Obtenir une vue d'ensemble

Outre les thèmes de la mobilité, de l'automatisation et de la numérisation, le travail axé sur les processus reste un défi dans de nombreuses entreprises, qui a été quelque peu relégué au second plan ces dernières années.

Dans les secteurs classiques de l'entreprise, tels que les achats, les ventes et la finance, le travail orienté vers les fonctions sur la base de fonctions d'application établies, accompagné de processus de documentation parallèles, est justement à l'ordre du jour.

Trop souvent, la transparence globale et la traçabilité des décisions sont négligées. Un traitement efficace et la garantie des exigences de conformité légales et convenues au sein de l'entreprise ne sont possibles qu'au prix d'un effort supplémentaire correspondant.

La réduction des activités dites sans valeur ajoutée afin de diminuer les coûts des processus tout en améliorant la capacité d'information et la qualité des informations reste une tâche nécessaire à laquelle les entreprises sont confrontées.

L'exemple des processus d'approvisionnement et de leur traitement dans les achats doit permettre d'illustrer les potentiels qui peuvent résulter d'un travail intégré orienté vers les processus en utilisant les fonctions standard établies tout au long du processus.

L'exemple des procédures d'achat montre clairement les défis auxquels les entreprises sont confrontées, en particulier lorsqu'il s'agit d'achats complexes.

En amont de ces processus, il existe déjà des tâches et des documents qui sont gérés sur papier ou sous forme électronique et classés de manière décentralisée. Lorsque les besoins correspondants sont ensuite saisis dans le système, ces documents et informations restent généralement gérés de manière décentralisée et ne sont pas classés dans le système avec les documents en fonction du processus.

Créer la transparence

La traçabilité de l'ensemble du processus n'est donc possible qu'au prix d'efforts considérables et n'est généralement pas complète. Par la suite également, la traçabilité et la transparence des processus restent souvent lettre morte.

Les scénarios de validation des demandes d'achat ou des commandes sont généralement représentés dans le système de telle manière qu'il est impossible, ou seulement pour les utilisateurs expérimentés sur le plan technique, de savoir où une approbation est en cours et qui est la prochaine personne à valider.

Les demandes de renseignements sur l'état de la validation d'une opération d'approvisionnement ne peuvent recevoir qu'une réponse vague. Le problème s'aggrave lorsque l'on souhaite obtenir une vue d'ensemble du statut des validations sur plusieurs opérations d'approvisionnement. Que ce soit pour passer à des validations alternatives par d'autres personnes autorisées à valider ou pour obtenir une vue d'ensemble des tâches en attente d'une équipe.

Le traitement de la commande, par exemple dans le cas de l'utilisation de l'application SAP, s'effectue à l'aide de fonctions établies et génère en conséquence les documents correspondants et les documents sortants. En règle générale, le classement et la gestion des documents associés à un document s'effectuent également en conséquence.

Cela va de la demande d'achat à la facture, en passant par la commande, les confirmations de commande et les documents de réception des marchandises. Avec une structure de classement orientée processus qui se met en place automatiquement, qui garantit un certain niveau minimum de documentation et qui est disponible via un accès central à tous les documents et objets d'information pertinents, les relations peuvent être identifiées et consultées plus rapidement et plus efficacement.

Il est ainsi possible d'éviter une navigation fastidieuse et éventuellement une compilation manuelle en cas de litige sur des documents individuels du processus global.

Obtenir des informations de l'entourage

Lors de la saisie et du traitement des opérations, il est souvent nécessaire de se procurer des informations à partir de l'environnement ou des documents qui ont été créés en amont. Dans ce cas également, un accès ciblé et rapide à ces documents est souhaitable, sans devoir naviguer laborieusement via des liens d'objets.

Dans le cas des procédures d'achat, cela inclut notamment l'accès aux contrats ou aux documents relatifs aux fournisseurs. Afin d'optimiser le traitement des processus d'approvisionnement, il est recommandé d'utiliser un dossier de processus électronique - dossier d'approvisionnement - qui, dans le meilleur des cas, est généré automatiquement, saisit et gère de manière structurée toutes les informations, tous les justificatifs et tous les documents générés par le système.

Si l'on ajoute à cette approche les fonctions nécessaires au traitement complet, idéalement les fonctions standard utilisées, il est possible de traiter le processus d'achat de manière intégrée à partir du dossier de processus.

Traitement automatisé

Des solutions telles que XFT Purchase Manager permettent le traitement complet d'un processus d'achat dans SAP ERP, de la création automatisée de dossiers de processus d'achat avec des processus de validation pour différents scénarios de validation (notamment la validation mobile sur la base de SAP UI5) à la documentation accompagnant le processus via une création et une affectation intégrées de commandes SAP à partir du processus d'achat. Comment de telles approches peuvent-elles être utilisées et quels sont leurs effets ?

Grâce à cette approche, les collaborateurs du service des achats ont accès à une application centrale pour le traitement des processus d'approvisionnement, qui intègre des fonctions standard établies de la gestion des articles SAP et de la comptabilité financière.

Des scénarios de validation alternatifs sont disponibles pour répondre aux différentes exigences en matière de validation et d'approbation. Les dossiers de processus intégrés permettent d'atteindre un haut degré d'automatisation pour la documentation et la mise à jour de la documentation des processus. Toutes les informations, y compris le statut des processus d'approvisionnement, sont accessibles de manière centralisée et évaluable.

Cela permet de réduire considérablement les coûts de processus en travaillant de manière intégrée et en évitant les efforts de classement, de recherche et de préparation.

En fin de compte, la documentation des procédures et de leurs résultats tout au long de la chaîne de processus permet de garantir les exigences de conformité internes et légales de l'entreprise.

Il ne faut pas oublier les autres options qui découlent de ces approches en intégrant d'autres dossiers de processus, tels que les processus de réclamation, les cas de clarification ou l'intégration des dossiers de fournisseurs et de contrats.

La pratique a montré que cela permettait un traitement plus efficace et une plus grande transparence dans les achats.