La facturation électronique, une porte d'entrée vers l'entreprise numérique

Lors de l'introduction de la facturation électronique dans l'entreprise numérique, il est facile de perdre de vue quels formats et portails sont pertinents pour sa propre organisation. Si l'on entretient des relations commerciales avec des clients publics ou si l'on est soi-même une entreprise publique, il est possible de répondre à cette question en s'appuyant sur la législation nationale. En effet, celle-ci définit précisément les formats et les règles : L'exemple le plus marquant est la XFacture en Allemagne. Mais l'étude des formats de facture ne devrait pas suffire à répondre aux exigences économiques. La facturation électronique - dans un contexte global - concerne l'efficacité des processus, les économies de coûts et donc l'agilité de sa propre entreprise.

La facturation électronique dans l'entreprise n'est qu'une partie de la stratégie de numérisation de l'entreprise, qui peut être mise en œuvre par une solution de facturation adaptée. L'objectif devrait toujours être un système flexible qui peut suivre les exigences futures. Car qu'il s'agisse d'affaires en Allemagne, en Europe, dans le monde entier ou avec le secteur public : une solution de facturation durable permet de maîtriser ces défis et de faire avancer sa propre stratégie de numérisation.

Les formats de factures électroniques, un moyen de parvenir à ses fins

Les factures électroniques sont très faciles à traiter, ce qui permet d'automatiser et de rationaliser les processus de facturation. Et ce, dans les deux sens : lors de la facturation et lors du traitement des factures entrantes. L'objectif premier est d'optimiser les processus, car les processus analogiques et manuels sont lents. Il faut une infrastructure numérique appropriée pour que les informations électroniques puissent être traitées de manière optimale.

La pratique montre déjà que le numérique réduit le temps consacré au traitement des factures et que les entreprises économisent beaucoup de frais grâce aux procédures électroniques. Le législateur a également reconnu les avantages de la numérisation et la fait progresser de manière conséquente dans l'administration publique.

La directive européenne 2014/55 a donné le coup d'envoi à la norme européenne EN16931. Elle a permis de créer une base pour représenter les factures dans un format électronique uniforme qui peut être lu et traité facilement par une machine. En raison des différentes exigences fiscales dans le cadre de la facturation et du traitement des factures, la norme offre la possibilité d'une Core Invoice Usage Specification (CIUS) : les États membres de l'UE et les groupes d'intérêt peuvent ainsi adapter et spécifier la mise en œuvre à leurs propres besoins.

Pour l'administration publique en Allemagne, il s'agit par exemple de XRechnung. Les organes de l'État sont en position de "promouvoir" les avantages de la numérisation en faisant pression sur leurs partenaires commerciaux de l'économie - et c'est ce qu'ils font. Ainsi, en Allemagne, la facturation électronique sera obligatoire pour les fournisseurs des pouvoirs adjudicateurs à partir de novembre 2020 (tant que le montant de la valeur est supérieur à 1000 euros). Les délais de mise en œuvre dans l'UE varient en fonction de la législation en vigueur dans les différents Etats membres.

Se préparer à la facturation électronique

Être préparé en conséquence à l'ère du numérique n'est pas un "nice-to-have", mais un élément décisif pour la compétitivité. Pour pouvoir planifier étape par étape, les entreprises devraient se poser les questions suivantes au préalable :

• Quelles sont les exigences légales à respecter ?
• La solution de traitement des factures de l'entreprise et les systèmes ERP sont-ils en mesure de mettre en œuvre les directives et les procédures de transmission actuelles et futures des pays ?
• Les changements de processus peuvent-ils être représentés de manière flexible avec la solution ?
• Comment le fournisseur de solutions gère-t-il les mises à jour et les extensions structurelles des formats existants ?
• Quelle est la stratégie de numérisation de ses propres partenaires commerciaux ?
• Y a-t-il des formats ou des moyens de transmission communs ?
• Quel est le portefeuille du fournisseur de solutions en dehors des factures électroniques, par exemple en ce qui concerne la numérisation des processus d'achat (en particulier les confirmations de commande et les commandes) ?

En tant qu'entreprise, la législation devrait être considérée comme une opportunité plutôt que comme une obligation. Car c'est elle qui fait avancer la numérisation. Si les organisations doivent s'adapter aux nouveaux formats, il est important de maximiser les avantages qu'elles en tirent. C'est l'occasion d'optimiser les processus et de trouver des fournisseurs de solutions qui accompagnent et conseillent durablement dans la mise en œuvre des processus numériques.

Car le fait est que la facturation électronique ne représente qu'une partie de la stratégie numérique de l'entreprise. Après tout, il ne s'agit pas seulement de factures, le potentiel caché se cache dans de nombreux processus de l'entreprise.