Formulaires dynamiques

Les services municipaux de Dresde fournissent ainsi de l'électricité, du gaz naturel, de l'eau potable et du chauffage urbain à environ 300 000 clients à Dresde et dans ses environs. 124 monteurs et 37 planificateurs sont ainsi responsables de l'entretien des réseaux.

Jusqu'en 2013, la planification des ordres de travail s'effectuait à l'aide d'un outil de planification développé en interne. Les monteurs recevaient leurs ordres pour la journée le matin de leur contremaître respectif à l'agence. Ce n'est qu'ensuite qu'ils pouvaient partir, seuls ou en équipe, et commencer à traiter leurs ordres.

Ils remplissaient sur papier les confirmations relatives aux missions accomplies. Ensuite, le service interne vérifiait ces messages et les saisissait électroniquement pour la suite du traitement.

Afin de rendre la planification des interventions et le traitement des commandes des monteurs plus efficaces et d'éviter les ruptures de médias, Drewag a décidé en 2011 d'introduire un système de gestion des services sur le terrain.

Dans le cadre d'un processus d'appel d'offres, différents fournisseurs et solutions ont été évalués. Un critère essentiel était la capacité d'intégration dans les systèmes backend SAP PM et différents systèmes d'information sur les ressources d'entreprise basés sur Oracle.

Le choix s'est finalement porté sur MobileX-Dispatch, le système de gestion des services sur le terrain pour la planification des ressources mobiles, et MIP for Field Service, la solution mobile pour le traitement des commandes des monteurs sur le lieu d'intervention.

En 2013, les deux solutions pour les secteurs du gaz, de l'eau, du chauffage urbain et de l'électricité ont été introduites dans une première phase d'extension chez Drewag. Ensuite, la mise en œuvre progressive pour les différents processus commerciaux s'est déroulée sur plusieurs étapes d'extension.

Les répartiteurs planifient les ordres d'entretien et de maintenance pour les monteurs environ deux semaines à l'avance. Pour ce faire, ils utilisent un assistant dans MobileX-Dispatch comme générateur de modèles pour la création des opérations des ordres groupés SAP PM.

Les modèles sont structurés par secteurs, groupes d'activités et activités. Les planificateurs choisissent des valeurs par défaut pour les activités dans une liste. Cela raccourcit le processus de saisie et garantit une affectation correcte aux ordres collectifs.

Les monteurs reçoivent désormais leurs ordres directement sur leur terminal mobile. Ils ont ainsi accès, même hors ligne, à toutes les informations pertinentes telles que la structure de l'installation, les données de l'objet, l'historique des interventions et les messages dans SAP PM et le système backend SIS. Il est également possible de passer à un SIG hors ligne.

MIP pour le service sur le terrain

Dans MIP for Field Service, le monteur saisit sur place l'état de l'installation. La plausibilité des données telles que les documents de mesure est directement vérifiée lors de la saisie. Les critères de contrôle sont transférés de SAP PM à l'appareil mobile et utilisés lors de la saisie.

MIP for Field Service transmet directement aux systèmes backend les confirmations relatives aux ordres et aux rapports journaliers. Cela évite la transmission manuelle des données des documents papier, qui prend beaucoup de temps.

Un autre grand progrès en matière de productivité a eu lieu en 2016 avec l'introduction des formulaires dynamiques - un module supplémentaire de MIP for Field Service pour la numérisation des formulaires papier.

Pour les processus de masse tels que l'inspection des robinets de gaz ou d'eau, des bouches d'incendie ou des postes de transformation, les monteurs devaient jusqu'à présent remplir différents formulaires papier. Au total, cela représentait environ 38 000 documents par an. Rien que pour remplir ces formulaires et transférer manuellement les données dans les systèmes backend, il fallait compter un total de 424 jours de travail.

Grâce aux formulaires dynamiques de MIP, ces formulaires papier ont été numérisés de manière centralisée et déployés auprès des monteurs. Ils peuvent ainsi les remplir directement sur leur terminal mobile.

Une fois qu'ils ont terminé la mission, le transfert vers le système backend se fait aussi bien de manière structurée sous forme d'enregistrement de données que de manière non structurée sous forme de PDF. Dans un avenir proche, il est prévu de migrer vers la version 5.0 de Field Service Management Suite, qui contient également quelques améliorations dans les formulaires dynamiques.

Ainsi, grâce à l'accès en lecture à l'ensemble du modèle de données standard, il est possible d'utiliser pratiquement n'importe quelles données de MIP for Field Service pour créer de manière centralisée des formulaires personnalisés avec leurs propres dialogues de saisie, les déployer automatiquement et déclencher des processus adaptés aux besoins du client.