S/4HANA : Attention - prêt - migration

Simus systems aide les entreprises avec ses logiciels et ses services à préparer une base de données solide permettant une utilisation optimale du nouvel environnement ERP. Lors de chaque migration, des données incomplètes, obsolètes ou incohérentes compromettent non seulement la mise en service, mais aussi l'utilisation à long terme du nouvel environnement système. Mais par rapport à d'autres systèmes ERP et à d'anciennes versions de SAP, cela est d'autant plus vrai pour SAP S/4HANA. 

Les données de base déterminent le succès de la migration

Dans SAP S/4HANA, les données de base sont plus étroitement intégrées dans les processus, les analyses et les interfaces utilisateur que jamais auparavant. L'objectif de la plateforme est de créer un modèle de données simplifié et cen-tralisé qui supporte le traitement, l'automatisation et l'analyse en temps réel. Cela exige un niveau particulièrement élevé de qualité des données, en particulier pour les objets de données de base centraux, tels que les partenaires commerciaux, les articles et les documents.

Certains changements structurels profonds introduits avec S/4HANA renforcent ce phénomène. Ainsi, le domaine Business Partner (BP) a été créé comme source unique pour les données de base clients et fournisseurs afin d'améliorer l'intégrité des données et d'éliminer les redondances. Dans d'autres systèmes ERP, les clients (débiteurs) et les fournisseurs (créditeurs) sont gérés comme des données de base distinctes. Avant une migration, il ne suffit pas de les créer en tant que groupes de partenaires commerciaux SAP. En effet, au cours de la relation commerciale, il est encore possible d'attribuer de manière flexible à un partenaire commercial SAP des rôles tels que client, fournisseur, donneur d'ordre ou réceptionnaire des marchandises, et ce à plusieurs niveaux via des groupes et des rôles.

Quelles données sont utilisées, où et comment ? 

C'est pourquoi les responsables informatiques doivent définir très tôt dans la stratégie de migration quels objets de données doivent être transférés dans le système cible. Il ne s'agit pas seulement des bases de données articles et des partenaires commerciaux, mais aussi d'autres objets techniques tels que l'équipement, les nomenclatures ou les classifications. Parallèlement, les données existantes doivent être analysées selon des critères de qualité : Quels champs sont incomplets ? Où y a-t-il des doublons ou des valeurs incohérentes ? Quelles données sont obsolètes et peuvent être archivées ?

Dès cette phase, il est recommandé de faire appel à un prestataire de services expérimenté qui comprend la structure cible dans S/4HANA. Par exemple, lorsque SAP Business Partner remplace les débiteurs et les créanciers, cela a des répercussions sur les rôles, les champs obligatoires et les processus. Il est possible d'économiser beaucoup de temps et d'argent en tenant compte de telles répercussions en amont. simus systems apporte à cet égard des méthodes, des outils et une expérience bien rodés.

Un soutien externe est essentiel

La collaboration avec simus systems commence par un avant-projet qui permet de clarifier les potentiels et les charges internes et externes qui en découlent. Pour ce faire, le client met d'abord à disposition un volume de données raisonnable et le traite en externe. Sur la base des résultats, les objectifs du projet proprement dit sont définis dans le cadre d'ateliers et d'entretiens. Ils commencent par une réorganisation fonctionnelle des données de base et comprennent souvent la classification des pièces normalisées et achetées ainsi que la mise en place d'autres classes fonctionnelles spécifiques au client, qui augmentent significativement le taux de réutilisation des matériaux.

Modifier les règles au lieu de traiter les données 

Dès le début du projet, toutes les données pertinentes sont extraites des sources concernées et traitées. Selon des règles d'abord neutres pour la préparation et l'optimisation, les données sont triées, enrichies et stockées dans une base de données de résultats. Les résultats peuvent alors être filtrés et visualisés à l'aide du moteur de recherche classmate FINDER afin de repérer d'éventuelles erreurs, doublons ou inexactitudes. Les résultats sont affinés lors d'ateliers ou de conférences d'équipes avec les départements concernés du client. Les modifications ne sont toutefois pas corrigées via des enregistrements individuels, mais via des règles de préparation. 

Les données sont automatiquement structurées dans les classes correspondantes. Ainsi, même de grandes quantités de données peuvent être traitées en quelques heures. Cette méthodologie permet d'économiser jusqu'à 80 % du temps consacré au traitement des données. Les données et leur nouvelle structure sont ensuite importées dans le nouveau système à l'aide d'une interface flexible de simus systems.

Assurer durablement la qualité des données

Afin de maintenir la qualité des données de base une fois qu'elle a été atteinte, classmate FINDER transforme les règles de la gouvernance des données de base en processus. Ainsi, les utilisateurs peuvent par exemple faire une demande de matériel s'ils ne trouvent pas la pièce souhaitée. Un centre de données de base évalue les demandes de matériel. Après une décision positive, le nouvel article est automatiquement créé dans SAP S4/HANA via l'interface.

Processus de soins interentreprises

La gestion des données pour les partenaires commerciaux, les équipements ou les bases de données de matériel peut également être automatisée dans plusieurs départements spécialisés dans le cadre de processus adaptables. La sécurité est assurée par un concept d'autorisation, des préréglages intelligents réduisent la charge de travail et évitent les erreurs de saisie. L'assistance intelligente pour les tâches de routine accélère le temps de traitement, la base de données reste à jour et de grande valeur.

Grande facilité d'utilisation, peu d'efforts

La préparation des données avant une migration vers SAP S4/HANA est une nécessité. La gestion des données qui s'ensuit avec simus classmate conduit à une grande convivialité, flexibilité et transparence. Les workflows peuvent être définis et adaptés à moindre coût, indépendamment de SAP, sans pour autant renoncer à la souveraineté des données du système ERP. Mais simus classmate apporte d'autres avantages. La création et la gestion automatiques, par exemple, de désignations synthétiques d'articles et de numéros de tarifs de marchandises en font partie, tout comme la gestion des fiches infos-achats en même temps que l'article. Même les routines de traduction automatique de ces textes dans plusieurs langues cibles sont faciles à réaliser.

À propos de simus systems

Fondée en 2002 et basée à Karlsruhe, la société simus systems GmbH est, avec sa famille de produits simus classmate, l'un des leaders du marché dans le domaine de la classification automatique des modèles CAO, du nettoyage des données de masse, de la recherche et de la découverte de données existantes et du calcul automatique des coûts. L'entreprise indépendante offre l'expérience de plus de 400 projets réussis dans les secteurs de la construction de machines et d'installations, de l'industrie automobile et de l'électrotechnique. La famille de produits simus classmate s'intègre avec les principales solutions de CAO 3D et de PLM ainsi qu'avec les systèmes ERP tels que SAP.

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