SAP SuccessFactors : la rapidité de la réussite

Moving big things to zero : telle est la stratégie claire d'Everllence. La filiale de Volkswagen développe des solutions techniques pour un progrès et une prospérité durables. L'entreprise, dont le siège est à Augsbourg, est leader dans les gros moteurs diesel et les moteurs à gaz pour turbomachines. Elle est également pionnière dans les technologies de propulsion alternatives pour la transition énergétique maritime ainsi que dans les nouvelles technologies de production et de stockage de l'énergie électrique. Dernièrement, l'entreprise a réalisé un chiffre d'affaires de quatre milliards d'euros. La numérisation est un moteur important d'Everllence et c'est pourquoi l'entreprise a décidé il y a un an d'adapter ses propres processus administratifs et organisationnels pour l'avenir. En raison de l'étendue des tâches, la gestion des ressources humaines est rapidement passée au premier plan.

Plate-forme RH en réseau mondial

Les raisons pour lesquelles Everllence a décidé de réorganiser les processus RH étaient principalement dues aux nombreuses activités administratives et au traitement manuel des tâches liées aux demandes de congés, aux entretiens ciblés et aux formations pour les collaborateurs, ce qui impliquait beaucoup de travail au détriment des réflexions stratégiques et du taux d'encadrement du personnel. De plus, peu de services RH étaient regroupés. L'objectif du projet était de mettre en place une plateforme RH globale en réseau afin de standardiser, d'harmoniser, de numériser et d'automatiser les processus RH classiques autour du cycle de vie des employés dans tous les pays.

En même temps, les responsables des ressources humaines devaient être déchargés afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Dans ce contexte, il était important pour Everllence de considérer toutes les composantes d'une nouvelle orientation numérique, des processus et technologies à l'organisation en passant par la responsabilisation ciblée des collaborateurs. Le choix de l'architecture du système RH s'est porté sur la solution cloud SuccessFactors, qui est continuellement mise à jour et qui reproduit le cycle de vie des collaborateurs de manière entièrement numérique, du recrutement à la retraite. Pour la mise en œuvre, Everllence a fait appel à MHP en tant que partenaire de transformation.

Lors de l'appel d'offres, le cabinet de conseil en management et en informatique a su convaincre grâce à son approche globale et intégrée, à sa profonde compréhension des processus et des technologies, ainsi qu'à l'expérience acquise dans le cadre d'un projet de référence de grande envergure : l'implémentation de SAP SuccessFactors chez l'équipementier automobile Brose Fahrzeugteile, qui s'est accompagnée de la numérisation de l'ensemble des ressources humaines pour 30.000 employés répartis sur quelque 70 sites dans 25 pays.

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"Die frühzeitige Einbindung in den Change-Prozess und gezielte Trainingsangebote fördern die Motivation und Akzeptanz."

Markus Merkel,
Projektleiter,
MHP

Cadres

Everllence devait procéder de la même manière que Brose. L'équipe de 30 personnes, composée de consultants et de clients, a d'abord examiné les processus existants spécifiques à l'entreprise. Sur cette base, elle a créé un modèle global qui devait réduire la charge de travail dans les RH et rendre les processus plus efficaces. Ce n'est qu'ensuite que l'accent a été mis sur l'introduction du nouveau système, SuccessFactors en tant que logiciel standard dans le cloud. Les modules OpenText, qui permet de stocker, de créer et de gérer les données numériques des employés de manière centralisée et conforme à la législation, Ingentis pour le domaine People Analytics et DocuSign/ProSign pour la signature électronique des documents en faisaient partie.

Markus Merkel, chef de projet chez MHP : „Il est décisif de poser très tôt la première pierre de la mise en œuvre technique au moyen d'un design global et bien pensé des rôles et des processus. Cela va de pair avec des rôles et des responsabilités clairement définis ainsi qu'un modèle pour la collaboration ultérieure“. Comme méthode de mise en œuvre, l'équipe a choisi „Fast to Success“, une solution préconfigurée qui peut être lancée initialement et dont les premiers résultats sont visibles en peu de temps. Elle permet en outre d'obtenir une acceptation et une satisfaction élevées des utilisateurs. MHP a adapté le standard de manière individuelle en ce qui concerne les rôles, les processus et la conception technique.

Les configurations permettent de garantir que les processus adaptés à Everllence continuent de fonctionner comme prévu avec le nouveau logiciel. L'environnement informatique des RH a également été adapté. Des intégrations avec SAP HCM et Active Directory ainsi qu'une connexion à IAS/IPS ont notamment été réalisées. Markus Merkel : „Ici, tout dépend de la prestation de conseil. Ce qui est fondamentalement important dans l'intégration, c'est que tous les systèmes, comme un système HCM pour la paie, communiquent avec SuccessFactors. Il faut donc garantir un échange fluide de données et de documents entre différents systèmes sources“.“

Faire participer les collaborateurs

Les principaux défis du projet concernaient la gestion du projet et la définition des priorités, la formation et l'activation à court terme des collaborateurs et la gestion du changement. Des calendriers, des concepts bien pensés et une gestion de projet intelligente par le biais de „Change Request“ ont apporté une aide précieuse à cet égard. Dans la phase Hypercare, une attention particulière a été accordée à la familiarisation des collaborateurs - du CIO aux utilisateurs clés - avec les nouveaux processus et technologies.

L'accent a été mis sur la communication avec les parties prenantes et sur une culture du feedback positif sous la forme de sessions d'information pour les cadres, de formations pour les responsables des ressources humaines ainsi que d'instructions en ligne et de vidéos explicatives pour les collaborateurs. Le projet s'est achevé par un événement collectif de lancement dans le musée de l'entreprise à Augsbourg - y compris les enseignements tirés pour tous les collaborateurs. Markus Merkel souligne : „L'implication précoce dans le processus de changement et les offres de formation ciblées favorisent la motivation et l'acceptation - et garantissent la réussite durable et transparente du changement“.“

Amélioration de l'expérience des employés

Dans une courte période de 18 mois, MHP et Everllence ont implémenté la suite complète SuccessFactors en Allemagne et en Suisse. Cela est dû en grande partie au processus agile de développement et d'implémentation. Dans une première phase du projet, les modules Employee Central, Recruiting, Onboarding et Learning Management ont été mis en service.

Everllence a ainsi déjà profité des avantages de la transformation, tandis que les modules Performance & Goals, Succession & Development et Compensation & Variable Pay ont suivi dans la phase deux. En raison de sa grande pertinence, le module People Analytics Reporting a également fait partie des deux phases du projet. La prochaine étape sera le déploiement global dans d'autres pays, la fin du projet étant prévue pour 2027.

Système numérique unifié

La modernisation des structures et des processus RH a déjà des effets positifs : Il n'existe plus qu'un seul système numérique uniforme qui couvre l'ensemble du cycle de vie des employés. De la demande de congé à la formation continue en passant par l'entretien ciblé, tout est organisé via l'application. Toutes les informations sont rapidement accessibles en quelques clics et visibles en un coup d'œil. Le papier et les listes Excel appartiennent au passé.

Grâce à des normes globales, les processus sont désormais nettement plus légers, harmonieux et efficaces. Le nombre d'activités administratives a pu être considérablement réduit. „Grâce à l'expertise et au vaste savoir-faire de MHP, nous avons réussi une transformation très réussie dans le domaine des RH. Au sein de l'équipe et en dehors, la communication a toujours été d'égal à égal, ce qui a largement contribué au succès“, résume Ingrid Rieken, CHRO Everllence, à propos du projet.

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