Archivage avec S/4-Readiness

Avec S/4 Hana, tous les environnements SAP ERP établis sont en passe de subir une refonte fonctionnelle et technique. Les nouvelles fonctionnalités de base, les applications mobiles ainsi que les modèles alternatifs d'exploitation en nuage modifient fondamentalement l'architecture informatique de nombreuses entreprises.

Grâce à la nouvelle Business Suite et aux possibilités d'intégration offertes, les organisations peuvent automatiser et numériser leurs processus de manière conséquente. La base de données en mémoire SAP Hana dans le cœur de S/4 devient ainsi un standard de facto.

Le passage à S/4 est depuis longtemps entré dans la réalité des entreprises. De nombreuses entreprises sont en plein processus de changement, pour d'autres, le passage à S/4 est prévu à moyen terme sur la roadmap informatique.

Ce qui passe souvent au second plan lors de la planification, c'est le thème de l'archivage des données, c'est-à-dire la conservation des données pour des raisons légales et opérationnelles, en combinaison avec le nettoyage des données, c'est-à-dire l'élimination des données inutiles.

Bien que les volumes de données, qui ont entre-temps augmenté de manière exponentielle, soient devenus un facteur de coût respectable dans de nombreuses entreprises et qu'ils causent de plus en plus de problèmes de performance dans les systèmes productifs, ces "douleurs silencieuses" sont souvent ignorées.

Les obstacles supposés à l'archivage des données sont trop élevés - ils vont de la crainte de perdre l'accès à l'historique des données à la méconnaissance des types de documents à conserver ou non, en passant par les goulots d'étranglement au niveau des capacités du département informatique.

Hana n'est pas extensible à volonté

Au lieu de cela, de nombreuses entreprises se contentent d'augmenter leur budget matériel, d'acquérir de nouvelles mémoires physiques et d'essayer de maîtriser de cette manière le volume croissant de données. Mais avec la nouvelle Business Suite sur Hana, cette approche ne fonctionne plus.

Cela s'explique avant tout par des raisons techniques, qui ont toutefois un effet considérable sur les coûts : Malgré la baisse des prix, les mémoires principales sont toujours nettement plus chères que les mémoires des disques durs.

C'est pourquoi les coûts matériels des bases de données en mémoire comme Hana sont trois à cinq fois plus élevés que ceux des bases de données conventionnelles. Il vaut donc la peine de réduire à temps la taille de ses propres systèmes, qui atteignent souvent plusieurs téraoctets.

De plus, SAP Hana n'est pas extensible à l'infini. Cela signifie que la taille de la base de données est limitée physiquement et que les capacités ne peuvent être étendues qu'au prix d'un travail administratif important - si tant est qu'elles le soient. Et le nouveau système ne doit pas exploser dès le départ.

Le passage à S/4 implique de nouveaux modèles de données simplifiés (Simple Finance, Simple Logistics) ; de plus, les composants existants deviennent obsolètes et sont remplacés par des fonctionnalités ultérieures.

La transformation des données vers S/4 est inévitable si l'on veut que la transition se déroule le mieux possible. Elle représente un facteur clé pour l'évaluation des risques de la transition, et ce indépendamment de l'approche choisie (greenfield/brownfield).

En règle générale, plus la quantité de données conservées dans la base de données et donc à transformer est faible, plus le changement est facile et moins les efforts et les risques sont importants.

Stratégie d'archivage pour l'avenir numérique

Se pencher sur le thème de l'archivage des données est également judicieux indépendamment de S/4 Hana, et ce pour plusieurs raisons : D'une part, le nouveau règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018.

Elle s'applique à tous les États membres de l'UE et impose, outre des obligations bien connues, de nouvelles exigences aux entreprises dans le domaine de la protection des données personnelles et de l'archivage sécurisé. Les entreprises devraient donc de toute façon se pencher sur le sujet, qu'elles prévoient de passer au nouveau monde SAP maintenant ou plus tard.

D'autre part, la numérisation modifie les conditions générales. Aujourd'hui déjà, des entreprises de taille moyenne implantées à l'échelle mondiale génèrent plusieurs millions de documents d'application par an, principalement dans les domaines de la comptabilité financière, de la logistique et de la production.

Les volumes de données générés dans l'avenir numérique par les données IoT et leur analyse à des fins de gestion d'entreprise augmenteront encore les besoins en stockage. Les entreprises qui ne mettent pas en place une stratégie d'archivage globale tenant compte de tous les types de documents auront du mal à maîtriser leur flot de données dans le monde commercial numérisé. Mais à quoi peut ressembler une telle stratégie ?

Une politique d'archivage axée sur les futurs processus numériques de bout en bout doit être planifiée à l'échelle de l'entreprise et être transparente pour tous les secteurs. La politique contient tous les objets d'archivage identifiés, c'est-à-dire les données d'application, ainsi que les types de documents qui sont pertinents pour la conservation.

Elle contient des délais de conservation obligatoires qui répondent aux exigences légales et aux normes internes, fixe la durée de conservation des données d'application dans les systèmes productifs et définit l'endroit où les données archivées sont physiquement stockées.

Parmi les autres éléments clés de la stratégie ou de la directive figurent l'élaboration d'un concept d'autorisation et d'accès pour l'affichage des données archivées, qui tient compte des exigences des services spécialisés, ainsi que la création d'un concept de documentation pour le déroulement efficace du processus d'archivage.

Après la mise en place de la politique d'archivage, il s'agit d'établir le processus d'archivage au sein de l'organisation informatique, qui comprend le cutover, l'exécution, le monitoring et l'acceptation par le service spécialisé. Il convient de tenir compte des interdépendances entre les différents objets d'archivage.

Le processus d'archivage devrait en principe avoir lieu périodiquement. L'expérience montre que l'on souhaite planifier et automatiser autant que possible les différentes étapes de l'archivage (phase préliminaire, phase d'écriture, phase de suppression et post-traitement) afin de minimiser la charge de travail de l'administration des archives.

Le nettoyage des données comme avantage

Dans le cadre de l'élaboration d'une stratégie d'archivage et de l'identification des données à conserver, les entreprises obtiennent, pendant une phase d'analyse, une visibilité sur les données qui ne sont plus nécessaires et qui mobilisent donc inutilement des ressources système.

Les données non pertinentes peuvent généralement être supprimées par des mesures standard. Celles-ci peuvent être planifiées en complément des activités de housekeeping déjà en cours. En outre, les données superflues résultant de l'essaimage ou de la vente de sociétés sont mises en évidence.

Un carve-out technique, dans lequel les données peuvent être retirées avec un minimum de risques, permet de remédier à cette situation. Ces mesures sont de toute façon indispensables dans la perspective d'une migration vers S/4. La phase d'analyse, en tant qu'étude préliminaire à un éventuel projet d'archivage, comprend des aspects d'optimisation non seulement techniques, mais aussi fonctionnels.

L'accent est mis sur la validation et l'évaluation des données de base et des processus de gestion. Cela permet d'améliorer la qualité des données de base à long terme. En outre, l'examen des coûts des données de base permet de mettre en évidence les conséquences d'une qualité insuffisante des données. (Voir l'encadré sur l'ODM.)

Des règles transparentes

En tant que conseiller en processus et spécialiste SAP, CBS Corporate Business Solutions soutient les entreprises industrielles dans toutes les phases de la transition vers S/4 en tenant compte des aspects mentionnés ci-dessus.

Le "CBS S/4 Hana Transition Program" associe les exigences clés de l'environnement One Corporation, Globalization et Landscape Transformation sur le plan méthodique et professionnel avec les innovations de SAP. Avec "CBS ET for SAP S/4 Hana", le premier logiciel standard au monde est en outre prêt pour la transition vers le nouveau monde SAP.

Ce qui est sûr, c'est que l'élaboration d'une politique d'archivage transparente à l'échelle de l'entreprise est un tour de force et ne peut réussir que si les différents départements et secteurs travaillent de concert.

Pour cela, il faut un certain temps d'avance. Il faut y réfléchir suffisamment tôt, créer de la transparence grâce à des analyses appropriées et discuter avec tous les domaines spécialisés afin de définir les objets d'archivage pertinents pour la conservation ainsi que les types de documents.

Il s'agit en outre de modéliser et d'établir des processus d'archivage, de choisir une solution d'archivage et éventuellement de trouver un partenaire de projet adéquat.

Ce projet ne peut pas être réalisé en marge d'une transition vers S/4. Il doit être compris et réalisé comme un projet à part entière - typiquement, un avant-projet à part entière sur le chemin vers S/4.

Inclut SAP NW & ILM

Important : en ce qui concerne la mise en œuvre de la stratégie d'archivage, la plateforme SAP NetWeaver, y compris SAP ILM, offre un large éventail de fonctionnalités d'archivage, y compris un accès confortable et rapide aux fichiers archivés, la mise en œuvre de verrous légaux et une assistance pour la destruction des données une fois la période de conservation atteinte. La mise en œuvre d'un processus d'archivage SAP largement automatisé constitue alors pour ainsi dire la première étape de la transition vers S/4.

Avantage : les données d'application archivées se trouvent à long terme en toute sécurité dans des fichiers d'archive et non plus dans le système de production. Cela permet de réduire massivement l'augmentation des données dans la base de données. En même temps, cela permet de répondre aux exigences légales et aux normes internes concernant la conservation des données d'application SAP.

Une stratégie d'archivage bien pensée n'apporte pas seulement aux entreprises des avantages en termes de coûts et d'efficacité qui se reflètent dans les indicateurs financiers, mais vise également à préparer de manière optimale les entreprises industrielles au respect des exigences légales et à l'avenir numérique lié au passage à S/4 Hana.

MDV optimise la qualité des données de base

Solutions globales, transformation numérique, S/4 Hana : ce sont des moteurs essentiels pour porter un nouveau regard sur le thème de la gestion des données de référence dans l'environnement SAP.

Les données de base, en tant que copie numérique des objets de gestion réels, jouent un rôle de plus en plus important. Une qualité élevée des données de base est la base de l'efficacité des processus commerciaux.

CBS Master Data Validation for SAP ERP et S/4 Hana est un logiciel standard complet pour l'évaluation, la surveillance et l'optimisation des données de base. Les entreprises industrielles peuvent ainsi améliorer la qualité de leurs données de base à long terme. L'analyse des coûts des données de base permet en outre de mettre en évidence les conséquences d'une qualité insuffisante des données.