Nouveau modèle de licence SAP, anciens défis

Le monde des licences SAP est à la veille de grands changements : De nouvelles méthodes de mesure et de nouveaux modèles de prix pour l'utilisation indirecte, la migration S/4 à venir, l'introduction de nombreux nouveaux produits SAP Cloud et les incertitudes entre la licence utilisateur basée sur l'utilisation et celle basée sur les droits ont catapulté les clients SAP au milieu d'un labyrinthe de licences.

Une définition claire fait défaut

"Je sais que je ne sais rien". - SAP au sujet de l'utilisation indirecte, 2018. Cette citation n'existe évidemment pas sous cette forme. Mais le fait est que SAP ne fournit aucune définition claire de ce qu'est exactement l'utilisation indirecte, que ce soit dans les conditions générales ou dans la liste des prix et conditions.

Il est simplement dit ici que chaque utilisateur qui se sert du logiciel SAP - directement ou indirectement - a besoin d'une licence correspondante.

L'extrait de la CPL 2018/2 (avril 2018), page 13, décrit précisément la définition de l'"utilisation" :

""Utilisation"" désigne l'exécution des fonctions de processus du Logiciel, le chargement, l'exécution, l'accès, l'utilisation du Logiciel ou l'affichage de données résultant de ces fonctions.

L'utilisation peut se faire par le biais d'une interface fournie avec le logiciel ou en tant que partie du logiciel, par le biais d'une interface du pouvoir adjudicateur ou d'un fournisseur tiers ou par le biais d'un autre système intermédiaire".

Qu'est-ce que cela nous apprend sur l'utilisation indirecte ? L'utilisation indirecte ne peut pas être déterminée avec les outils de mesure (USMM/LAW) de SAP. C'est pourquoi SAP exige de ses clients qu'ils déterminent eux-mêmes leurs besoins (nombre et type de licences) en matière de licences d'utilisateurs nommés.

Le simple fait qu'il n'y ait pas de définition claire concernant l'utilisation indirecte va à l'encontre du droit des conditions générales, qui exige une formulation claire et compréhensible.

En raison de nombreuses exceptions (par exemple pour la "lecture statique"), il n'est pas toujours possible de déterminer à cent pour cent les interfaces qui pourraient faire l'objet d'une utilisation indirecte ou non.

Le nombre d'utilisateurs et les types de licences d'utilisateurs nommés nécessaires, en fonction de l'utilisation, ne peuvent pas être déterminés manuellement en raison du grand nombre d'interfaces et d'applications tierces.

Chaque analyse soulève inévitablement la question de savoir s'il ne s'agit pas d'une "utilisation conforme à la destination". Après tout, l'entreprise a dépensé beaucoup d'argent pour le logiciel SAP.

SAP offre en standard la possibilité de se connecter à d'autres applications via des interfaces. Pourquoi donc payer en plus pour utiliser les fonctions standard ?

Enfin, selon la directive 2009/24/CE sur les logiciels, la fonction d'un programme d'ordinateur est précisément "d'interagir et d'opérer avec les autres composants d'un système informatique et les utilisateurs".

Supposons donc qu'en cas d'utilisation indirecte, il y ait des actes d'utilisation soumis à autorisation en vertu du droit d'auteur, ces mêmes actes d'utilisation ne doivent-ils pas être qualifiés d'"utilisation conforme à la destination" d'un logiciel ERP au sens de la directive 2009/24/CE sur les logiciels ?

Selon cette interprétation, elles seraient déjà entièrement compensées par les redevances de licence pour l'utilisation "directe" du logiciel SAP.

Toujours vérifier les créances

D'une manière générale, il convient de vérifier et, le cas échéant, de rejeter la demande de la SAP concernant des droits de licence supplémentaires pour l'utilisation indirecte.

Clarifiez les faits avec SAP et consignez les accords par écrit dans votre contrat. Les tentatives d'abus évidentes, où les clients placent une application non-SAP à côté des systèmes SAP, par le biais desquels les utilisateurs accèdent indirectement aux fonctions du logiciel un par un, constituent une exception.

Pour de tels cas, il faut déterminer le nombre d'utilisateurs et les types de licences correspondants. Comme l'utilisation actuelle change constamment et qu'il faut éviter à tout moment de délivrer des sous-licences, il ne reste plus qu'à automatiser le contrôle des interfaces et de l'application non-SAP.

SAP ne fournit pas d'outils à cet effet, c'est pourquoi les clients doivent recourir à une solution externe telle que LicenseControl for SAP Software. Cette application non SAP permet non seulement de déterminer les besoins quotidiens pour l'accès direct et indirect, mais aussi d'attribuer et de gérer les types de licences correspondants de manière automatisée et conforme au contrat.

Un cas pour l'Office des cartels ?

L'introduction du nouveau modèle de prix pour l'"accès numérique" (avril 2018) n'a rien changé à l'obligation de licence supplémentaire pour l'utilisation indirecte. La base de calcul est toutefois devenue différente.

Dans le nouveau modèle, SAP compte la création de documents déclenchée par des utilisateurs indirects. L'accès direct est désormais désigné par SAP comme "Direct Human Access" et l'accès indirect comme "Indirect/Digital Access".

L'obligation de licence s'applique aux applications tierces, aux solutions partenaires ou à d'autres appareils, mais pas aux produits propres à SAP. Les applications tierces sont clairement moins bien traitées que les applications propres à SAP, comme par exemple SAP SuccessFactors ou SAP Hybris.

L'utilisation indirecte du "Digital Core" par des applications propres à SAP est compensée par les droits de licence pour l'utilisation directe du "Digital Core". Une telle distinction pourrait être un cas pour l'Office de la concurrence.

L'utilisation indirecte devient mesurable

Une licence doit être accordée pour la création des types de documents suivants : Sales Document, Invoice Document, Purchase Document, Material Document, Manufacturing Document, Financial Document, Service & Maintenance Document, Time Management Document, Quality Management Document.

Chaque type de document a un facteur d'imputation. Pour les Financial et Material Documents, celui-ci est de 0,2 et pour tous les autres de 1,0. Dans ce cas, seule la création initiale doit avoir une incidence sur les coûts.

Les modifications, les mises à jour ou le traitement ultérieur de documents existants ne sont pas facturés.

SAP mettra à l'avenir de nouveaux outils de mesure à disposition, ce qui permettra de mesurer l'utilisation indirecte. Dans ce contexte, la séparation entre les documents comptés en accès direct et en accès indirect doit être garantie. Dans le cas contraire, les clients SAP paieront deux fois.

Prenons un exemple : Si une personne crée directement des documents (par exemple des Sales Orders) dans SAP et qu'elle a besoin pour cela d'une licence "SAP Professional User", le document sera-t-il comptabilisé ? Probablement pas.

Si la même personne crée des documents par un accès indirect via une interface technique (Third Party Applications), ces documents sont-ils comptés en plus ? Probablement oui, car les outils de comptage de SAP ne connaissent pas cette personne. Ils ne voient qu'un document nouvellement créé et le comptent. Dans l'ancien modèle, la licence d'utilisateur nommé suffisait pour cela.

Les clients existants peuvent choisir entre l'ancien et le nouveau modèle tarifaire. Mais comment doivent-ils procéder ? Il existe de nombreuses interfaces et applications qui accèdent indirectement aux systèmes SAP.

Pour chaque application, il faut décider s'il y a une utilisation indirecte selon l'ancien ou le nouveau modèle. Ensuite, il faut déterminer le nombre (de personnes et de documents).

Pour les utilisateurs nommés, les prix catalogue des licences varient entre 60 euros (SAP Employee Self-Service Core) et 1300 euros (SAP Platform User) par utilisateur. Pour SAP Digital Access, les prix par document varient entre 0,15 euro et 0,50 euro selon le barème de remise.

Un mélange des deux modèles serait judicieux du point de vue du client, car certaines applications sont utilisées par de nombreux utilisateurs, tandis que d'autres créent beaucoup de nouveaux documents. Le choix par application serait donc le bienvenu.

Utilisation de SAP ERP et types d'accès, source : SAP.

La nouvelle empathie de SAP ?

Le nouveau modèle de prix est-il finalement à votre avantage ? Lors de la présentation du nouveau modèle de prix, SAP l'a qualifié d'"unique". Les préoccupations et les souhaits des clients ont été pris en compte. "Empathy" et transparence étaient deux mots clés.

SAP a simplement créé de la transparence pour elle-même, car elle peut enfin mesurer l'utilisation indirecte. De plus, il existe enfin un modèle de prix pour facturer l'IoT et garantir à l'avenir le chiffre d'affaires à l'ère numérique. Aucune trace d'"empathie".

Les outils de mesure de SAP ne permettent pas de créer de la transparence. Ici, on ne facture que ce qui a été utilisé, que ce soit justifié ou non.

Pour le vérifier, il faut là aussi une solution externe qui crée de la transparence pour le client et qui peut simuler différents scénarios. Ce n'est qu'ainsi qu'une comparaison des modèles de licence peut être représentée et qu'une décision stratégique peut être prise.

Il n'est donc pas possible de répondre de manière générale à la question de savoir si le nouveau modèle de prix doit être choisi. Il est toutefois toujours recommandé de vérifier la légalité de la démarche.

Surface d'attaque des utilisateurs nommés

SAP a changé la base de l'attribution des licences utilisateurs il y a des années. Auparavant, les licences d'utilisateur devaient être basées sur les transactions réellement effectuées.

Dans les conditions générales et la LCP actuelles, il est toutefois question d'autorisations et "d'être autorisé". Si vous demandez directement à SAP sur quelle base les clients doivent attribuer les licences d'utilisateur, vous obtiendrez la réponse suivante : "Bien sûr, en fonction des autorisations existantes".

Cela ne s'applique toutefois qu'aux nouveaux clients SAP ou aux entreprises qui ont introduit SAP pour la première fois il y a environ dix ans. Pour les clients existants plus anciens, la situation peut être différente.

D'un point de vue juridique, il n'est pas clairement établi si les anciens contrats basés sur l'utilisation sont valables sans restriction malgré les rachats aux nouvelles conditions.

En cas de doute, une vérification juridique s'impose ici. Celui-ci pourrait constater que ce sont toujours les dernières CGV et LCP valables pour le client lors du rachat qui s'appliquent. En conséquence, tous les clients existants devraient également attribuer leurs licences d'utilisateur en fonction des autorisations.

Une autre possibilité serait toutefois que tous les contrats soient valables avec les deux métriques de licence. Cela signifierait toutefois qu'une partie des licences d'utilisateur devrait être licenciée selon les autorisations et l'autre partie selon l'utilisation. En tant que client, il est toutefois douteux de pouvoir faire la distinction entre les deux et, dans tous les cas, cela s'avère techniquement difficile.

Le fait est que : Cette année, les clients existants de longue date de SAP ont déjà été invités à attribuer leurs licences d'utilisateur sur la base des autorisations existantes lors de la prochaine mesure du système SAP.

La confiance, c'est du passé

Auparavant, SAP laissait à ses clients le soin d'attribuer les licences d'utilisateurs qu'ils achetaient. SAP faisait confiance à ses clients. Les outils de mesure se contentaient de compter le nombre de licences utilisateur attribuées.

Dans l'USMM, il y avait ce qu'on appelle l'aide à la classification. Celle-ci se basait sur les tables auxquelles l'utilisateur avait accès avec son compte. Si ces tables étaient - selon SAP - coûteuses ou importantes, les clients devaient attribuer la licence "SAP Professional User" et non la licence "SAP Employee User" ou "SAP Employee Self-Service User".

L'USMM est actuellement renouvelée par SAP. L'aide à la classification est également révisée à cette occasion. La date de son arrivée chez les clients dépend de la version de SAP concernée.

SAP vérifiera quelles sont les autorisations du compte SAP et décidera ensuite si la licence "SAP Professional User" doit être attribuée.

Que l'examen juridique révèle que les clients existants devraient être attribués en fonction de l'utilisation ou des autorisations, cela sera toutefois réglé au plus tard avec l'introduction de S/4 Hana.

Ici, les autorisations sont clairement définies comme base pour l'attribution des licences d'utilisateur. Le niveau supplémentaire des fonctions dites de solution complique néanmoins l'attribution pour les clients.

Avant la migration vers S/4 Hana, il peut être nécessaire d'adapter les rôles SAP afin qu'ils s'intègrent dans le nouveau modèle d'autorisation S/4. Le nouveau règlement général de l'UE sur la protection des données (RGPD) exige le principe minimal pour l'attribution des autorisations.

Pour protéger l'intégrité et la confidentialité des informations et des données, qu'elles soient personnelles ou non, l'accès aux données doit toujours être limité à un nombre aussi restreint que nécessaire de collaborateurs.

Cela signifie que les autorisations SAP ne doivent correspondre qu'aux activités et tâches réellement nécessaires d'un collaborateur. Dans la pratique, il s'est toutefois avéré que les collaborateurs possèdent souvent beaucoup plus d'autorisations qu'ils n'en ont besoin pour leur travail effectif.

Cette situation est préoccupante non seulement du point de vue juridique, mais aussi du point de vue des licences.

Basé sur l'utilisation ou sur les autorisations ?

Chacun devrait examiner individuellement quelle est la base finalement applicable pour l'attribution des licences d'utilisateur et la définir en commun avec SAP. Un mélange entre basé sur l'utilisation et basé sur les autorisations n'est en tout cas pas recommandé et n'est pas non plus mesurable par la mesure du système SAP.

Si vous souhaitez savoir lequel des deux modèles est le plus avantageux pour votre entreprise, vous pouvez consulter un outil externe tel que LicenseControl for SAP.

Celui-ci simule l'octroi de licences selon les deux modèles. Il indique en outre le potentiel d'optimisation pour les deux procédures. Il existe également des fournisseurs d'outils et de conseils pour la préparation au nouveau monde S/4, comme par exemple Xiting, qui prépare les rôles et les autorisations SAP pour la migration S/4 et met en œuvre les nouveaux concepts d'autorisation nécessaires.

Nouveaux produits et licences cloud

"SAP brings integrated enterprise to cloud", Bill McDermott, 2014 : avec cette déclaration, le président du conseil d'administration de SAP a déjà décrit en février 2014, lors du Forum économique mondial, la direction sans équivoque pour SAP. Les effets de la focalisation sur le "cloud first" sont désormais plus que visibles.

Les acquisitions et les intégrations par SAP de fournisseurs basés sur le cloud tels que Concur, Fieldglass, Hybris, Ariba et SuccessFactors ont largement contribué à cette situation. Pour le client, il en résulte une complexité accrue dans la conception de son environnement système et dans les métriques de licence appliquées.

Jetons un coup d'œil à la LCP actuelle : il s'avère que SAP favorise clairement le modèle de location et de consommation pour les nouveaux modèles de licence et ne recule pas devant la complexité. Ainsi, rien que dans le domaine de SAP Ariba, il existe quatre utilisateurs différents et 26 métriques spécifiques à la consommation.

La combinaison de droits d'utilisation déjà existants, comme "SAP Process Orchestration", et de nouveaux, comme "SAP Cloud Platform Integration Option", soulève d'autres questions, car il existe généralement plusieurs options que le client peut mettre en œuvre techniquement et représenter sous forme de licence.

Une fois la transition ou l'intégration dans le cloud effectuée, les choses se compliquent encore plus. Garder une vue d'ensemble des différents modèles de consommation en cours de fonctionnement tout en identifiant les potentiels d'optimisation est une tâche presque impossible.

Au final, cela signifie une augmentation incontrôlée des coûts. Bien sûr, quoi d'autre ?

De l'argent dans les nuages

SAP veut gagner plus d'argent avec le cloud : Voici comment faire en sorte qu'il ne soit pas le vôtre. L'objectif premier pour le client devrait être la transparence totale et continue des coûts actuels, du volume de licences et de l'utilisation réelle.

Ceci est indispensable pour une structure de coûts optimisée et constitue l'une des tâches clés futures de la gestion des licences SAP. SAP n'apporte qu'un soutien limité à ses clients dans ce domaine, ce qui nécessite impérativement l'utilisation d'une solution indépendante.

Qu'est-ce que cela signifie pour l'utilisation d'une solution SAM basée sur des outils pour les licences SAP ? Celle-ci doit être capable, d'une part, d'intégrer les modèles de licence classiques du monde on-premise et, d'autre part, de couvrir le marché de plus en plus dynamique des scénarios cloud et les modèles de consommation qui y existent.

Veillez à ce que la solution ne mette pas seulement à disposition l'état réel actuel de la consommation de licences, mais qu'elle connaisse surtout les différentes possibilités de droits d'utilisation de la LPC et qu'elle signale proactivement au client les économies potentielles.

Conclusion

Une chose est sûre : la complexité de la gestion des licences SAP a clairement augmenté avec l'utilisation indirecte, S/4 Hana et les nouveaux produits SAP Cloud. SAP veut aussi gagner de l'argent dans le monde numérisé et avec ses nouveaux produits.

En tant qu'entreprise cotée en bourse, naturellement et de manière compréhensible, également plus d'argent. SAP tente d'en créer la base avec le nouveau modèle de prix et l'utilisation indirecte.

Elle a ainsi également résolu le problème de l'impossibilité de mesurer l'utilisation indirecte jusqu'à présent. Elle le peut désormais si les clients optent pour le nouveau modèle de tarification. Sans ce modèle, il serait impossible de facturer l'échange de données entre les machines et les programmes informatiques.

Toutefois, cela n'est probablement pas compatible avec la directive 2009/24/CE sur les logiciels. Tant que celle-ci n'aura pas été adaptée, il conviendra d'examiner attentivement si les exigences de SAP sont appropriées.

En attendant, il est conseillé aux clients SAP de demander l'aide de juristes informatiques et de consultants SAP expérimentés en matière de gestion des licences. Les connaissances existantes sur l'ancien monde des licences SAP et les contrats ne suffisent plus pour obtenir à l'avenir un contrat SAP abordable, adapté à l'utilisation et juridiquement garanti.