Facteur de réussite de la transformation S/4

Qu'il s'agisse d'une migration progressive (brownfield) ou d'une réimplémentation complète des systèmes SAP existants (greenfield), les entreprises qui saisissent l'opportunité de soutenir la transformation numérique en passant à S/4 Hana, tout en consolidant l'environnement système SAP et en harmonisant les processus basés sur SAP dans différents domaines fonctionnels (migration transformationnelle), confrontent leurs utilisateurs à de vastes changements.

Des tâches modifiées, des processus en partie réorganisés, une nouvelle interface utilisateur plus conviviale et plus homogène, mais aussi une multitude de changements mineurs et de spécificités de site qu'il faut communiquer efficacement pour garantir la performance des utilisateurs.

Cela ne s'applique pas seulement une fois, mais souvent sur plusieurs versions grâce à une approche de projet agile. Parallèlement, les nouveaux collaborateurs doivent pouvoir se familiariser à tout moment et de manière ad hoc avec l'utilisation des processus basés sur SAP.

Avec la numérisation, les attentes des utilisateurs en matière d'utilisabilité et d'assistance intégrée "At the Moment of Need" pour l'acceptation des systèmes ont nettement augmenté, et à l'inverse, la disposition à passer beaucoup de temps dans des formations classiques en salle a diminué.

Changement organisationnel

Outre la mise en place d'un projet de "changement organisationnel" qui analyse les possibilités et les effets de l'optimisation, de l'harmonisation et de l'automatisation des processus et les ancre très tôt dans l'organisation, nos clients exigent donc d'Atos des concepts innovants d'excellence utilisateur qui, notamment, permettent de surmonter bien des conflits d'objectifs apparents du point de vue des différentes parties prenantes.

Dans le cadre d'un programme de déploiement important et complexe d'une entreprise du DAX 30, Volkhard Lorenz, responsable de programme formation chez Atos Allemagne, témoigne de cette problématique - elle est exemplaire pour d'autres expériences :

Nous avons des processus harmonisés et avons besoin de supports de formation standardisés et réutilisables pour "industrialiser" nos déploiements mondiaux. Mais en même temps, les divisions attendent que les collaborateurs soient formés avec leurs exemples de données, bien sûr dans la langue du pays.

Comment éviter de développer à chaque fois des médias et une documentation entièrement nouveaux pour chaque déploiement ?

Un autre aspect : à côté de la formation classique des utilisateurs, existe-t-il des méthodes plus efficaces pour transmettre aux utilisateurs expérimentés de SAP les connaissances pertinentes sur les données de processus et d'organisation modifiées (plan comptable, centres de coûts, types d'ordre, données de base...) au moment où ils en ont besoin ?

"Raconte-moi et j'oublierai. Montre-moi et je me souviendrai. Fais-moi faire et je comprendrai" (Confucius).

Fidèle à cette devise et pour répondre aux attentes de ses clients, Atos réalise des concepts intégrés et innovants de formation et de support à la performance des utilisateurs en utilisant les nouvelles possibilités technologiques avec les éléments clés suivants :

Clonage fin

Pour la mise en œuvre technique, Atos mise sur la plate-forme d'excellence utilisateur basée sur le web Vimago de son partenaire Assima. Deux innovations d'Assima ont été déterminantes.

Grâce à la technologie Assima Thin-Cloning et à l'outil auteur à source unique Assima Train, nous permettons à nos clients de disposer de supports de formation maintenables et localisables.

La particularité ici : Assima reconstruit l'interface utilisateur de manière entièrement fonctionnelle grâce au processus d'enregistrement et permet de simuler des processus proches de la réalité et donc de se passer de systèmes d'entraînement. Les données des objets peuvent être adaptées (par ex. localisées) et une traduction est possible sans réenregistrement.

En outre, la fonction de prototypage permet de transférer les modifications du système dans toute la documentation dérivée de la simulation concernée, et ce de manière "clone". Le composant Assist donne à toutes les personnes impliquées dans le projet (formateurs, utilisateurs clés, responsables de processus) un outil simple leur permettant de fournir à l'utilisateur un soutien proactif au processus, un guidage et des informations pertinentes sur les changements en temps réel dans l'application cible.

La formation et l'assistance embarquées directement sur le terrain, la communication simple et directe des particularités locales, mais aussi la capacité particulière à éviter les erreurs de manière proactive sont la clé de l'acceptation par les utilisateurs et allègent en même temps la charge des utilisateurs clés et de l'assistance.

L'une des missions des experts de l'équipe Atos User Excellence et Learning Solutions est d'intégrer très tôt dans les concepts de nos clients ces nouvelles possibilités d'atteindre l'excellence utilisateur afin de réaliser des économies significatives.

Messages clés - Transformation S/4

• Conception : Mise en place efficace par les experts d'Atos avec stratégie de formation, analyse Job-Role-Process, Template-Curriculum, définition des médias de formation Template, mise en place de la plateforme de formation et d'excellence utilisateur.
• Méthodologie : Combinaison de la formation et de l'utilisation d'un support "in-application" intelligent, réduction de la formation formelle avant la mise en service, focalisation sur le soutien des utilisateurs sur le terrain.
• Pour un entraînement purement delta : Courtes sessions en salle de classe virtuelle avec des démonstrations du système en utilisant le guidage "in-application" et le "push" d'informations de détail pertinentes pour l'utilisateur vers le "go live". Formation d'orientation d'une demi-heure sur le "Virtual Learner" (en ligne).
• Formation de nouveaux processus/fonctions grâce à l'"Instructor-Led Training" (ILT). Les exercices pratiques "hands-on" utilisent des simulations proches de la réalité (Assima Thin-Clones) pour une pratique interactive.
• Documentation : Médias de formation développés de manière centralisée, exclusivement pour les processus de templates SAP.