La nouvelle économie de plateforme

Plattformen sind zum Managen der Informationen und Geschäftsprozesse in allen Unternehmensbereichen unerlässlich. Sie öffnen sich nach außen, indem sie nicht mehr nur Ressourcen steuern und planen, sondern auch Informationen im Kontext von Prozessen und Projekten managen und beliebige Netzwerke hierin einbeziehen.

Ökosystem kann urplötzlich kippen

Das Ökosystem Unternehmen muss viel aushalten, sonst kann es urplötzlich kippen. Um die digitale Transformation zu gestalten, sind dringend Veränderungen notwendig.

Analoge Informationen und Medien sind in einer digitalen Welt absolut tabu! Sie halten mit der erforderlichen Geschwindigkeit und Dynamik nicht mit. Fragmentierte Softwarelandschaften mit Informationssilos und Medienbrüchen stehen ebenso vor dem Aus. Eine Alternative zum Digitalen gibt es nicht mehr!

Mit der Veränderung wirtschaftlicher Ökosysteme verlieren klassische lineare Wertschöpfungsketten an Bedeutung. Agile und dynamische Netzwerke treten an ihre Stelle. Das Managen von Informationsbeziehungen rückt zunehmend in den Fokus digitaler Plattformen. Damit einhergehend müssen Limitierungen hinsichtlich Skalierung, Integration und Dynamik überwunden sowie die Komplexität gesenkt werden.

Das erhöht zunächst den Druck auf die Enterprise-IT. Denn das Ökosystem Unternehmen öffnet sich. Immer neue Konstellationen entstehen, die flexibel eingebunden werden müssen.

Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen stemmen digitale Plattformen wie die von SAP und SER die Arbeitslast der digitalen Geschäftsmodelle schnell, effizient und produktiv im Hintergrund.

Das Plattformpotenzial wird immer wichtiger: Informationen müssen gewinnbringend genutzt werden. Je mehr sich Wertschöpfung digitalisiert, desto mehr ökonomische Bedeutung erhalten damit skalierbare und agile Enter­prise-Content-Management-Plattformen (ECM) wie Doxis4 in Unternehmen, über die die Informationen der Wertschöpfung und Geschäftsbeziehungen gemanagt werden.

ECM hat das Zeug, zur zentralen Informationsplattform innerhalb der Plattformökonomie zu werden. ECM ergänzt die Transaktionsplattform SAP zudem überall und immer dort, wo dokumentenbasierte Prozesse und die Dokumentationen der Geschäftsprozesse erforderlich sind. Letzteres ist aus Com­pliance-Gründen von der revisionssicheren Archivierung bis hin zur EU-DSGVO fast immer der Fall.

Artenvielfalt setzt Ökosystemen zu

Nicht die Komplexität, sondern die Artenvielfalt und die Redundanzen in der Software-Anwendungslandschaft sind gegenwärtig noch die größte Herausforderung. Im Allgemeinen tut sich die Enterprise-IT schwer, komplexe Herausforderungen mit vielfältigen Software-Systemen zu lösen, da sie die komplexen Wechselwirkungen und diversen Strukturen der verschiedenen Anwendungen häufig unterschätzt.

Die historisch gewachsene Fragmentierung, Firmenzukäufe und eine Best-of-Breed-Strategie haben zu einer immer größeren Abhängigkeit der Anwendungen unter­einander geführt.

Das Beherrschen der Skalierung und Wechselwirkungen hat der IT Fesseln auferlegt und zu einer Vernachlässigung der Customer Experience und Usability geführt, was die Anwender und Kunden zu spüren bekommen.

Das Fokussieren auf einige wenige Software-Plattformen ist nach wie vor der erfolgversprechendste Weg, um den Anschluss an wichtige Innovationsfelder zu halten.

SAP ist ein offenes Ökosystem, das Transaktionen von strukturierten Daten schnell und effizient ausführt, steuert und analysiert. Doch nicht alle digitalen Herausforderungen und Anforderungen lassen sich mit SAP alleine lösen.

Für das physikalische Speichern, Archivieren und Strukturieren der Dokumente zum Beispiel wird ein von SAP zertifiziertes ECM wie Doxis4 von SER benötigt. Beide Systeme, SAP und ECM, sind wie Yin & Yang. Das eine braucht das andere!

ECM aus dem Schatten

Die digitale Business Transformation hat ECM aus dem Schatten von SAP treten lassen. Die Wichtigkeit und Notwendigkeit dieser unternehmensweiten Digitalisierungsplattform ist heute unbestritten. Anders als früher steht die Customer Experience im ECM-Fokus.

Dabei umfasst die Customer Expe­rience jetzt Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner. Von der ersten Anfrage bis hin zum After-Sales-Service liefert das ECM Dokumente und Daten entlang der Wertschöpfung, die besonders in der Kommunikation und der Dokumentation (Stichwort Compliance) erheblich sind.

Wenn man die Digitalisierung und Vernetzung also als Veränderung der gesamten Wertschöpfungskette und Unternehmen-Kunden-Beziehung sieht, so entstehen auf Basis dieser Vernetzung ganz neue Kommunikations- und Servicemöglichkeiten, die den eigenen Wertschöpfungsanteil steigern werden.

Im Vertrieb, im Service, in einem Callcenter benötigen die Mitarbeiter neben den Kundendaten einen direkten und einfachen Zugriff auf alle erforderlichen Kundendokumente wie Aufträge, Rechnungen, Schriftverkehr, am besten systematisch strukturiert, wie wir es von analogen Akten kennen.

Die Geschwindigkeit der digitalen Welt lässt einen eingeschränkten Informationszugriff nicht mehr zu. Fragen offenzulassen oder gar die Zeit zu haben, die Informationen durch sequenzielles Öffnen verschiedener Anwendungen zu finden, wird als schlechter Service angesehen und vom Kunden bestraft.

Kollaboration im digitalen Ökosystem

In einem derartigen digitalen Ökosystem arbeiten Unternehmen mit Partnern digital überall auf der Welt zusammen, gleich ob nebenan oder am anderen Ende der Welt. Die Geschäfts- und Privatkunden der Westfalen-Gruppe werden über ein Portal als digitale Partner eingebunden.

Hier greifen Kunden gleichermaßen aktiv auf ihre Bestell- und Lieferdaten, Rechnungen, Gutschriften, Zertifikate, Produktdatenblätter etc. zu. Das Doxis4 ECM von SER im Hintergrund garantiert, dass alle Informationen im Kundenportal immer aktuell sind und vor allem sicher aufbewahrt werden:

Überarbeiten Mitarbeiter z. B. Produktdatenblätter oder Unterlagen zu Bestellungen etc., sind diese im gleichen Moment online im Portal für den jeweiligen Kunden verfügbar – ohne doppelte Datenpflege oder manuelles Sortieren.

Skaleneffekte durch Vorinstallationen

Die Skaleneffekte dieser neuen Platt­formökonomie werden dadurch erzielt, dass Services und Lösungen auf Basis ­einer Plattform quasi vorinstalliert sind und für weitere Unternehmens- und Aufgabenbereiche lediglich erweitert oder angepasst werden müssen.

Die ECM-­Plattform ist eine technologische Basis, die ein Baukasten umgibt. In Analogie zu SAP bietet ECM mit Doxis4 eine offene, digitale Plattform, die Unternehmen eine außerordentliche Anwendungsvielfalt ermöglicht und eine Brücke zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern schlägt.

So lässt sich die ECM-Technologie ganz einfach um plattformeigene Services und Funktionen erweitern. Damit einher gehen niedrigere Kosten und IT-Aufwände sowie kurze Einführungszeiten.

Die IT kann sich ganz auf die spezifische Customer Experience der ECM-Anwendungen konzentrieren. Dabei geht es nicht darum, alles über einen Kamm zu scheren. Vielmehr ist der identische Funktionskern dokumentenbasierter ECM-Anwendungen oft nicht gleich zu erkennen.

Von der Vertragsakte bis hin zu einer Personalakte gibt es eine Vielzahl von Funktionen, die identisch sind, so z. B. das Ablegen und Archivieren der Dokumente, die Versionierung oder das Recherchieren nach Dokumenten.

Die Struktur einer Vertragsakte ist natürlich anders als die einer Personalakte, aber die generellen Strukturierungsmöglichkeiten sind die gleichen. Ob ich eine Rechnung prüfe oder beispielsweise Verträge, die benötigten Funktionen, wie z. B. das Vier-Augen-Prinzip, Wiedervorlagen und das sequenzielle, parallele oder voneinander unabhängige Bearbeiten, gleichen sich.

Diese ECM-Templates können schneller in Lösungen umgesetzt werden. IT und Unternehmensbereiche finden so leichter und schneller zusammen. Dies ermöglicht neue Prozesse mit nie da gewesener Flexibilität. Einmal implementiert sind die Anwendungen quasi auf der ganzen Welt in der jeweiligen Landessprache nutzbar.

Das Big Picture vor Augen haben

Alle Unternehmens- und Aufgabenbereiche von der Entwicklung über das Rechnungswesen bis hin zum Service können von dieser ECM-Plattform profitieren, ohne Teile davon selbst aufbauen zu müssen. Lediglich das bereichs- und aufgabenspezifische Customizing fällt an.

Eine derartige Blaupause bedarf eines Big Picture bei der Planung der Digitalisierung mit einem ECM. In diesem Zielbild sollte das neue Nutzenversprechen ganz oben stehen.

Hier schießt sich der Kreis: Der Erfolg von Alphabet, Amazon, Apple & Co. beruht nicht zuletzt auch darauf, dass sie das Nutzenversprechen in den Mittelpunkt ihres Big Picture gestellt haben.