Qualité des données : le fondement de la finance

Une seule position ouverte incorrecte, une valeur d'amortissement manquante ou un compte général mal affecté peuvent fausser considérablement le bilan d'ouverture lors de la transformation vers S/4 Hana. Il en résulte des reports de délais, des demandes de renseignements de la part de l'auditeur et des escalades internes. C'est précisément là qu'intervient le SAP Data Migration Cockpit : il s'agit d'un outil standard mis à disposition par SAP, qui migre les données de base et les données de mouvement vers le nouveau système S/4 Hana en les validant techniquement.

Depuis la version 1709, il est intégré côté système, aussi bien dans la variante cloud que sur site, et comprend actuellement plus de 150 objets de migration prédéfinis lors du transfert direct (version 2023), dont plus de 52 en lien direct avec FI et CO - ce qui permet une migration structurée et propre vers le système cible.

Portée et approches techniques

Les objets tels que les partenaires commerciaux, y compris les vues de la société, les comptes généraux avec l'affectation du plan comptable, les immobilisations, y compris les valeurs d'acquisition, les clés d'amortissement et les valeurs au jour de référence, ainsi que tous les postes ouverts de la comptabilité générale/des débiteurs ou des créanciers et les écritures CO sont particulièrement pertinents pour la comptabilité financière.

Deux méthodes techniques sont disponibles à cet effet : L'approche de staging se base sur des modèles XML que le Data Migration Cockpit propose de télécharger. Après avoir été remplis manuellement, les fichiers XML peuvent ensuite être téléchargés dans le Cockpit. Cette approche est particulièrement adaptée aux données provenant de systèmes tiers ou lorsque les volumes de données sont gérables.

L'approche du transfert direct établit une connexion en direct avec un système source SAP via une connexion RFC. Une sélection des données à migrer a ensuite lieu au sein du cockpit, lesquelles sont mappées et migrées dans le système cible. Cela signifie que le processus de migration est clairement défini dans les deux approches : sélection des données (soit dans le cockpit lui-même pour le transfert direct, soit dans le système source au niveau des tables pour l'approche par staging) - extraction des données (pertinente uniquement dans l'approche par staging) - chargement/téléchargement des données - préparation/mappage - simulation - migration.

SAP Data Migration Cockpit : cet outil intégré à S/4 supporte la migration structurée et standardisée des données de base et des données de mouvement des systèmes SAP et des systèmes tiers vers un système S/4.

Ce processus standard est particulièrement important pour les audits, car toutes les étapes peuvent être suivies. Les journaux d'erreurs sont enregistrés et peuvent être consultés même après la migration. Comme il s'agit d'un outil SAP standard, il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances en programmation, mais un consultant SAP expérimenté ayant des connaissances en Data Migration Cockpit devrait effectuer/accompagner la migration. L'utilisation est conviviale et l'accès aux données se fait via des fichiers XML ou l'accès direct au système.

Le déroulement standardisé du projet en six phases : Le processus suit une procédure clairement définie et documentée. Dans l'approche de staging, le modèle est rempli. Dans la variante de transfert direct, une sélection détaillée est effectuée. Lors du téléchargement/chargement des données, le système vérifie immédiatement les champs obligatoires et les liens entre les tables. Lors de l'étape de mapping, les anciennes structures sont mappées sur de nouvelles valeurs, qui doivent ensuite être complétées ou réajustées manuellement ou par téléchargement XML des valeurs de mapping. L'étape décisive est la simulation : ici, les données sont d'abord acheminées à travers le système cible à titre d'essai.

Les erreurs typiques, telles que les périodes de migration non ouvertes, les comptes de contrepartie bloqués ou les codes TVA manquants, peuvent ainsi être identifiées lors de la première itération de la simulation. Après une simulation sans erreur, la migration productive de l'ensemble du volume a lieu, les données simulées sans erreur pouvant être migrées entre-temps.

Les services financiers apprécient particulièrement le contrôle technique intégré. Le cockpit ne valide pas seulement la cohérence technique, mais vérifie également l'exactitude de la gestion : le compte général se trouve-t-il dans le bon plan comptable ? Les paramètres du compte correspondent-ils à l'action de migration ? Le segment de reprise des anciennes données est-il correctement défini dans la comptabilité des immobilisations ? Chaque étape de traitement est entièrement consignée dans un protocole et est disponible à tout moment et de manière compréhensible pour les contrôles effectués par l'audit interne et les commissaires aux comptes.

Valeur ajoutée : Validation professionnelle

Contrairement à de nombreux outils de la concurrence, il ne s'agit pas d'une simple migration technique de la base de données, mais d'une migration proche de la comptabilité. Les paramètres des comptes généraux, par exemple, sont contrôlés et validés par le Data Migration Cockpit. Si les paramètres du compte général ou du fournisseur/client (business partner) ne correspondent pas à l'opération, la simulation se déroule sans erreur. Important : la simulation peut être répétée autant de fois que nécessaire, par exemple lorsqu'un message d'erreur a été corrigé, afin de vérifier si la solution a réussi.

Une bonne pratique consiste à n'effectuer la première simulation qu'avec environ dix pour cent des enregistrements. La raison en est que les erreurs graves peuvent ainsi être détectées et corrigées à un stade précoce - par exemple, la période de migration n'est pas ouverte, le compte de contrepartie de la migration est bloqué ou des mappings de base manquent.

En même temps, on évite que l'exécution de la simulation prenne inutilement du temps. Ce n'est qu'une fois la simulation réussie pour tous les jeux de données que ceux-ci doivent être migrés vers le système cible. L'expérience montre que le traitement d'énormes quantités de données prolonge la phase de simulation.

Lors d'un projet de migration avec le Data Migration Cockpit (à l'exception de la préparation des fichiers de téléchargement dans l'approche Staging), la phase de simulation est la phase la plus laborieuse du processus de migration, car l'expérience montre que plusieurs itérations de simulation sont nécessaires jusqu'à ce que toutes les erreurs soient corrigées et que la qualité des données permette une migration. Il est également possible de définir et de paramétrer des extensions hautement personnalisées (champs Z) dans les paramètres du Data Migration Cockpit. Dans les paysages de systèmes fortement individualisés ou dans les projets comportant plusieurs millions d'enregistrements, l'outil standard atteint ses limites.

Recommandation pour les projets Finance

Le Cockpit de migration de données SAP est toujours le premier choix lorsque les données correspondent au standard SAP et que le système source est un système SAP. Les systèmes sources non-SAP peuvent également être migrés via l'approche Staging Table. En cas de systèmes existants fortement individualisés ou de volumes de données extrêmement élevés, il est recommandé d'adopter une approche hybride : Objets standard via le cockpit, cas particuliers via un outil ETL professionnel.

Conclusion

Le SAP Data Migration Cockpit est un outil gratuit performant pour la reprise conforme à la norme compliant de données financières dans SAP S/4 Hana, à condition que la simulation soit effectuée de manière conséquente avec une part représentative de données et que toutes les erreurs soient corrigées, et qu'une validation détaillée soit effectuée par le domaine spécialisé. Les projets qui respectent ces deux principes atteignent des dates de mise en service prévisibles.

SAP Data Migration Cockpit - Avantages

Le SAP Data Migration Cockpit permet une migration proche du système, de haute qualité, avec un maximum de transparence et un minimum d'efforts techniques.

Les principaux points forts :

• Objets de migration prédéfinis,
  des modèles standard, des descriptions de champs et des propositions de mappage, par exemple pour les fiches d'immobilisations, les comptes généraux et les postes ouverts.
• Processus transparent et sûr pour les audits : déroulement clair : charger - cartographier - simuler - migrer ; toutes les étapes et les protocoles d'erreurs peuvent être suivis durablement.
• Aucune programmation n'est nécessaire : Interface conviviale, aucune connaissance en développement requise si aucun champ Z n'est impliqué.
• Validation professionnelle forte (pas seulement technique) : L'exécution de la simulation vérifie la qualité des données et le Customizing, détecte par exemple les paramètres de comptes erronés, les périodes bloquées, etc.
• Intégration S/4 parfaite : cloud et sur site, utilise directement tous les paramètres et validations SAP.
• Étape de qualité la plus importante : la simulation : test de migration sans modification des données, répétable à volonté. Recommandation : première exécution avec seulement environ dix pour cent des données.

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