Un approvisionnement au rythme du développement

Contrairement aux outils de sourcing classiques, la solution « Direct Material Sourcing for Discrete Manufacturing », intégrée à S/4 Hana, accompagne l'approvisionnement en matières premières tout au long des phases de développement d'un composant, depuis les premières étapes de conception jusqu'au contrat de production en série.

Les achats directs obéissent à une logique différente de celle des achats indirects. Ce qui entre dans la composition d'un véhicule ne se décide pas à la table des négociations, mais lors de la conception : un composant est conçu, fabriqué sous forme de prototype, validé, soumis à un échantillonnage, puis seulement après cela, acheté en série.

Les coûts et la faisabilité dépendent directement des choix de conception, et toute modification apportée à la nomenclature a des répercussions sur l'approvisionnement. L'approvisionnement n'est pas ici une étape en aval, mais se déroule en parallèle du développement du produit, tout au long des étapes clés du programme, avec des spécifications en constante évolution et une coordination étroite entre les services achats, l'ingénierie et les fournisseurs.

Les limites du sourcing classique

Or, c'est précisément ce qu'un outil de sourcing classique ne prend pas en compte. Il tient compte de l'appel d'offres, mais pas du cycle de développement qui se cache derrière. Pour un équipementier automobile, dont la valeur ajoutée dépend de la complexité technique et des longs cycles de vie des produits, ce n'est pas une question secondaire :

Une seule pièce non approvisionnée à temps peut compromettre le lancement d'une production en série. Il convient ici d'apporter une précision qui est souvent source de confusion au sein de la communauté SAP. Le terme „ Direct Material Sourcing “ apparaît à deux endroits différents, et ces deux occurrences n'ont pas le même sens.

D'une part, il existe la fonctionnalité « Product Sourcing » au sein de la suite SAP Ariba Strategic Sourcing. Elle couvre largement l'approvisionnement stratégique et trouve tout naturellement sa place là où le processus s'exécute principalement via la suite cloud. D'autre part, il existe SAP Direct Material Sourcing for Discrete Manufacturing : une application autonome, intégrée à SAP S/4 HANA, conçue précisément pour répondre aux réalités de la fabrication dont il est question ici. Bien que leurs noms soient similaires, ces deux solutions occupent des places différentes dans l'environnement et remplissent des fonctions distinctes.

La base de données articles nécessite le cœur du système ERP

Pour un sous-traitant pratiquant une intégration profonde de la production, cette distinction n'est pas une simple question de terminologie, mais détermine l'orientation même du projet. Quiconque souhaite s’approvisionner en matières directes en fonction de la nomenclature, de la structure de l’usine et du cycle de développement doit être proche du cœur du système ERP, où se trouvent de toute façon la base de données articles, la planification de la production et le calcul des coûts. C’est précisément cette proximité qui a motivé le choix de la solution basée sur S/4 chez Multimatic. L’intégration est au cœur de cette approche. Comme l’application est ancrée dans SAP S/4 Hana, elle accède directement à ce qui rend l’achat de matières premières directement contrôlable : la base de données articles, la nomenclature, la planification de la production et le calcul des coûts sont étroitement intégrés, et non délocalisés dans un environnement voisin relié de manière lâche. Chez Multimatic, la solution est exploitée en édition privée, ce qui offre la marge de manœuvre nécessaire pour la personnalisation et une intégration en profondeur dans l’environnement système existant, ce qu’une approche purement basée sur le cloud public n’offre pas sous cette forme.

La différence concrète se manifeste au niveau de la collaboration. L'approvisionnement, la collaboration avec les fournisseurs et la gestion des contrats s'inscrivent dans un processus continu, tandis que l'ingénierie, la qualité et le développement durable s'intègrent au cœur de ce processus plutôt que de l'encercler. La solution permet en outre, grâce à des interfaces avec le développement produit, de modifier conjointement les dessins et les spécifications tout au long du processus d’approvisionnement, au lieu de les échanger par e-mail et via des tableaux.

Chaque île est un point de jonction

Les solutions ponctuelles permettent de bien maîtriser chaque étape prise isolément. Cependant, chaque « îlot » supplémentaire connecté crée une nouvelle interface et un nouveau point de perte de données. L'intérêt d'une solution intégrée réside précisément dans le fait d'éviter ces « points de jonction », là où les contraintes de coûts et de délais sont de toute façon les plus fortes.

Les déploiements ne se passent jamais sans accrocs

Aucun déploiement de ce type ne se déroule sans accroc, et celui-ci n’a pas fait exception. La raison tient à la nature même des logiciels standard : ils sont testés sur la base d’hypothèses, mais l’utilisateur final travaille différemment. C’est précisément à cette jonction que des lacunes, que personne n’avait anticipées, apparaissent en production. L’équipe de projet a joué ici un double rôle. Elle a transmis directement à SAP les exigences identifiées sur le terrain et a fait avancer les corrections pouvant être résolues au niveau du produit ; pour tout ce que SAP n’a pas pu régler à temps, elle a mis au point des solutions de contournement et adapté les processus métier afin de respecter le calendrier.

Concrètement, cela s'est traduit par une série d'exigences issues des activités quotidiennes : la visibilité des offres établies au nom du fournisseur ; le traitement des devises comportant cinq décimales ; la validité des conditions tarifaires ; la communication aux fournisseurs des détails des négociations.

Le « cherry picking » pour tous

SAP a mis en œuvre quatre de ces points ; un autre, la négociation dans la devise du fournisseur, est prévu pour une future version. Un exemple se démarque particulièrement, appelé „ Cherry Picking “ dans le projet : la possibilité, dans un processus d’approvisionnement comportant plusieurs postes, d’attribuer de manière ciblée certains postes à différents fournisseurs, par exemple en fonction des quantités. Des équipementiers de premier plan avaient également sollicité cette fonctionnalité ; SAP l’a alors intégrée dans une version standard. Ce qui a commencé comme une demande d’un client est ainsi désormais accessible à l’ensemble des utilisateurs.

Lorsque la norme ne s'appliquait pas, des solutions sur mesure ont été mises au point, comme par exemple un modèle structuré de ventilation des coûts servant de base à des ventilations comparables. L'expérience pratique d'un fournisseur a ainsi été intégrée au produit. Plusieurs exigences ont été intégrées à la norme, dont bénéficieront les futurs utilisateurs.

La compréhension des processus : un obstacle

La conclusion la plus importante de ce projet n’est peut-être pas d’ordre technique. Peu avant la mise en service, il est apparu que le principal obstacle ne résidait pas dans l’outil, mais dans la compréhension du processus : à savoir la manière dont les équipes et les sites gèrent un même processus de manière différente. Un logiciel ne peut exécuter un processus que dans la mesure où celui-ci a été préalablement compris, harmonisé et adopté.

C’est précisément là que résidait une part importante du travail. Il fallait harmoniser les structures de coûts et les données fournisseurs afin de permettre une comparaison sur une base commune, par exemple grâce à des normes harmonisées pour la ventilation des coûts. Les responsabilités relatives au processus de bout en bout devaient être clairement attribuées, les particularités qui s'étaient développées au fil du temps remises en question et transformées en un mode de fonctionnement fiable et inter-sites. Il s'agit moins d'une question de configuration que d'orientation. Quiconque met en place un système d’une telle envergure introduit en même temps une nouvelle façon de travailler, et c’est cet aspect qui détermine en partie si l’effort technique en vaut finalement la peine.

Un outil qui ne convient pas à tout le monde

Aussi performante que soit cette solution, elle ne convient pas à tout le monde. Elle est conçue pour les achats de matières premières, et non pour les achats indirects ou de services, et elle ne révèle toute sa valeur que lorsque la taille et la complexité de l'entreprise le justifient : chez les équipementiers (OEM) et autres fabricants de produits complexes, à forte intensité de conception, avec des nomenclatures détaillées, une coordination étroite entre le développement et les achats, et un réseau de fournisseurs capable de prendre en charge de tels processus. Pour un sous-traitant de plus petite taille proposant une gamme de pièces restreinte, elle serait surdimensionnée. Cette mise en perspective fait partie intégrante de toute décision éclairée : toutes les entreprises n'ont pas besoin de cet outil, mais celles qui en ont besoin ont besoin précisément de celui-ci.

Lorsque cela s'y prête, les références recueillies par SAP auprès des premiers utilisateurs montrent ce qu'il est possible de réaliser : des cycles d'approvisionnement raccourcis jusqu'à 40 %, des délais de mise sur le marché des nouveaux produits réduits de 15 % et des coûts de matières premières directs en baisse de 2 à 5 %. Il s’agit là de données de référence, et non des chiffres de résultats de Multimatic. Le sous-traitant vient tout juste de mettre le système en production ; ce sont les mois qui suivront la mise en service qui fourniront des indicateurs fiables, et non le lendemain.

Scénarios prédictifs

La mise en service marque le début d'un processus, et non sa fin. Les véritables effets ne se manifestent qu’une fois le système en service, lorsque des processus parfaitement intégrés génèrent des données fiables, que les décisions d’approvisionnement s’appuient sur des analyses fiables des coûts et des fournisseurs, et que l’achat réactif évolue progressivement vers une approche fondée sur les données.

Des scénarios prédictifs et des recommandations automatisées se profilent à l'horizon ; le chemin pour y parvenir se compte en mois. Ce projet laisse avant tout derrière lui une base solide : une solution suffisamment ancrée dans le système pour évoluer avec lui, et un processus qui prend la pratique tellement au sérieux qu’il la reflète dans le produit.

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