Un désespoir préprogrammé ?

Nous vous présentons ci-dessous les six principaux risques liés à la gestion des sorties SAP et vous expliquons comment les éviter.

1. manque de transparence et de traçabilité dans le processus documentaire

Vous est-il déjà arrivé de vous inquiéter parce que vous ne saviez pas si vos documents SAP étaient réellement arrivés à l'imprimante ou si votre fournisseur avait reçu les documents de commande par e-mail ?

En effet, dans la "voie SAP standard", vous ne pouvez pas être sûr de la réception des documents, car le système SAP ne peut pas suivre tout le chemin jusqu'au destinataire souhaité.

Si le serveur d'impression, l'imprimante ou le serveur de messagerie tombe en panne, vos documents finissent au nirvana sans que vous vous en rendiez compte. Si votre production s'arrête ou si le fournisseur ne produit pas, le manque de traçabilité a des effets secondaires dramatiques.

2. les formulaires SAP définis ont une apparence différente à l'impression ou ne sont pas conformes aux spécifications

Vous investissez beaucoup de temps et de ressources dans le développement de formulaires sur la base de SAPscript, SmartForms ou AdobeForms. L'objectif est de développer des formulaires conformes à l'identité de l'entreprise et qui répondent à vos attentes et à vos directives.

Or, lors de l'impression, il arrive souvent que ces mêmes formulaires soient imprimés différemment et que des sauts de ligne ou des paragraphes entiers soient déplacés. Cette situation désespère les responsables informatiques, surtout dans le cas d'environnements d'impression hétérogènes.

3. une mauvaise interprétation des jeux de caractères internationaux :

####### - Avez-vous déjà découvert ces symboles sur vos documents après l'impression, là où devraient se trouver des caractères ? C'est que les jeux de caractères souhaités ont été mal interprétés.

Dans les entreprises internationales ayant des filiales dans le monde entier, cette erreur "banale" entraîne d'énormes restrictions et un potentiel d'erreurs dans l'impression des formulaires SAP.

4. l'application de tampons, de codes-barres et de filigranes sur les documents SAP :

Vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires à vos documents, comme des tampons, des codes-barres ou des filigranes ? Souvent, cela n'est possible qu'avec des solutions individuelles ou avec du matériel d'impression supplémentaire.

De même, le souhait de ne plus utiliser de papier préimprimé, qui entraîne des coûts supplémentaires et doit être mis à disposition via différents bacs sur l'imprimante, n'est souvent pas facile à mettre en œuvre.

5. mise en place et gestion fastidieuses d'imprimantes et d'environnements système SAP :

N'est-il pas ennuyeux de faire connaître une nouvelle imprimante dans différents systèmes SAP, de définir des bacs et de la maintenir en permanence ?

Tous ceux qui s'intéressent à ce sujet peuvent comprendre à quel point cette procédure est réellement laborieuse. Chaque fois qu'un nouveau parc d'imprimantes est déployé, des centaines, voire des milliers d'imprimantes doivent être configurées dans différents systèmes SAP - le désespoir est inévitable dans l'informatique centrale et les ressources sont pour la première fois bloquées pour une longue période.

6. mise à disposition manuelle et sujette à erreurs des formulaires SAP et des documents complémentaires.

Pour un processus de gestion SAP (fabrication, maintenance...), les documents d'accompagnement (dessins, instructions de travail...) doivent le plus souvent être mis à disposition pour les formulaires SAP.

En règle générale, ces documents sont recherchés individuellement et manuellement dans les répertoires respectifs, imprimés, triés dans l'ordre et mis à disposition.

Cette chaîne de processus de mise à disposition manuelle de documents commerciaux prend du temps, est sujette à des erreurs et peut entraîner des retards critiques pour les processus commerciaux des entreprises.

Conclusion :

Les risques décrits peuvent être résolus par la mise en place d'un système d'output management centralisé qui interagit entre l'application SAP et les canaux de sortie.

Cela permet de surveiller tous les flux d'informations depuis le système SAP jusqu'au canal de sortie souhaité et de détecter et de corriger immédiatement les erreurs (risque 1).

Le système d'Output Management garantit un traitement et une conversion génériques des données, raison pour laquelle les formulaires, quelle que soit la technologie utilisée, sont imprimés de manière identique sur chaque imprimante et selon le design souhaité (risque 2).

Les processus Unicode implémentés en plus interprètent, côté logiciel, toutes les polices de caractères internationales ainsi que les jeux de caractères et les sortent correctement sur l'imprimante (risque 3).

Les tampons, codes-barres et filigranes sont également définis et appliqués par le logiciel dans le système d'Output Management et complètent vos documents de manière économique et sûre par des informations supplémentaires (risque 4).

Grâce au Printer Management intégré, toutes les imprimantes ne sont créées qu'une seule fois dans une base de données centrale du système d'Output Management et sont distribuées automatiquement dans tous les systèmes SAP par simple pression sur un bouton (risque 5).

La charge de travail correspondante est réduite au minimum. Enfin, les transactions certifiées SEAL-SAP créent des processus documentaires automatisés et sécurisés (risque 6).

Les formulaires SAP et les documents d'accompagnement souhaités sont préparés sur simple pression d'un bouton, préparés avec des informations supplémentaires et mis à disposition dans l'ordre sur l'imprimante ou sous forme numérique.