exemple notre argent au bout de 17 jours seulement, ce qui constitue pour nous un grand avantage en termes de temps et donc de finances".

dit Karin Dieckmann.

Meilleure qualité des données, communication directe

Les collaborateurs de Linde reçoivent désormais un retour immédiat sur les données de facturation envoyées. La Healthcare Integration Suite soumet par exemple les données de facturation à un contrôle de conformité afin d'y trouver d'éventuelles erreurs et de les signaler immédiatement à Linde.

Les retours d'information des services de réception des données de la CCAM, à savoir si une facture a été confirmée ou non, sont également immédiats. Linde peut ainsi procéder à une correction rapide. La suppression du fournisseur tiers s'accompagne donc d'une réflexion approfondie sur la qualité des propres données et des processus internes.

"Grâce à la solution Seeburger, la qualité de nos données et la communication interne entre les services se sont énormément améliorées".

résume Karin Dieckmann.

"Cela s'explique d'une part par la grande transparence de la solution, et d'autre part par le fait que toutes les données de facturation sont traitées avec plus de soin".

Grâce à la communication directe avec les caisses d'assurance maladie, les erreurs de contenu peuvent être corrigées par un simple appel téléphonique, sans qu'il soit nécessaire de renvoyer les factures et de perdre ainsi du temps inutilement. Outre une réduction des coûts, Linde Healthcare profite également d'une amélioration de la qualité des données.

Après le passage de l'ancien fournisseur à la solution Managed Service, les partenaires du projet veulent déjà passer à la prochaine étape d'extension. Linde Healthcare Deutschland prévoit de représenter numériquement le processus de traitement des commandes et de circulation des ordonnances, qui est aujourd'hui encore largement basé sur le papier, et de stocker les données dans l'ERP ainsi que dans le système d'archivage.

Il s'agira à l'avenir de commencer au début du processus : dès la réception de l'ordonnance de l'hôpital ou du médecin prescripteur.