Grauzonen in den SAP-Preislisten nutzen

Wo liegen für SAP-Kunden derzeit die größten Pain Points und wie können sie gelöst werden?

Janik Schipp: Neben dem „Dauer-Pain-Point“ der indirekten Nutzung tun sich Unternehmen noch schwer, die richtigen Lizenztypen auf Basis der kundenspezifischen Nutzung zu identifizieren und in ihr Lizenzportfolio aufzunehmen.

Das liegt an mehreren Faktoren: Einerseits bietet SAP 17 Standard-Lizenztypen im Named-User-Bereich an. Diese Lizenztypen decken jedoch nicht einmal ansatzweise alle kundenspezifischen Bedürfnisse ab.

Andererseits argumentiert SAP, dass der Professional User nahezu alle Nutzungen in jedem Unternehmen abdeckt. Das ist zwar richtig, hat aber nichts mit kundenbasiertem Lizenzmanagement zu tun.

Es vereinfacht lediglich die Zuweisung der passenden Lizenz je Mitarbeiter im SAP-Umfeld. Die Lösung ist es, möglichst viele Lizenztypen zu definieren.

Die Mehrheit der SAP-Kunden hat weniger als fünf kundenspezifische Lizenztypen, empfehlenswert sind aber mindestens zehn pro Unternehmen. Das ist immer umsetzbar und ein einmaliger Aufwand und reduziert die Zahl der teuren Professional User.

Der Aufwand lohnt sich lizenztechnisch und finanziell definitiv.

Welche Schritte sind dafür erforderlich?

Schipp: Lizenzexperten unterstützen bei diesen vier Schritten:

• Erstens: die Diskussion/Definition der gewünschten Lizenztypen basierend auf Arbeitsbereichen/Funktionen.
• Zweitens: die Analyse der aktuellen technischen Nutzungsdaten je definiertem Bereich.
• Drittens: Spezifikation und Beschreibung der gewünschten kundenspezifischen Lizenztypen.
• Viertens: die Erweiterung der SAP-Verträge, um die neuen Lizenztypen gegen aktuelle Standardlizenztypen zu tauschen.

Welche weiteren Möglichkeiten werden häufig übersehen?

Schipp: Für Kunden, die diesen Aufwand nicht betreiben wollen oder können, ist es umso wichtiger, die Grauzonen, die SAP geschaffen hat, zum eigenen Vorteil zu nutzen. Grauzonen sind Verhandlungssache!

Nehmen wir noch einmal das Beispiel Standard-SAP-Named-User-Lizenztypen: Natürlich gibt es hier Grenzen, zum Beispiel kann ich keine Employee-Self-Service-Lizenz für  meine Government-, Risk- und Compli­ance-Tätigkeiten (GRC) nutzen.

Es ist aber durchaus möglich, genauer zwischen Employee Self-Service Core, Employee Self-Service, Employee und Manager Self-Service abzugrenzen. Grauzonen bedeuten bares Geld, wenn man sich auskennt und sie zu seinem Vorteil nutzt.

Unternehmen, denen die zeitlichen Ressourcen oder das fachliche Know-how fehlen, greifen am besten auf die Unterstützung vom Experten zurück.