Une nouvelle couche de peinture pour l'informatique

Le groupe hambourgeois Mega, un groupement coopératif de plus de 5600 entreprises de peinture, mise à l'avenir sur Hana de SAP. Le grossiste attend du passage à la technologie de base de données basée sur la mémoire un traitement des données globalement plus rapide et une plus grande convivialité dans les activités quotidiennes. Le partenaire SAP d'Ettlingen et expert du secteur, Cormeta, a notamment apporté son aide lors de l'introduction.

Avec 1700 collaborateurs répartis sur plus de 100 sites dans toute l'Allemagne, le groupe hambourgeois Mega est un partenaire indépendant du commerce de gros pour les artisans spécialisés. Outre les peintures et les enduits, son assortiment comprend en fait tout ce qui est nécessaire pour les domaines de l'assainissement, de la rénovation et de la modernisation : des revêtements de sol et de mur aux machines et outils, des systèmes d'isolation aux matériaux de construction à sec. En outre, la coopérative propose à ses clients et membres un large éventail de services bancaires et d'assurance.

La base SAP évolue avec elle

L'informatique grandit avec l'entreprise - c'est particulièrement vrai pour Mega, fondée en 1901 : la coopérative est utilisatrice de SAP depuis 1996. La raison en était déjà à l'époque la croissance continue provoquée par des acquisitions et des fusions avec d'autres coopératives et grossistes.

Dans les années qui ont suivi, le réseau de distribution n'a cessé de s'étendre, de nouvelles succursales sont venues s'ajouter et les processus de gestion ont été répartis entre un nombre croissant de collaborateurs.

D'autres intégrations étaient nécessaires pour assurer la transparence. Au début des années zéro, Mega a intégré un nouveau système de paie au siège de Hambourg ainsi que le CRM 4.0 de SAP.

Depuis 2011, le groupe utilise CRM 7.0 pour la force de vente et, pour améliorer les processus de service et de traitement des commandes, un logiciel de gestion des stocks ainsi qu'un système de BI et de tickets de SAP ont été introduits dans les années qui ont suivi.

Dès le début, Cormeta a été le partenaire de l'entreprise. L'objectif a toujours été de permettre des processus de traitement aussi uniformes que possible pour toutes les filiales à partir d'une structure de serveur centrale - c'est donc logiquement qu'une interface utilisateur commune a été créée en 2015 avec l'installation du portail SAP Enterprise.

Un autre objectif était également d'améliorer les processus dans l'intérêt des clients. Un exemple innovant est certainement la machine de découpe de parquet utilisée dans l'entrepôt central de Hanovre, qui peut être commandée directement par le système SAP central. Les commandes des clients peuvent ainsi être fabriquées individuellement selon la taille de lot 1.

"Nous avons actuellement 74 000 produits et traitons environ 1,7 million de commandes par an pour 45 000 clients".

rapporte Jens Hungershausen, chef du département IT chez Mega.

"Pour gérer efficacement le volume de commandes qui augmente chaque année, nous avons besoin d'une infrastructure informatique performante qui mette rapidement les bonnes informations à la disposition de nos utilisateurs et qui déclenche les processus de manière continue et automatisée à partir de l'ERP".

Hana pour un contrôle plus rapide des processus

En conséquence, Jens Hungershausen et son équipe ont suivi de près, dès le début, la technologie de base de données en mémoire SAP Hana lancée par SAP. Une présentation sur le thème SAP Simple Finance, qui faisait référence aux nouvelles possibilités de gestion financière, a finalement convaincu la direction du secteur et le conseil d'administration de Mega.

Lorsqu'une offre de licence et d'achat appropriée a été présentée aux responsables fin 2015, ils ont décidé de passer de la base de données Oracle à SAP Hana.

"Tous ceux qui gèrent aujourd'hui un environnement SAP devront un jour ou l'autre faire le pas vers Hana"

a déclaré le responsable informatique.

"Pour créer de la transparence, nous avons besoin d'un traitement rapide des données ainsi que de processus légers et conviviaux - en passant à SAP Hana, nous créons les conditions nécessaires à la création de possibilités d'évaluation nouvelles ou étendues qui nous permettent d'accéder plus rapidement aux informations souhaitées".

Ainsi, Jens Hungershausen voit encore un grand potentiel d'optimisation, surtout dans le domaine du reporting :

"L'évaluation et l'analyse nous prenaient auparavant de nombreuses heures par semaine - en règle générale, nous bricolions manuellement des chiffres quelconques dans Excel et il y avait souvent des erreurs de report".

En tant que revendeur spécialisé, Mega accorde une grande importance à la qualification de ses collaborateurs.

"Nous avons besoin de collaborateurs commerciaux ayant une bonne connaissance des produits - ils ne doivent pas être des experts SAP, mais de bons vendeurs que nous pouvons rapidement habituer à nos processus commerciaux".

souligne Jens Hungershausen, en précisant

"Avec SAP Hana, nous pouvons optimiser les processus de sorte que nos utilisateurs obtiennent rapidement et confortablement les bonnes informations. Ils prennent alors des décisions plus qualifiées et il en résulte automatiquement un meilleur rapport d'utilisation - c'est-à-dire que nous pouvons former les collaborateurs plus rapidement, il y a moins d'erreurs dans les processus et, par conséquent, le travail de correction des erreurs est également réduit".

Pas à pas vers le but

Fin 2015, Mega a donné le coup d'envoi du changement de base de données interne vers Hana. Dans un premier temps, il s'agissait surtout pour Hungershausen et son équipe de se familiariser avec l'infrastructure correspondant au domaine Hana et de clarifier les questions qui se posaient à ce sujet.

Un atelier a été organisé avec la participation d'experts de SAP et de Cormeta, partenaire de SAP. L'entreprise de systèmes accompagne Mega depuis plus de 20 ans et assure entre autres le service et le support de toutes les installations SAP.

Le partenaire SAP a déjà entièrement optimisé ses solutions sectorielles pour SAP S/4 Hana et exploite actuellement plusieurs applications S/4 Hana en interne à des fins de développement et de test.

Élaboration d'un concept de sécurisation

La première grande décision que Jens Hungershausen et son équipe ont dû prendre pendant le lancement a été de savoir s'ils allaient suivre à l'avenir l'approche TDI (Tailored Datacenter Integration) ou s'ils allaient utiliser un système prêt pour le client composé de serveurs et de stockage.

Le choix s'est porté sur la première solution et sur la possibilité d'étendre le système à d'autres composants. Dans ce contexte, il était également important d'élaborer un concept de sauvegarde.

"La sauvegarde des données était bien sûr un sujet majeur pour nous, mais là encore, nous avons pu définir une structure avec des partenaires comme Cormeta, qui nous permet d'être en sécurité".

explique Jens Hungershausen.

Aujourd'hui, SAP Hana fonctionne chez Mega à la fois dans le centre de calcul et dans le centre de calcul d'urgence, les deux étant conçus de manière identique et exploités avec deux serveurs de 2 téraoctets. Ces serveurs hébergent à la fois le système ERP et le système BW et sont immédiatement disponibles en cas d'urgence.

Temps de passage plus rapide déjà en standard

Une période d'essai de trois semaines a été prévue pour le passage à la base de données Hana. Pour ce faire, Mega a sélectionné 30 collaborateurs - un échantillon de tous les secteurs. Un catalogue de tests a été élaboré et environ 2,5 jours par collaborateur ont été consacrés au système de test. Le changement a pu être effectué fin mars 2016.

Jens Hungershausen et son équipe vérifient maintenant petit à petit les temps d'exécution de tous les rapports - ce qui représente tout de même près de 1000 rapports pour Mega. Certains s'exécutent automatiquement plus vite, rien qu'en raison du nouveau système.

Des possibilités d'optimisation sont désormais identifiées à l'aide du Code Inspector de SAP. Ainsi, certaines évaluations ont pu être réduites d'une demi-journée à sept minutes. Pour d'autres, il faut encore faire quelques ajustements.

"Nous avons bénéficié d'une demi-journée de formation et sommes en train de développer un savoir-faire interne".

a déclaré le responsable informatique.

"Mais au final, il s'agit simplement des principes de base d'une programmation décente et de qualité. Si vous les maîtrisez, vous n'aurez aucun problème avec Hana".

Ainsi, des points d'extension spécifiques à Hana ont déjà été intégrés à de nombreux endroits, y compris dans la programmation standard.

"Rien que la norme apporte déjà beaucoup. Par exemple, la fiche client a toujours eu une durée de vie très longue chez nous - aujourd'hui, c'est extrêmement rapide, sans que nous ayons eu à faire quoi que ce soit".

Des avantages déjà perceptibles

Les utilisateurs bénéficient déjà de résultats plus rapides, par exemple lors du traitement des commandes ou de la planification, lorsqu'ils recherchent des clients via le CRM ou qu'ils rafraîchissent leurs listes de planification.

"Ce sont des effets partiels que nous avons pour l'instant uniquement grâce à la nouvelle technologie, et la prochaine étape sera de mettre en place les processus selon le principe S/4 de simplification et de faire progresser cette façon de penser".

Hungershausen fait notamment référence à l'introduction de SAP S/4 Hana Finance, dont il espère que les fonctionnalités permettront d'améliorer la qualité des analyses. Mais grâce à la nouvelle technologie de base de données, les analyses de gestion d'entreprise sont déjà nettement plus rapides.

Et cela est surtout perceptible lors d'évaluations avec un grand volume de données, par exemple lors d'un blocage de commande, où les commandes bloquées des six derniers mois sont sélectionnées, ou lors du contrôle de commande, qui sélectionne les commandes des trois derniers mois et vérifie si le statut de commande-livraison-facturation correspond.

"Pour nous, c'était un grand saut technologique. Nous sommes impatients de voir les possibilités qui en découleront à l'avenir !"