Stadtwerke Flensburg: Zutrittskontrolle und Zeiterfassung mit SAP-Anbindung

Bei den Flensburger Stadtwerken arbeiten mehr als 800 Mitarbeiter in der Strom-, Wasser- und Wärmeerzeugung sowie im Vertrieb und in der Verwaltung. Zudem beschäftigt der Konzern regelmäßig Fremdfirmen wie Gärtnereien oder Reinigungsunternehmen.

Dies bedeutet einen regen Personenverkehr. Aus Sicherheitsgründen, aber auch um ein effektives Zeitmanagement für die Mitarbeiter zu etablieren, haben die Stadtwerke vor knapp zehn Jahren eine Zutrittskontrolle inklusive Zeiterfassung installiert. Das modulare System wächst seitdem mit dem Unternehmen und den steigenden Anforderungen.

Viele Großunternehmen nutzen moderne Lohnabrechnungssysteme, darüber hinaus benötigen sie aber auch eine zuverlässige Zeiterfassung für ihre Mitarbeiter, die Arbeitszeiten direkt an die Lohnbuchhaltung weitergeben kann.

Die Stadtwerke Flensburg nutzen dazu eine elektronische Zutrittslösung mit angeschlossener Zeiterfassung des Bremer Sicherheitsunternehmens Miditec Datensysteme.

Deren Lösung – bestehend aus den MTZ Business Solutions mit Schnittstelle zu SAP und dem Modul MTZ Access und Time für bis zu 2000 Mitarbeiter – überzeugte durch das Gesamtpaket.

Insbesondere der modulare Aufbau, die zentrale Datenbank und die bedienerfreundliche webbasierte Software, die über einen Webbrowser Zugriff von jedem Computer aus ermöglicht, sprachen für die Lösung.

Zunächst statteten die Flensburger die Haupteingangstüren mit Zutrittslesern aus. Inzwischen sind alle Außen- und Innenbereiche mit einer Zutrittskontrolle versehen. Über den Zutritt werden auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst sowie unberechtigte Zutrittsversuche in nicht berechtigte Bereiche.

Auch für Fehlversuche können wie für die regulären Arbeits-, Fehl- und Zuschlagszeiten entsprechende Auswertungen vorgenommen werden. „Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für die Miditec-Lösung. Die Software läuft zuverlässig und ist einfach zu parametrieren.

Außerdem kann die gesamte Anlage von unserem eigenen Elektriker installiert und gewartet werden und wir sind nicht an einen Wartungsvertrag gebunden“, sagt Erhard Jahn, Leiter Facility Management bei den Stadtwerken Flensburg.

Schnittstelle zu SAP

Bei den Stadtwerken Flensburg realisierte der zertifizierte SAP-Partner Miditec eine Schnittstelle zum System SAP R/3 HR-PDC. Über diese werden im laufenden Betrieb die Personalstammdaten aus SAP wie Personal- und Kartennummer, Nach- und Vorname, Gültigkeitsbeginn, Gültigkeitsende oder Tastenberechtigung als Datei aufbereitet und zur Weiterverarbeitung der MTZ Business Solution zur Verfügung gestellt.

Der Datentransport erfolgt dabei durch den sogenannten BAPI-Handler, der bei der Installation eingerichtet wird. Der BAPI-Handler erzeugt Dateien, deren Namen den Tabellennamen der Schnittstelle entsprechen.

Über die Schnittstelle (MTZBS AUTO_SAP) können sowohl neue Mitarbeiter, die im SAP-System angelegt worden sind, als auch Änderungen bei bereits vorhandenen Mitarbeitern an die MTZ Business Solution übergeben werden. Damit entfällt eine aufwändige Pflege der Daten in zwei Systemen.

Die Stadtwerke Flensburg setzen die Module Access und Time von der MTZ Business Solution ein. Die Personalstammdaten, die über die Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden, sind dann in einer Datenbank abgespeichert und stehen somit allen Modulen zur Verfügung.

Bei Bedarf wird auch die Berechtigung „welcher Mitarbeiter darf an welchem Zeitterminal buchen“ vergeben. Außerdem kann der Kunde auch die Berechtigung „welcher Mitarbeiter darf wann und an welchem Zutrittsleser buchen“ für die Zutrittsleser in der Schnittstelle automatisch mitübergeben.

So steuern die Stadtwerke Flensburg zeitlich, wann Mitarbeiter das Firmengelände oder die Räume betreten dürfen. Die Buchungen, die an einem Zeiterfassungsleser getätigt wurden (wie Kommt-, Geht- und Fehlgrund-Buchungen), werden dann über den BAPI-Handler an SAP übergeben und dort verarbeitet.

Durch den Dateiaustausch lassen sich die im SAP-System errechneten Werte wie Urlaubsstand, Saldo oder Überstunden wieder zurück in die Datenbank der MTZ Business Solution schreiben.

Die Werte werden bei Bedarf dem jeweiligen Mitarbeiter, der sich mit einer Buchungskarte/Chip eindeutig identifiziert hat, am Zeiterfassungsterminal angezeigt.

Unterstützung durch Hotline

Bei Servicefragen greifen die Stadtwerke Flensburg auf die Unterstützung der Miditec-Hotline zurück. Erhard Jahn weiß vor allem die schnellen Reaktionszeiten zu schätzen:

„Bei der Umstellung der ursprünglichen MTZ 4000 auf die MTZ Business Solutions und damit von Draht auf Ethernet traten einige Fragen auf, die über die Hotline schnell und kompetent beantwortet wurden“

berichtet Jahn.

„Wenn eine Antwort einmal nicht sofort gegeben werden kann, erfolgt zeitnah ein Rückruf.“

Für die Zukunft ist eine Erweiterung geplant. Module für eine vereinfachte Besucherverwaltung und Ausweiserstellung sollen das System ergänzen. Zurzeit müssen Besucher noch beim Empfang angemeldet werden und erhalten dort einen von Hand ausgestellten Besucherausweis.

Später soll dies über die MTZ Business Solutions gehandhabt werden. Die Beantragung erfolgt dann online, sodass der Empfang im Voraus einen Besucherausweis mit den benötigten Zutrittsrechten ausstellen kann.

Die Ausweiserstellung über die MTZ Business Solutions wird jedoch nicht nur für Besucher, sondern auch für die Mitarbeiter der Flensburger Stadtwerke genutzt werden. Das System liefert die Mitarbeiterdaten, sodass die Stadtwerke Mitarbeiterausweise in Zukunft auf Blanko-Ausweiskarten selbst ausdrucken können.

„Gerade bei derart wichtigen Versorgungsunternehmen wie den Stadtwerken ist die Einhaltung von Sicherheitsstandards enorm wichtig. Mit dieser Zutrittskontrolle hat das Unternehmen nun einen umfassenden Überblick, wer wann welche Örtlichkeiten betritt“

erklärt Tammo Berner, Leiter Vertrieb und Marketing bei Miditec Datensysteme, abschließend.