Traitement des factures 4.0

Weig se considère comme un prestataire de services industriels tout au long de la chaîne de création de valeur du carton. Le groupe est spécialisé dans le carton-plâtre, dispose d'une compétence intégrée dans le carton d'emballage et les emballages en carton et propose des solutions durables pour l'élimination des matières premières secondaires.

Au siège principal à Mayen, où se trouvent les services administratifs centraux, tous les fils se rejoignent. Les processus de traitement des factures entrantes sont regroupés de manière efficace grâce au logiciel Tangro IM.

Weig reçoit environ 45.000 factures par an, pour moitié par e-mail et pour moitié par courrier. Le traitement de ces documents dans SAP avait déjà été automatisé il y a des années. Mais avec une solution qui n'était reliée au système ERP que par une interface.

L'inconvénient est que toutes les commandes et les entrées de marchandises créées n'étaient transmises qu'une seule fois par jour à SAP pour y être comptabilisées. Ces informations importantes n'étaient donc toujours disponibles que le lendemain pour le traitement des factures, de sorte qu'un retard supplémentaire d'un jour s'ajoutait au délai habituel de traitement du document.

De plus, il existait une multitude de processus de validation différents qui ralentissaient encore plus le contrôle des factures. Cette ancienne solution ne correspondait pas à la vision de processus efficaces et transparents. Mais surtout, le système sur S/4 n'était pas aussi efficace et allait donc à l'encontre de la stratégie de l'entreprise visant à faire de S/4 Hana le système ERP leader dans toute l'entreprise.

"Nous voulions compter sur quelqu'un dont nous savions qu'il supporterait S/4 Hana. Avec Tangro, nous avons trouvé le bon partenaire".

explique Tim Hoffmann du Group Service IT à propos du choix du logiciel.

"Nous avons également été convaincus par la preuve pratique chez un client de référence, chez qui Tangro fonctionne déjà sur S/4 Hana".

La solution de traitement des factures est embarquée dans SAP, elle peut donc être intégrée directement dans le système ERP de SAP sans interface, y compris dans S/4 Hana.

"D'un point de vue informatique, la propriété SAP embarquée simplifie bien sûr beaucoup de choses. Il n'y a eu qu'une seule petite adaptation à faire, puis le logiciel de base a pu être exécuté sur notre système S/4. Tout s'est fait rapidement et facilement".

Tim Hoffmann se montre enthousiaste à l'égard du projet.

"Nous avons été très bien conseillés".

Il n'a fallu que huit semaines pour que l'IM soit utilisé de manière productive chez Weig. Cela a été rendu possible grâce à l'énorme travail préparatoire des collaborateurs impliqués. Depuis, le système peut faire valoir tous ses avantages dans les départements spécialisés.

Les achats et le contrôle des factures profitent de l'intégration directe du logiciel dans SAP, non seulement parce que les gestionnaires traitent les factures entrantes dans le même environnement, mais aussi parce qu'un accès direct aux données SAP est possible.

Le fait de travailler dans le même environnement nécessite des accords internes particuliers sur les processus de travail. La vérification, le traitement ultérieur et l'ajout de données de documents sont ainsi considérablement simplifiés et accélérés.

Environ 80 pour cent des factures de Weig sont reconnues de manière entièrement automatique avec IM. Le système répond ainsi à l'une des principales exigences des départements spécialisés, comme l'explique Alexander Paucar- Bahrs, du service Achats du groupe :

"Il était important pour nous que le logiciel de traitement des factures entrantes garantisse une reconnaissance aussi optimale que possible et que, si nécessaire, les documents soient entièrement comptabilisés automatiquement en arrière-plan".

Cette exigence est notamment remplie pour les factures relatives à des articles gérés en stock, pour lesquels le numéro d'article est disponible et des prix fixes sont enregistrés. Il est rare que quelque chose doive être complété, corrigé ou approuvé. Les comptables ne sont plus que des intermédiaires pro forma, ils examinent brièvement et enregistrent ensuite directement en un clic de souris.

Plus Business Workflow

Pour les autres factures, le travail a également été fortement réduit. Là aussi, IM reconnaît automatiquement une grande partie du contenu, comme le fournisseur, le numéro de commande et les positions.

Les imputations, les comptes généraux et les ratios fiscaux sont également tirés automatiquement. Pour la validation ou la clarification de questions, on fait appel au Tangro Business Workflow, qui automatise et traite électroniquement tous les processus de workflow.

L'implémentation de la nouvelle solution de workflow a permis en même temps de standardiser et d'alléger les processus en fonction de la structure de l'entreprise. Il existe désormais des limites de valeur fixes selon lesquelles la validation des factures est organisée.

En outre, les règles de représentation garantissent un traitement fiable des documents, même en cas d'absence. Auparavant, le salarié absent devait mettre en place son remplacement juste avant son absence. Avec IM, il est en mesure d'enregistrer à l'avance toute la planification de ses congés.

De plus, l'utilisation est si simple que le service spécialisé peut régler la plupart des choses lui-même : Si, par exemple, un collègue tombe malade à court terme et qu'aucune règle de remplacement n'est donc activée, les workflows en cours peuvent être interrompus collectivement pour être ensuite lancés de manière ciblée avec le remplacement prévu. Ce n'est que dans des cas particuliers (par exemple une maladie de longue durée) que le service informatique intervient et active le remplacement en arrière-plan.

Registre des factures entrantes

Un processus d'escalade automatisé, qui rappelle aux utilisateurs qui n'ont pas encore validé une facture de la traiter, facilite encore la tâche. Le livre d'entrée des factures, avec ses variantes configurées de manière autonome, garantit une vue d'ensemble de tous les documents reçus.

Ici, les collaborateurs voient immédiatement quelles factures se trouvent dans le workflow ou quels documents peuvent être immédiatement enregistrés. Les factures qui ne sont pas justifiées, dont le contenu est erroné ou qui ont atterri par erreur chez Weig peuvent être renvoyées au fournisseur par les utilisateurs dans le livre d'entrée des factures, directement depuis le système.

Le traitement des factures a ainsi été tellement accéléré qu'après quelques mois de fonctionnement productif, une augmentation des escomptes se fait déjà sentir.

"Grâce au traitement en temps réel, nous pouvons désormais enregistrer les factures plus rapidement et bénéficier d'escomptes beaucoup plus souvent", explique Alexander Paucar-Bahrs. "En outre, nous avons pour la première fois la possibilité de faire un rapport sur l'ensemble du processus. Nous voyons tout de suite où il y a des problèmes. On reconnaît immédiatement les factures en double grâce au traitement en temps réel".

Pas d'interface, peu d'entretien

L'utilisation productive confirme l'effet d'optimisation pour l'informatique interne. "Les frais de maintenance seront réduits à long terme. Il n'y a plus d'interface dont nous devons nous occuper sur le plan informatique et que nous devons par exemple toujours adapter lorsque le fournisseur change quelque chose.

Nous avons un système unique et centralisé pour le traitement des factures, qui fonctionne avec une structure d'utilisateurs similaire à celle de SAP. Nous pouvons donc reprendre les rôles d'autorisation", explique Tim Hoffmann en énumérant les avantages.

Mais surtout, chez Weig, on est prêt pour l'avenir : "En effectuant le contrôle des factures avec Tangro sur S/4 Hana, nous sommes sur le système le plus rapide dans ce domaine et nous sommes tournés vers l'avenir".