Des formulaires dynamiques au lieu du papier

MVV Netze est la société de réseau pour Mannheim. En tant que filiale à 100 % de l'entreprise énergétique MVV de Mannheim, elle gère l'exploitation des réseaux d'électricité, de gaz, d'eau et de chauffage urbain de Mannheim.

Dans la zone urbaine et les communes environnantes, MVV Netze est responsable de l'approvisionnement stable et durable d'environ 330 000 clients de la région métropolitaine Rhin-Neckar.

Environ 450 collaborateurs assurent un service réseau sans faille sur l'ensemble du territoire. Environ 12.000 commandes sont passées chaque année. Il s'agit d'entretiens, de dépannages et de réparations ainsi que de l'extension de réseaux de distribution et d'installations dans les quatre secteurs. Il s'agit également de nombreuses commandes collectives annuelles avec de grandes listes d'objets et des commandes de maintenance.

Transparence grâce à une solution mobile

Dès 2007, MVV Netze a opté pour une solution mobile pour les monteurs afin de remplacer le traitement des commandes sur papier. La transparence et la qualité des données devaient ainsi être améliorées afin de pouvoir en déduire de meilleures possibilités de gestion.

Une planification plus légère et plus rapide des commandes ainsi que des confirmations d'heures simplifiées devraient optimiser le processus global de dépannage et de maintenance et réduire les coûts.

Intégration des utilisateurs clés

La mise en œuvre de la solution mobile chez MVV Netze a eu lieu en 2008. Depuis, les collaborateurs reçoivent leurs ordres directement sur leur appareil mobile et peuvent partir sur le lieu d'intervention sans avoir à se concerter au préalable avec le siège.

En déplacement, ils peuvent également accéder hors ligne aux données des clients, à la structure des installations et aux informations sur les appareils. Ainsi, il y a moins de demandes de renseignements téléphoniques auprès du service interne et il n'est pas nécessaire de se déplacer deux fois.

Les monteurs remplissent les confirmations directement sur leur appareil mobile. Lors de la saisie, la validité des données est déjà vérifiée avant qu'elles ne soient transférées dans SAP PM. Cela améliore la qualité des données et permet d'économiser les coûts et les efforts qui étaient auparavant nécessaires pour le transfert manuel des données, les demandes et les corrections.

Avec la migration vers la version 5.0 de MobileX-MIP for Field Service, MVV Netze complète maintenant aussi la version actuelle du module Formulaires dynamiques. L'entreprise remplace ainsi petit à petit les formulaires papier par des formulaires numériques. Ceux-ci sont créés de manière centralisée et remplis sur place sur les 60 Toughbooks de Panasonic.

Avec le "protocole de maintenance de l'armoire de distribution de câbles", les monteurs enregistrent l'état, les défauts et la consommation de matériel lors des interventions sur le terrain. Les informations sont archivées dans le système SAP à la fois sous forme de document PDF et individuellement sur l'objet technique concerné. Les données matérielles pour la gestion des données de base ainsi que les documents de mesure peuvent être immédiatement traités dans SAP PM par le niveau de maîtrise.

Les propositions d'amélioration internes, qu'elles émanent de l'équipe de projet ou de la gestion des idées à l'échelle de l'entreprise, sont importantes pour le développement continu du système. C'est ainsi que MVV Netze a amélioré la création de postes d'avis, y compris les catalogues enregistrés dans SAP PM, suite à une suggestion individuelle.

Outre les messages prédéfinis concernant la partie de l'objet, la cause et la description du dommage ou du défaut, les utilisateurs peuvent également joindre des fichiers, comme des photos numériques, au message ZA.

La saisie des confirmations de temps, des heures supplémentaires et de la comptabilisation des véhicules a été optimisée sur la base de règles de temps prédéfinies. De plus, les monteurs reçoivent désormais un rapport mensuel PDF au format matriciel spécifique de MVV Netze, contenant toutes les informations sur leurs heures de travail par jour, par mission et par mois.

Conclusion

"Nous avons expliqué aux employés les avantages du système lors de formations sur mesure et avons intégré leurs réactions et suggestions.

Cela a permis aux 180 utilisateurs d'accepter le logiciel MIP comme utile. Et les bonnes expériences faites par tous les participants ont également un effet positif sur les thèmes de la mise en réseau et de la numérisation du travail en général".

résume Marc Obenauer, responsable de projet chez MVV Netze.