S/4 : gérer les données de base de manière centralisée 

Connu pour sa marque grand public „Frosch“, Werner und Mertz est un fabricant de lessives et de produits d'entretien durables pour les consommateurs finaux et les entreprises de nettoyage professionnelles. Pour l'entreprise familiale, les solutions durables ne se limitent pas à ses produits, à leurs formules et à leurs matières premières, mais s'étendent à l'ensemble des processus de l'entreprise : Outre le développement de formules, les trajets de transport sont réduits au minimum et courts pour une production durable. L'énergie solaire et la géothermie alimentent le siège de l'entreprise à Mayence. Des solutions logicielles cohérentes et homogènes permettent des processus efficaces et durables.

Gestion des données de base pour tout

Pour la fabrication de leurs produits d'entretien et de lessive, toutes les données de base - des matières premières à la production, en passant par le développement des recettes, jusqu'aux articles finis, y compris le matériel d'emballage comme les bouteilles et les étiquettes - devraient être saisies dans un seul système. En effet, seule une intégration parfaite de tous les domaines permet une collaboration efficace et réussie. „Notre ancien flux de travail, vieux de 15 ans, ne le permettait plus : nous ne pouvions plus le personnaliser, ni y intégrer des nouveautés ou d'autres domaines“, rapporte Thomas Ruckes, Coordinator Strategy Master Data Management chez Werner und Mertz. „De plus, dans l'ancien processus, nous ne recevions le numéro d'article ou le numéro d'article que très tard, ce qui rendait le traitement ultérieur plus difficile“. Le passage imminent à S/4 Hana a également nécessité un renouvellement de la gestion des données de base, car l'ancien système n'était plus compatible.

Afin d'obtenir une image complète de toutes les données de base, Werner et Mertz a d'abord lissé ses propres processus avant la migration vers S/4 Hana : en commençant par le domaine des matières premières, en passant par les recettes et tous les autres workflows. „La migration du processus de workflow vers FIS/mpm avant la transition vers S/4 Hana était motivée par deux raisons : D'une part, nous voulions réorganiser nos processus et ainsi avoir moins de pression sur les questions de processus proprement dites. D'autre part, la date de début de la migration vers S/4 Hana n'était pas encore claire à 100% au début du projet. Il était important pour nous de rester dans le coup et de pouvoir utiliser la solution le plus tôt possible“, raconte Thomas Ruckes.

C'est pourquoi les responsables ont cherché une solution de données de base qui puisse éliminer les faiblesses existantes dans l'ancien processus - comme les travaux redondants ou les commandes manuelles des utilisateurs - et qui puisse recourir à des objets standard comme les autorisations. Grâce à une connexion native à SAP de la solution souhaitée, il s'agissait ainsi non seulement de réduire les dépenses en cours d'exploitation, mais aussi de permettre une adaptation nettement plus flexible aux modifications futures du processus.

Après une recherche approfondie et une sélection structurée, l'outil de données de base FIS/mpm s'est avéré approprié. En effet, contrairement aux solutions alternatives qui étaient souvent plus axées sur les fonctionnalités PIM ou DAM et qui auraient nécessité des interfaces supplémentaires, l'outil du prestataire de services SAP de Basse-Franconie offre une solution clairement ciblée pour la gestion des données de base SAP, notamment dans le domaine des processus de création de matériel. „Outre la décision technique, nous avons également été convaincus par l'expérience interpersonnelle positive avec l'équipe FIS. Pragmatique, orientée vers les PME et flexible - trois qualités qui correspondaient parfaitement à notre propre approche“, commente Sebastian Krichbaum, Head of Strategy Master Data Management chez Werner und Mertz.

Solution intégrée

Avec le partenaire souhaité à ses côtés, Werner und Mertz a dû relever le défi de restructurer le processus décentralisé existant pour la gestion des données de base. Comme le savoir-faire était réparti dans toute l'entreprise, il fallait d'abord séquencer judicieusement les processus, tenir compte des dépendances et permettre les parallélisations. „Le fait que des collaborateurs de longue date soient partis à la retraite pendant le projet, ce qui a entraîné une perte de savoir-faire et une modification des tâches dans différents services, a tout d'abord compliqué notre processus de gestion du changement“, rapporte Thomas Ruckes. „Nous avons pu compenser cela en formant des utilisateurs clés au nouveau système, qui ont ensuite soutenu le processus de conversion et transmis leurs connaissances à leurs collègues“. C'est ainsi que des processus entiers ont été déplacés pendant la transformation, comme par exemple l'introduction d'une création directe de nomenclatures.

Alors qu'auparavant, il fallait passer par Excel et collaborer avec une autre équipe, il est désormais possible de le faire directement dans le système pendant le développement des recettes. Le caractère multilingue du système est également convaincant : „Pour nous, qui travaillons en Espagne, en France et dans d'autres pays, il est essentiel de pouvoir traiter facilement des données de masse et de les gérer dans différentes langues“, explique Sebastian Krichbaum. Avec FIS/mpm, les données peuvent être exportées, retravaillées et réimportées - avec une traçabilité totale, y compris pour les audits. Les commentaires, documents et PDF peuvent être déposés de manière à ce que chaque personne concernée puisse y accéder rétroactivement. L'importation des données dans SAP s'effectue ensuite progressivement, une fois que des étapes prédéfinies ont été atteintes. „Ce qui est bien avec FIS/mpm, c'est que nous avons accès à des tableaux de SAP.

Cela signifie qu'au moment où nous redéfinissons des groupes de marchandises, cela est fait dans SAP sous forme de Customizing par notre service informatique et est ensuite directement disponible pour FIS/mpm“, décrit Thomas Ruckes. Le fait que la conversion de la solution de données de base ait pu être réalisée par étapes a eu des effets positifs supplémentaires : Au lieu d'une mise en service rigide et à grande échelle, différents types de matériel ont été progressivement mis en service, accompagnés d'ateliers ciblés. Dans le cadre de ces ateliers, les processus ont été discutés en commun, adaptés et même étendus spontanément lorsque de nouvelles exigences sont apparues au cours des échanges.

Ainsi, après trois mois d'exploitation en direct, on constate à quel point les utilisateurs sont satisfaits de leur nouvelle solution de données de base FIS/mpm : „Ce qui est particulièrement positif, c'est que tous les services concernés sont désormais intégrés dans le processus de données de base article - un net progrès par rapport à l'ancien „monde de l'ombre“, dans lequel certains secteurs restaient à l'écart“, commente Sebastian Krichbaum. Les workflows sont désormais suivis de manière transparente grâce au cockpit FIS/mpm, y compris les étapes respectives du processus, les responsabilités et les données d'origine. Les erreurs sont détectées à un stade précoce, ce qui améliore nettement la qualité et la contrôlabilité. L'équipe centrale d'administration peut également intervenir de manière ciblée et continue à soutenir activement les utilisateurs.

Un système pour tous les domaines

Un système pour tous les domaines, techniquement compatible avec S/4 Hana et flexible dans son application et par rapport aux défis futurs - grâce à l'utilisation de FIS/mpm, Werner und Mertz a fondamentalement modernisé l'ensemble du processus des données de base des matériaux, regroupé les connaissances réparties de manière décentralisée et structuré clairement les processus. „Avec notre nouvel outil, nous disposons d'une part d'une solution standard compatible avec S/4-Hana, mais d'autre part de suffisamment de flexibilité et de possibilités d'évolution pour continuer à développer la solution de manière durable à l'avenir“, résume Sebastian Krichbaum.

Le déploiement progressif a permis une introduction proche de la pratique, au cours de laquelle les collaborateurs ont été activement impliqués et les processus optimisés de manière itérative. „La collaboration a été marquée par le respect mutuel, l'ouverture et l'égalité des chances. Les deux parties ont agi d'égal à égal - sur le plan professionnel et humain - ce qui a immédiatement créé une bonne relation de confiance“, commente Raphael Zundel, Head of Sales - New Business de FIS Informationssysteme und Consulting. L'étincelle s'est immédiatement produite, ce qui a créé une base solide pour le travail sur le projet. Aujourd'hui, tous les départements concernés profitent d'un processus de données de base intégré, compréhensible et de grande qualité. Werner und Mertz est ainsi parfaitement positionné pour relever les défis futurs, comme l'ensemble de la transformation S/4.

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