Le groupe technologique suisse SFS met en œuvre une plateforme numérique d'avenir pour 2025 et au-delà

L'entreprise industrielle suisse opérant à l'échelle mondiale SFS Group, dont le siège se trouve à Heerbrugg, dans le canton de Saint-Gall, s'était fixé pour objectif de mettre en œuvre une toute nouvelle plateforme de solutions numériques globale 2025 basée sur S/4 Hana. Il s'agissait de concevoir des processus numériques de bout en bout, d'harmoniser les données de l'entreprise et de consolider les systèmes existants. Le défi consistait à réduire la complexité des processus de l'entreprise, qui s'était développée au cours des vingt dernières années, notamment par le biais de développements internes, et à uniformiser les processus à l'échelle mondiale. Grâce à une approche de transformation sélective, SFS a saisi l'opportunité d'un changement de technologie d'ECC 6.0 à S/4 sans renoncer à des innovations génératrices de bénéfices. Les deux lignes de systèmes ERP SAP existantes ont ainsi été fusionnées.

Groupe SFS

Le Groupe SFS est un leader mondial dans le domaine des composants et sous-ensembles de précision, des systèmes de fixation mécanique, des outils de qualité et des systèmes logistiques. SFS comprend les trois segments Engineered Components, Fastening Systems ainsi que Distribution et Logistics. Ses clients sont issus des secteurs de l'automobile, de la construction, de la production industrielle, de l'aéronautique, de l'électronique et de la technique médicale. SFS est présent dans 35 pays à travers le monde avec 140 sites de distribution et de production et a réalisé un chiffre d'affaires de 2,74 milliards de francs suisses au cours de l'exercice 2022 avec environ 13 500 collaborateurs.

Standardisation des processus du groupe

Au cours des dernières années, le groupe SFS est devenu nettement plus grand, plus international et donc plus hétérogène dans son univers de processus. Les responsables se sont donc fixé des objectifs stratégiques afin d'adapter l'organisation et les processus aux nouvelles conditions et d'augmenter la compétitivité. En font partie : Simplifier et standardiser les processus commerciaux, augmenter l'automatisation et garantir la qualité des processus, le tout associé à une nette augmentation de l'efficacité. Pour SFS, il était clair que la ligne de systèmes R/3 ne serait plus soutenue par SAP que pendant quelques années et que la transformation vers S/4 Hana devait être utilisée pour poser des jalons. La décision a rapidement été prise de fusionner les deux lignes de systèmes ERP existantes en un nouveau système global.

"Nous voulions passer le plus rapidement possible à la nouvelle technologie SAP et utiliser la ligne de systèmes la plus récente afin de saisir au plus tôt les opportunités d'innovations futures. En outre, nous avons observé que les sociétés de conseil appropriées sur le marché n'auraient plus eu suffisamment de ressources disponibles à une date ultérieure", explique Reto Buchli, Head of Corporate IT chez SFS.

SFS a opté pour la Transition sélective des processus et des données. La décision d'adopter une approche sélective avait mûri avec les résultats de l'analyse SAP Baseline, une sorte d'étude de transformation. SFS a donc opté pour une approche hybride. "Dans ce cadre, nous abordons le monde des processus très tôt et déterminons l'avenir", esquisse Buchli en décrivant la procédure.

L'équipe de projet s'est lancée très tôt dans la conception de prototypes afin d'obtenir le plus rapidement possible quelque chose de concret. Pour ce faire, ils ont construit très tôt une solution dans le système, l'ont vérifiée et ont développé un modèle à partir de celle-ci. L'approche combine des aspects du travail de projet classique en cascade avec ceux du monde du travail agile. Les phases de préparation, de proto-conception, de conception de modèles et de déploiement pilote de modèles constituent la trame de base.

Conception de modèles pour des sprints courts

La phase de conception du modèle a certainement été la plus agile du projet. L'équipe de projet s'est orientée sur des sprints de trois semaines et a élaboré le futur modèle de groupe. L'un des objectifs était de concevoir des processus à l'échelle du groupe.

Les prototypes précoces ont permis de visualiser, de tester et de communiquer les idées rapidement et à moindre coût. Le mapping des données pour la migration des données était également important à ce stade. Le mappage des données est un aspect critique qui garantit la qualité des données. En cas d'exécution incorrecte, les données peuvent devenir inutilisables lors du transfert vers le système cible. C'est pourquoi un mappage minutieux des données est essentiel pour une utilisation optimale des données lors des transformations.

SFS a déjà franchi les premières étapes avec succès. La mise en service du système pour le secteur Central Finance ainsi que pour les secteurs financiers de 28 autres sociétés dans 27 pays au total et pour le secteur Distribution et Logistics Suisse s'est déroulée sans problème. Tous les processus clés ont continué à fonctionner et les clients ont pu continuer à être livrés sans restriction. 

"S/4 Hana est un projet clé - et une mise en service réussie était essentielle pour la division Distribution et Logistique Suisse afin que nous puissions garantir la capacité de livraison pour nos clients. La pertinence et donc la pression étaient donc très élevées. Grâce à l'engagement exceptionnel de toutes les personnes impliquées dans le projet, la mise en service s'est déroulée pratiquement sans problème", déclare Iso Raunjak, membre de la direction du groupe.

La phase suivante consistera à migrer vers S/4 les processus logistiques de tous les sites SAP actuels (19 pays). Pour l'équipe de projet, cela signifie également migrer et valider 1,4 milliard d'enregistrements dans un délai très court. 

"Avec cette transformation, nous posons les bases technologiques pour les 20 prochaines années. Nous allons automatiser tous nos processus de bout en bout et augmenter ainsi notre compétitivité. L'objectif est d'établir des processus d'entreprise allégés, agiles et viables", souligne le chef informatique Buchli. 

"Un point important qu'il convient également de mentionner : S/4 Hana offre à nos collaborateurs de nouvelles chances de pouvoir travailler avec une disponibilité élevée et rapide des données ainsi qu'avec des interfaces utilisateur modernes. C'est une valeur ajoutée importante qui rendra SFS plus efficace et lui permettra d'aller nettement de l'avant", explique Buchli. 

De plus, SFS réussit à se rapprocher à nouveau du standard SAP. La programmation interne dans le service informatique a pu être réduite de 30 %, ce qui entraînera à l'avenir une nette diminution du temps et de la maintenance. L'approche de migration sélective a considérablement facilité le changement organisationnel, sans perdre l'historique complet du reporting.

La reprise des données de base des clients et des fournisseurs représente une étape particulière de la migration vers S/4. Une attention particulière a donc été accordée au thème des partenaires commerciaux, car SFS dispose au total de 185 000 clients et fournisseurs qu'il a fallu migrer. Quels ont été les enseignements pour les responsables de SFS ? "Il s'agit toujours d'avoir les bonnes personnes dans le projet, surtout dans la mesure où on en a besoin pour réussir. Souvent, le business ne donne pas volontiers ces porteurs de savoir-faire. On a besoin d'eux pour les affaires courantes. Il est donc important de mener des entretiens à temps afin de pouvoir détacher ces personnes de leur environnement pendant un certain temps", explique le chef de projet Roland Tüscher.

Réussir avec la gestion du changement 

Dans le passé, SFS avait axé la communication sur le projet en premier lieu sur les responsables de la direction et les personnes de contact du service informatique. Cette fois-ci, les responsables ont vu très tôt qu'en raison de l'ampleur du projet, la transformation commerciale devait être suivie de près en termes de communication. Après des discussions avec cbs, ils ont donc décidé de créer un groupe dédié qui s'occuperait explicitement de la communication. 

"Cette fois-ci, nous voulions intégrer la gestion du changement dans le projet de manière précoce et complète. C'était une base pour la réussite du projet. Ainsi, il était particulièrement important de "mettre dans le coup" tous les collaborateurs à un stade précoce. Un groupe spécial de gestion du changement s'en est occupé. De mon point de vue, je peux seulement dire que j'étais très content de ne pas avoir à m'occuper aussi de l'aspect communication", souligne Tüscher.

SFS et cbs agissent à tout moment sur un pied d'égalité. "Nous avons une collaboration extrêmement partenariale, respectueuse, mais aussi pragmatique. C'est un aspect que nous avons ressenti dès la phase de sélection, car la communication directe est très importante pour nous. Nous ne pouvons atteindre les objectifs qu'ensemble et devons pour cela être capables de réagir en permanence à des situations nouvelles et délicates. Et c'est là qu'il est important d'avoir une compréhension commune", explique Tüscher.

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