Les ressources de SAP Bord atteignent leurs limites

Les moyens de bord SAP ne sont que partiellement adaptés aux grands parcs d'imprimantes, car les modifications se font typiquement objet par objet et les configurations ne peuvent être réparties de manière cohérente dans des paysages multi-systèmes qu'au prix d'efforts supplémentaires. Avec la spécification „Extension BC-XOM pour la gestion des imprimantes“, SAP s'attaque à cette lacune et met à disposition une API qui permet une gestion à distance de la topologie OMS et des objets d'impression. En combinaison avec un système d'Output Management (OMS) externe, on obtient ainsi la base de solutions d'administration modernes et évolutives - y compris des modifications en masse, un déploiement contrôlé sur plusieurs serveurs SAP, un statut en temps réel et une définition cohérente des imprimantes. Les applications certifiées par SAP Bens OMS Panel en tant qu'application web constituent une telle mise en œuvre ; en combinaison avec l'Output Management externe Bens OMS de Suchy MIPS.

Une situation de départ exigeante

La gestion des systèmes de sortie et des imprimantes dans SAP est critique sur le plan opérationnel et exigeante sur le plan organisationnel. Celui qui administre des périphériques de sortie, des connexions OMS ou des paramètres pertinents pour les spools, a généralement besoin des autorisations administratives correspondantes. Il ne s'agit pas seulement d'un obstacle technique, mais aussi d'une question de gouvernance : les modifications ont un impact immédiat sur la disponibilité, la stabilité et la traçabilité des processus d'impression et de documents.

A cela s'ajoute le fait que l'administration des imprimantes SAP requiert des compétences particulières qui réunissent deux mondes. D'un côté, il y a les aspects spécifiques à SAP comme le concept de spool, les types d'appareils, les paramètres de sortie et la logique de paysage. De l'autre, il faut connaître l'environnement informatique, par exemple le réseau, les conventions de dénomination, les protocoles, les parcs d'imprimantes, les consignes de sécurité et les dysfonctionnements typiques du chemin d'impression. Cette combinaison est rare - et c'est précisément pour cette raison qu'il existe un goulot d'étranglement dans de nombreuses entreprises : l'administration des imprimantes dépend de quelques spécialistes.

Dans la pratique, la création de nouvelles imprimantes dans le système SAP n'est donc souvent pas un geste isolé, mais un projet coordonné. Plusieurs équipes doivent travailler ensemble - la base SAP, le réseau, la sécurité, la gestion des postes de travail/clients et souvent aussi les services spécialisés ou les prestataires de services externes. L'un des principaux inconvénients structurels des moyens de bord SAP classiques réside dans leur capacité limitée à être utilisés en masse.

Adaptation aux masses et cohérence

L'administration du spool SAP n'autorise généralement les modifications que sur une seule imprimante à la fois. Les exigences typiques des grands parcs d'imprimantes - comme l'attribution simultanée d'un nouveau type de périphérique à de nombreuses imprimantes - ne sont pas prévues dans le processus standard. Il en résulte un travail manuel important, des temps de traitement longs et un risque inutilement élevé d'incohérences.

Ce problème s'aggrave dans les paysages comportant plusieurs serveurs SAP. Dans la pratique, les modifications des configurations d'imprimantes effectuées via l'administration spool ne concernent généralement que le serveur SAP sur lequel la modification a été effectuée. Le déploiement sur d'autres systèmes est certes possible avec l'outil SAP „Printing Assistant for Landscapes (PAL)“, mais reste compliqué au quotidien :
Il faut définir un système central dans lequel la maintenance est effectuée et à partir duquel elle est distribuée dans les systèmes cibles. Les modifications sont donc liées à des règles et à des processus et nécessitent une discipline opérationnelle supplémentaire.

Extension BC-XOM

SAP a reconnu ces insuffisances et a formulé une réponse claire avec la spécification „Extension BC-XOM pour la gestion des imprimantes“. Le message clé est qu'historiquement, BC-XOM s'adressait surtout au temps d'exécution du processus d'impression - c'est-à-dire l'envoi de travaux d'impression à un OMS et la demande d'état - mais n'offrait pas de fonctions de configuration des ressources impliquées dans l'interface avec les outils de gestion externes. C'est précisément la configuration de la connexion OMS, et en particulier la configuration des imprimantes correspondantes, qui était ainsi insuffisamment représentée. L'extension devait combler cette lacune.

Du point de vue technique, l'API mise à disposition par SAP est basée sur des modules RFC standard compatibles à distance. Cela permet à des applications externes - en utilisant les mécanismes d'autorisation et de RFC de SAP - d'appeler des fonctions d'administration à distance et de les rendre automatisables. C'est une condition essentielle pour faire passer l'administration des imprimantes d'une logique SAP GUI purement transactionnelle à des procédures d'administration modernes, basées sur des processus et des rôles.

Il est important de noter que la condition de base est déjà mentionnée dans la classification de l'extension : l„“extension pour l'administration des imprimantes„ ne fonctionne qu'en combinaison avec un système d'Output Management. Les imprimantes doivent être créées avec le type de couplage “E" (OMS externe).

OMS comme facilitateur

Une gestion externe du spool ou de l'output n'est pas seulement une condition préalable, mais un principe architectural éprouvé, recommandé par SAP. Elle décharge les serveurs SAP, confie la gestion des travaux d'impression à un système spécialisé et se charge de la communication avec les appareils de sortie. Une valeur ajoutée centrale réside dans la transparence nettement améliorée :
Des messages d'état détaillés peuvent être renvoyés spontanément à SAP, ce qui améliore considérablement l'exploitation et le dépannage.

Outre la performance et la transparence, la sécurité joue un rôle de plus en plus important dans les environnements modernes. Un OMS externe, tel que l'OMS de Ben de Suchy MIPS, peut - selon l'architecture et l'environnement cible - prendre en charge le cryptage des données d'impression sur l'ensemble du chemin entre le serveur SAP et le périphérique de sortie et ainsi mieux sécuriser le chemin d'impression des documents sensibles (par exemple RH, Finance, Healthcare).

En outre, un OMS externe ouvre des possibilités supplémentaires pour le traitement ultérieur des données d'impression. En prenant l'exemple de l'OMS Bens de Suchy MIPS, il est possible d'implémenter des flux de travail qui vont au-delà de la simple impression : des scénarios relativement simples comme l'impression de codes-barres ou la conversion de données d'impression Prescribe en données industrielles standard PCL5, jusqu'aux flux de travail plus complexes avec analyse de contenu et actions conditionnelles exécutées en fonction du résultat de l'analyse.

L'Output Management devient ainsi une partie intégrante de l'automatisation des documents et des processus, qui s'intègre parfaitement dans l'environnement du serveur SAP.

De l'API à l'application

L„“extension BC-XOM pour la gestion des imprimantes" constitue la base d'applications d'administration performantes. L'API met à disposition des interfaces permettant de créer, d'interroger, de configurer et de supprimer des objets. Il s'agit notamment des ROMS (Real Output Management Systems), des LOMS (Logical Output Management Systems) ainsi que des imprimantes et de leurs propriétés. Ainsi, il est possible d'adresser non seulement l'imprimante individuelle, mais aussi l'ensemble de la topologie OMS - un levier essentiel pour la standardisation et la sécurité de fonctionnement dans les paysages de serveurs SAP.

Une mise en œuvre intelligente permet d'en déduire des fonctions qui font immédiatement gagner du temps au quotidien et augmentent la qualité. Ce qui est décisif, c'est que l'administration ne doit plus se faire „imprimante par imprimante“, mais peut être effectuée par des groupes sélectionnés. Il est ainsi possible de procéder à des modifications en masse et de déployer des modifications sur plusieurs serveurs SAP en une seule étape. En outre, des informations en temps réel sur l'état des imprimantes peuvent être mises à disposition. Un autre effet particulièrement précieux dans la pratique est la définition cohérente et uniforme des imprimantes sur tous les serveurs SAP : lorsque les définitions sont gérées de manière centralisée, validées et distribuées de manière contrôlée, le nombre de divergences liées au système diminue - et les dysfonctionnements deviennent plus reproductibles et peuvent être résolus plus rapidement.

Lorsque ces fonctions sont transformées en une interface utilisateur facile à utiliser et intuitive, un levier organisationnel apparaît. Le besoin de connaissances spécialisées SAP approfondies se réduit pour les processus standard, car la complexité est traduite en actions guidées, en modèles et en validations. La gestion des imprimantes peut ainsi être déléguée à un service d'assistance dans des cas définis, sans perdre le contrôle et la qualité. La base SAP est soulagée et les temps de traitement diminuent.

Relation avec la pratique : Grands paysages

Suchy MIPS a développé une telle application, le Bens OMS Panel, sous forme d'application web et d'extension pour la gestion des imprimantes pour le système d'Output Management Bens OMS.

L'approche : une interface utilisateur simple et intuitive, un reporting détaillé en temps réel, une possibilité de sélection des groupes, des modifications en masse pour les groupes et une répartition simple des modifications sur l'ensemble de l'environnement serveur SAP en une seule étape.

Dans un prochain numéro du magazine E3, la solution sera présentée en pratique. Il s'agit de l'installation chez un client qui utilise dix serveurs SAP et environ 1000 imprimantes qu'il pilote via le Bens OMS et gère avec l'application web Bens OMS Panel.

Take-aways

Premièrement L'administration des imprimantes SAP est une question de gouvernance et d'évolutivité, car les autorisations, les connaissances spécialisées et l'orchestration des équipes se rencontrent.
Deuxièmement : Les moyens classiques de SAP-Bord ne sont que d'une efficacité limitée pour les modifications de masse et les paysages de systèmes multiples ; PAL y remédie, mais reste axé sur les processus et la centralisation.
Troisièmement L„“extension BC-XOM pour la gestion des imprimantes„ fournit une base API pour des applications de gestion modernes en combinaison avec un OMS externe et le type de couplage au pool d'hôtes “E".
Quatrièmement En combinaison avec un OMS, non seulement le fonctionnement et la transparence sont améliorés, mais des aspects de sécurité tels que le cryptage dans le chemin d'impression ainsi que des flux de données supplémentaires sont possibles.
Cinquièmement, une gestion basée sur le web et sur l'API peut rendre opérationnels les changements en masse, les déploiements, les statuts en temps réel et les définitions d'imprimantes cohérentes sur tous les serveurs SAP - ce qui simplifie considérablement l'administration des imprimantes et la rend évolutive.

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