L'arrêt fait partie de la stratégie

La déconnexion fait partie de la stratégieLes groupes mondiaux évoluent dans un environnement de marché extrêmement dynamique, qui connaît des bouleversements dramatiques, peut-être sans précédent, en raison de la numérisation. Elles sont donc confrontées à un problème : leur propre environnement informatique est à la fois une bénédiction et une malédiction.

Bénédiction, parce que l'informatique d'entreprise devient l'élément central de sa propre chaîne de création de valeur et de son modèle d'entreprise. Malédiction, parce que dans de nombreux cas, elle est trop hétérogène pour pouvoir réellement remplir son rôle stratégique.

Cette hétérogénéité n'est pas le résultat de mauvaises décisions prises dans le passé. Au contraire, elle apparaît presque inévitablement, surtout lorsque les entreprises se développent et opèrent à l'échelle internationale.

Les nouveaux sites ou les acquisitions ont longtemps été synonymes de sites et de systèmes informatiques locaux. A cela s'ajoutaient et s'ajoutent encore les lois locales qui imposent le stockage de certaines informations, qu'il s'agisse de données ou de documents, à l'intérieur des frontières nationales.

Ce qui vaut pour presque toutes les entreprises actives à l'international s'applique tout particulièrement à Deutsche Telekom. Avec environ 165 millions de clients de téléphonie mobile, 28,5 millions de lignes fixes et 18,5 millions de connexions à haut débit, le groupe de Bonn fait partie des principaux fournisseurs de télécommunications intégrés dans le monde et est présent dans plus de 50 pays.

Environ deux tiers du chiffre d'affaires du groupe, qui s'élevait à 73,1 milliards d'euros en 2016, ont été réalisés par les plus de 218 000 employés en dehors de l'Allemagne.

Complexité : le nœud gordien de l'ère numérique

La complexité d'une telle structure d'entreprise globale se reflète dans la complexité correspondante de l'environnement informatique - à moins que l'informatique ne s'y oppose de manière stratégique.

On n'insistera jamais assez sur le mot "stratégique" dans ce contexte. En effet, une stratégie implique un horizon de planification à long terme et nécessite des investissements. Pour les deux, l'organisation informatique a besoin de l'appui total et du soutien actif du conseil d'administration.

"De nombreuses entreprises hésitent à s'attaquer à la prolifération historique et commerciale de l'informatique. Et ce pour une bonne raison : après tout, cette tâche équivaut à trancher le nœud gordien".

Tibor Kosche, vice-président International Cloud Sales chez T-Systems Data Migration Consulting (DMC), le sait par expérience ; il est responsable chez DMC du projet de déclassement des anciens systèmes de Deutsche Telekom.

"Mais si l'on veut conquérir de nouveaux horizons à l'ère de la numérisation, il faut relever ce défi et modifier et simplifier l'environnement informatique de fond en comble.

Même Alexandre le Grand n'a pu commencer sa marche triomphale en Asie qu'après avoir tranché le nœud d'un seul coup, au lieu de le défaire lentement".

En 2012, l'organisation informatique de Deutsche Telekom s'est attelée à cette tâche gigantesque et a obtenu l'approbation sans réserve du comité directeur du groupe pour ce projet. Dans le cadre d'un projet de plusieurs années, baptisé du nom évocateur de "One.ERP", le nombre à trois chiffres de systèmes ERP existants devait être réduit à une solution ERP unique et centralisée.

Tout spécialiste ERP sait qu'une telle simplification est elle-même très compliquée. En effet, l'un des points les plus épineux d'un tel projet est de savoir ce qu'il adviendra des anciens systèmes une fois que les données auront été transférées dans le nouveau système central.

"Il existe en principe trois réponses à cette question. Les anciens systèmes continueront à être exploités et entretenus tant que les informations qu'ils contiennent devront être conservées conformément à la loi.

Deuxièmement, les anciens systèmes peuvent être gelés dans une sorte de 'capsule temporelle' sous forme d'application dans un environnement virtuel, stockés sur un DVD ou un autre support et démarrés si nécessaire, également jusqu'à la fin de l'obligation de conservation.

Une autre solution consiste à séparer les informations stockées de l'application d'origine, puis à exploiter les données et documents extraits sur une plateforme distincte".

explique Tibor Kosche.

Centralisation par l'historisation

Chacune des trois variantes présente des avantages et des inconvénients spécifiques. La simple poursuite de l'exploitation est certainement la plus coûteuse, mais les erreurs de programme et les failles de sécurité peuvent être corrigées et comblées.

En encapsulant les anciennes applications, les coûts d'exploitation sont pratiquement réduits à néant, mais cela gèle également les erreurs et les lacunes des programmes. Un autre risque réside dans l'impossibilité de procéder à d'éventuelles adaptations du système, par exemple en raison d'une modification des exigences légales ou de l'apparition de nouvelles exigences, comme actuellement le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE.

Enfin, le troisième scénario implique des coûts d'exploitation. Ceux-ci sont certes nettement inférieurs aux coûts d'exploitation des anciens systèmes, mais tout dépend ici de l'étendue des fonctionnalités d'une telle plateforme d'information.

Il s'agit en particulier de la capacité d'extraire réellement toutes les informations des anciens systèmes et des archives documentaires associées, c'est-à-dire non seulement les données, mais aussi les documents qui sont par exemple stockés dans un système SAP. Car c'est la condition sine qua non pour pouvoir déclasser les anciens systèmes.

La seconde est de conserver la logique des données et des documents repris. C'est pourquoi il est plus judicieux de parler d'historisation dans ce contexte - à la différence d'un archivage classique, où l'on continue à accéder aux archives via l'application d'origine.

Deutsche Telekom, plus précisément le département Telekom IT - GHS/ERP Solutions, a examiné les trois variantes dans le cadre d'une analyse approfondie. Les coûts n'ont pas été le seul critère décisif.

Il était au moins aussi important d'éviter les risques juridiques. Selon Tibor Kosche, c'est ainsi que se présentaient certaines des réflexions de l'époque :

"Même si le déclassement des anciens systèmes et la mise en place d'une plateforme d'information centralisée étaient les plus adaptés à la stratégie 'One.ERP' d'un point de vue conceptuel, d'autres questions devaient être résolues :

• Comment une plate-forme centrale est-elle compatible avec les dispositions légales relatives à la localisation des données ?
• Est-il possible de conserver des données sensibles sous forme fortement cryptée ?

Après tout, le gouvernement fédéral compte également parmi les clients du groupe et le secret des télécommunications s'applique".

Pour compliquer les choses, seule une poignée de fournisseurs proposait une solution de séparation des informations et des systèmes d'origine.

Si une décision prise en faveur d'un fournisseur s'avérait être une erreur dans le projet, il n'y aurait que peu d'alternatives disponibles, si tant est qu'elles soient équivalentes. Les offres existantes devaient donc être examinées de manière particulièrement approfondie.

Test d'acceptation

L'acceptation par les utilisateurs est décisive pour tout projet informatique. Et il ne s'agit pas seulement de l'approbation de ceux qui travaillent quotidiennement avec le système à remplacer, mais justement aussi de ceux qui n'y ont accès qu'occasionnellement, comme par exemple les auditeurs internes ou externes.

En effet, le réapprentissage est d'autant plus difficile qu'il est difficile de s'exercer. C'est pourquoi ce ne sont pas seulement les connaissances techniques, mais aussi et surtout les connaissances professionnelles du partenaire de mise en œuvre qui comptent.

"Seuls ceux qui parlent le langage des utilisateurs professionnels et qui peuvent prouver, lors du support, qu'ils comprennent réellement de quoi il est question, peuvent gagner les experts des départements spécialisés".

sait Kosche.

"Ce savoir-faire est certainement l'une des raisons pour lesquelles la réticence initiale et en même temps typique des utilisateurs a entre-temps fait place à une plus grande satisfaction".

Telekom IT - GHS/ERP Solutions a développé, en collaboration avec Detecon et T-Systems Data Migration Consulting, une procédure standard pour l'arrêt des applications informatiques en utilisant la plateforme JiVS pour reprendre les données et les documents des anciens systèmes.

Un élément important de cette procédure est la définition des vues sur les informations historisées, qui reproduisent et conservent la logique commerciale d'origine. Dans le système standard, SAP fournit de nombreuses vues standard, mais seules les variantes en mode lecture pure entrent en ligne de compte pour l'historisation, car une fois les informations historisées, elles ne peuvent plus être modifiées ultérieurement.

Ces vues spécifiques à SAP sont également disponibles dans JiVS, de sorte que peu de vues développées en interne doivent être implémentées dans le cadre du projet, ce qui réduit considérablement les coûts du projet.

"En règle générale, les vues standard de JiVS nous permettent de reproduire 95 pour cent des vues définies avec les départements spécialisés. Alors qu'un projet de mise à la retraite d'une grande application informatique dure généralement plus de douze mois, nous parvenons finalement, avec la reprise des données largement automatisée, à historiser les données d'un ancien système chez Deutsche Telekom en six à huit semaines en moyenne".

dit Tibor Kosche avec assurance.

L'avantage de JiVS est qu'il permet d'arrêter non seulement les systèmes SAP existants pour l'ERP, mais aussi ceux d'autres fabricants ou les développements propres. Deutsche Telekom a déjà fait des expériences positives avec cette méthode et a désactivé des solutions individuelles ainsi que IBM Optim.

Entre-temps, Telekom IT a désactivé bien plus de 100 anciens systèmes. Si une historisation des données était nécessaire, elle a été effectuée dans la plupart des cas sur la plateforme JiVS.

Le modèle de procédure de retraite comprend la procédure complète d'une déconnexion et est si efficace qu'il a été certifié par le cabinet d'audit PWC.

Le projet a toutefois passé le véritable test de résistance lors d'un audit réalisé par l'administration fiscale. Il est intéressant de noter que certaines des informations demandées par les auditeurs ne sont pas stockées sur le site de mise en œuvre de la plate-forme centrale JiVS, mais dans des bases de données locales, là où la législation nationale l'exige.

Ces succès sont également bien accueillis par le comité directeur du groupe. Entre-temps, la procédure standard de mise hors service des anciens systèmes porte le nom approprié de "Retirement" et fait partie de la stratégie "Telekom IT".

Le groupe de Bonn a ainsi pu réduire la complexité de son informatique et économiser des dizaines de millions d'euros de frais d'exploitation par an. Le volume de données et de documents historisés atteint d'ailleurs aujourd'hui des dizaines de téraoctets.

"En 2019, nous devrions atteindre la barre des 100 To".

ajoute Tibor Kosche.

Malgré cela, le nombre d'utilisateurs de JiVS, qui est actuellement d'environ 100, reste raisonnable. En effet, comme il n'est que rarement nécessaire d'accéder aux informations historisées, seuls quelques utilisateurs par service spécialisé reçoivent les droits correspondants.

Une base pour l'innovation et la sécurité juridique

Les avantages commerciaux d'un environnement informatique centralisé vont toutefois bien au-delà des économies de coûts. La centralisation permet ainsi une standardisation poussée des processus par-delà les frontières des services et des pays.

Cela augmente non seulement la transparence pour les décideurs respectifs, mais garantit et améliore la qualité dans les différents processus.